Closing a period
Cerrar un período
Closing a period freezes its figures: nothing more can be booked into it. The system walks you through a checklist first, so you close knowing what is still pending.
Cerrar un período congela sus cifras: no se puede registrar nada más en él. Antes, el sistema te lleva por una lista de control, para que cierres sabiendo qué quedó pendiente.
Open the close screen
Abrir la pantalla de cierre
In Fiscal Periods, open the menu at the end of the row of an open period and choose Close Period. The screen shows the Checklist on one side and, on the other, the dates and status of the period with links to the previous and the next one.
En Períodos Fiscales, abrí el menú al final de la fila de un período abierto y elegí Cerrar Periodo. La pantalla muestra la Lista de control de un lado y, del otro, las fechas y el estado del período con enlaces al anterior y al siguiente.
Read the checklist
Leer la lista de control
Each line of the checklist is a control. It is either in order, or it is a blocker that stops the close, or a warning you can close with. The summary above counts them.
Cada línea de la lista es un control. Puede estar en orden, ser un bloqueo que impide cerrar, o ser una advertencia con la que se puede cerrar. El resumen de arriba los cuenta.
| Control | What it checks | If it fails |
|---|---|---|
| Previous periods closed | Every earlier period of the same fiscal year is closed. | Blocker. Close the periods in order. |
| No draft journal entries | No draft entry is dated in the period. | Blocker. Post each draft or change its date to another period. |
| Trial balance balances | Debits equal credits in every posted entry of the period. | Blocker. Open the entries listed and tell your administrator: a posted entry should never be out of balance. |
| Invoices posted to the ledger | Every issued invoice dated in the period has its journal entry. | Warning. |
| Payments completed | No payment dated in the period is still pending. | Warning. |
| Bank accounts reconciled | No bank reconciliation with a statement date in the period is still in progress. | Warning. |
| Depreciation posted | No depreciation run of the period is left without posting. | Warning. |
| Foreign-currency balances revalued | There is an FX revaluation for the last day of the period, or nothing to revalue. | Warning. |
| Control | Qué revisa | Si falla |
|---|---|---|
| Períodos anteriores cerrados | Todos los períodos anteriores del mismo ejercicio están cerrados. | Bloqueo. Cerrá los períodos en orden. |
| Sin asientos en borrador | No hay ningún asiento en borrador con fecha en el período. | Bloqueo. Registrá cada borrador o cambiale la fecha a otro período. |
| El balance de sumas y saldos cuadra | El debe iguala al haber en todos los asientos registrados del período. | Bloqueo. Abrí los asientos señalados y avisale a tu administrador: un asiento registrado nunca debería estar descuadrado. |
| Facturas registradas en el mayor | Toda factura emitida con fecha en el período tiene su asiento. | Advertencia. |
| Pagos completados | Ningún pago con fecha en el período sigue pendiente. | Advertencia. |
| Cuentas bancarias conciliadas | No queda en curso ninguna conciliación bancaria con fecha de extracto en el período. | Advertencia. |
| Amortización registrada | No queda sin registrar ninguna corrida de amortización del período. | Advertencia. |
| Saldos en moneda extranjera revaluados | Hay una revaluación cambiaria al último día del período, o no hay nada que revaluar. | Advertencia. |
A control that fails shows how many items are involved and an Open button that takes you to the screen where you fix it. Come back to the close screen afterwards: the checklist is recalculated every time you open it.
Un control que falla muestra cuántos casos hay y un botón Abrir que te lleva a la pantalla donde se resuelve. Después volvé a la pantalla de cierre: la lista se recalcula cada vez que la abrís.
Accept a warning
Aceptar una advertencia
A warning does not stop the close. If you decide to close with one pending, leave your reason on record: press Acknowledge on its line, type why and confirm. The line then shows Acknowledged: followed by your reason.
Una advertencia no impide cerrar. Si decidís cerrar con una pendiente, dejá asentado el motivo: tocá Aceptar en su línea, escribí por qué y confirmá. La línea pasa a mostrar Aceptada: seguido de tu motivo.
Close
Cerrar
- Check that no blocker is left. While there is one, Close period stays greyed out with the hint Fix the blockers first.
- Press Close period.
- Confirm. The notice says that no more postings will be accepted into the period.
- Revisá que no quede ningún bloqueo. Mientras haya uno, Cerrar período queda en gris con la leyenda Primero resolvé los bloqueos.
- Tocá Cerrar período.
- Confirmá. El aviso dice que no se van a aceptar más registros en el período.
From that moment:
Desde ese momento:
- No entry can be posted with a date in the period, whether typed by hand or generated by another module.
- The system keeps a snapshot of the balances at the closing date. The balance sheet at that date is read from the snapshot and shows the notice Snapshot as of close — this statement will not change.
- What arrives late is booked in the next open period, or the period is reopened.
- No se puede registrar ningún asiento con fecha en el período, ni cargado a mano ni generado por otro módulo.
- El sistema guarda una foto de los saldos a la fecha de cierre. El balance general a esa fecha se lee de la foto y muestra el aviso Foto al cierre — este estado ya no cambia.
- Lo que llega tarde se registra en el siguiente período abierto, o se reabre el período.
Reopen or lock
Reabrir o bloquear
A closed period can be reopened: open its close screen and press Reopen period, or choose Reopen Period in the list. Entries are accepted again and the snapshot is discarded, so the reports go back to live figures until you close again. When the figures are final, choose Lock Period in the list: a locked period cannot be reopened.
Un período cerrado se puede reabrir: abrí su pantalla de cierre y tocá Reabrir período, o elegí Reopen Periodo en la lista. Se vuelven a aceptar asientos y la foto se descarta, así que los informes vuelven a cifras en vivo hasta que cierres de nuevo. Cuando las cifras son definitivas, elegí Lock Periodo en la lista: un período bloqueado no se reabre.
Common issues
Problemas habituales
- The Close period button is greyed out
- A blocker is pending. Look for the lines with a red cross in the checklist.
- "Only open periods can be closed. Current status: …"
- Someone else already closed the period. Reload the page.
- "Only closed periods can be locked. Current status: …"
- Close the period before locking it.
- "The close checklist could not be loaded."
- Reload the page. If it repeats, tell your administrator.
- A control shows a number that does not go down after I fixed the items
- Leave the close screen and open it again so the checklist is recalculated.
- I closed and a sale of that month arrived afterwards
- Its entry cannot go into the closed period. Reopen the period, let the entry be booked and close again; or book it in the current period.
- El botón Cerrar período está en gris
- Hay un bloqueo pendiente. Buscá las líneas con cruz roja en la lista de control.
- «Only open periods can be closed. Current status: …»
- Otra persona ya cerró el período. Recargá la página.
- «Only closed periods can be locked. Current status: …»
- Cerrá el período antes de bloquearlo.
- «No se pudo cargar la lista de cierre.»
- Recargá la página. Si se repite, avisale a tu administrador.
- Un control muestra una cantidad que no baja aunque ya resolví los casos
- Salí de la pantalla de cierre y volvé a entrar para que la lista se recalcule.
- Cerré y después llegó una venta de ese mes
- Su asiento no puede entrar en el período cerrado. Reabrí el período, dejá que se registre y cerrá de nuevo; o registralo en el período en curso.