Journal entries: create, post, reverse
Asientos: cargar, registrar y revertir
A journal entry is how you book by hand what no other screen books for you: adjustments, accruals, corrections. You write it as a draft, post it to make it count, and reverse it if it was wrong.
El asiento es la forma de registrar a mano lo que ninguna otra pantalla registra por vos: ajustes, devengamientos, correcciones. Lo cargás como borrador, lo registrás para que cuente y lo revertís si estaba mal.
Find an entry
Buscar un asiento
The list shows every entry, the ones typed by hand and the ones the system generated; the latter carry a lightning icon. Search by number or description, limit the dates, and filter by status with All, Draft, Posted and Void. Click the number to open an entry.
La lista muestra todos los asientos, los cargados a mano y los que generó el sistema; estos últimos llevan un ícono de rayo. Buscá por número o descripción, acotá las fechas y filtrá por estado con Todos, Borrador, Registrado y Anular. Hacé clic en el número para abrir un asiento.
Export downloads the page on screen as a spreadsheet file. If you tick rows, Export Selected downloads only those. The bookmark icon saves the current search and filters under a name, to reuse them from Presets.
Exportar descarga la página en pantalla como archivo de planilla. Si tildás filas, Exportar Seleccionados descarga solo esas. El ícono de marcador guarda la búsqueda y los filtros actuales con un nombre, para reutilizarlos desde Preajustes.
Write an entry
Cargar un asiento
- Press New Entry. The editor opens with the header on top and two empty lines.
- Set the Entry date. Under the field you see the fiscal period the date falls in and whether it is open. If it says No fiscal period covers this date, the entry can be saved but not posted.
- Choose the Entry type: Standard, Adjusting, Closing or Reversing. It is a label to classify the entry; it does not change how it is booked.
- Check the Currency. It comes with the base currency. Another currency needs an exchange rate for the entry date. The currency cannot be changed once the draft is saved.
- Type the Description. It is required, and lines without a description of their own take it.
- Fill in each line. In Account type part of the number or the name and pick from the list; group accounts appear greyed out and cannot be picked. Type the amount in Debit or in Credit.
- Add the lines you need with Add line, or press Enter on the last line. The cross at the end of a line removes it.
- Watch the bar under the lines. Green, Balanced: debits equal credits. Red, Out of balance by …: press Balance with the difference (or Alt+D) to put the difference on the line you are on.
- Press Save draft to keep it for later, or Post to save and post in one go.
- Tocá Nuevo Contable. Se abre el editor con el encabezado arriba y dos líneas vacías.
- Indicá la Fecha del asiento. Debajo del campo ves en qué período fiscal cae la fecha y si está abierto. Si dice Ningún período fiscal cubre esta fecha, el asiento se puede guardar pero no registrar.
- Elegí el Tipo de asiento: Estándar, Ajuste, Cierre o Reversión. Es una etiqueta para clasificar el asiento; no cambia cómo se registra.
- Revisá la Moneda. Viene con la moneda base. Otra moneda necesita una cotización para la fecha del asiento. La moneda no se puede cambiar una vez guardado el borrador.
- Escribí la Descripción. Es obligatoria, y las líneas sin descripción propia la toman.
- Completá cada línea. En Cuenta escribí parte del número o del nombre y elegí de la lista; las cuentas agrupadoras aparecen en gris y no se pueden elegir. Escribí el importe en Debe o en Haber.
- Agregá las líneas que necesites con Agregar línea, o tocá Enter en la última línea. La cruz al final de una línea la quita.
- Mirá la barra debajo de las líneas. Verde, Cuadrado: el debe iguala al haber. Roja, Descuadrado por …: tocá Cuadrar con la diferencia (o Alt+D) para poner la diferencia en la línea en la que estás.
- Tocá Guardar borrador para dejarlo para después, o Registrar para guardar y registrar de una vez.
Post a draft
Registrar un borrador
A draft does not count: it is not in any balance or report. Open it and press Post Entry, then confirm. From that moment the entry is part of the ledger and cannot be edited.
Un borrador no cuenta: no está en ningún saldo ni informe. Abrilo y tocá Registrar Contable, después confirmá. Desde ese momento el asiento forma parte del mayor y no se puede editar.
- Who can post. Unless your company has chosen otherwise, the person who posts an entry typed by hand must be a different user from the one who created it. In that case one person saves the draft and another opens it and posts it. This is a company-wide setting with no screen of its own: whoever administers your Kubrik account can tell you how it is set.
- The number. A draft has a provisional number. When it is posted it receives its final number, the next one in the sequence of posted entries, so posted entries are numbered without gaps.
- The period. The system checks the period again at the moment of posting and refuses if it is closed or locked.
- Quién puede registrar. Salvo que tu empresa haya decidido otra cosa, quien registra un asiento cargado a mano tiene que ser un usuario distinto del que lo creó. En ese caso una persona guarda el borrador y otra lo abre y lo registra. Es un ajuste de toda la empresa que no tiene pantalla propia: quien administra tu cuenta de Kubrik te puede decir cómo está.
- El número. Un borrador tiene un número provisorio. Al registrarse recibe su número definitivo, el siguiente de la secuencia de asientos registrados, así los asientos registrados quedan numerados sin saltos.
- El período. El sistema vuelve a revisar el período en el momento de registrar y se niega si está cerrado o bloqueado.
While it is a draft you can change anything except the currency: open it and press Edit. A draft cannot be deleted from the screen. If a draft is in the way of a period close, post it or change its date to another period.
Mientras es borrador podés cambiar todo menos la moneda: abrilo y tocá Editar. Un borrador no se puede eliminar desde la pantalla. Si un borrador traba el cierre de un período, registralo o cambiale la fecha a otro período.
Correct a posted entry: reverse it
Corregir un asiento registrado: revertirlo
A posted entry is never changed or deleted. To correct it you reverse it, which books a second entry with the same lines the other way round, and then you write the right one.
Un asiento registrado nunca se modifica ni se borra. Para corregirlo lo revertís, lo que registra un segundo asiento con las mismas líneas al revés, y después cargás el correcto.
- Open the posted entry and press Reverse. A window titled Void Journal Entry opens.
- Type why in Reason for Voiding. It is required.
- Press Void Entry. The system posts the reversing entry and marks the original as Reversed.
- Abrí el asiento registrado y tocá Revertir. Se abre una ventana titulada Void Journal Entry.
- Escribí el motivo en Reason for Voiding. Es obligatorio.
- Tocá Void Entry. El sistema registra el asiento de reversión y marca el original como Revertido.
- The reversing entry is described as Reversal of followed by the number of the original and your reason, and it has its own number.
- It is dated on the same day as the original when that period is still open, so the month nets to zero. When the period is already closed, it is dated today.
- An entry can be reversed only once. To undo a reversal, write the entry again.
- El asiento de reversión lleva la descripción Reversal of seguida del número del original y tu motivo, y tiene su propio número.
- Lleva la misma fecha que el original cuando ese período sigue abierto, así el mes queda en cero. Cuando el período ya está cerrado, lleva la fecha de hoy.
- Un asiento se puede revertir una sola vez. Para deshacer una reversión, cargá el asiento de nuevo.
Entries that reverse themselves
Asientos que se revierten solos
For an accrual that has to be undone at the start of the next period, switch on Reverse automatically (accrual) in the editor and set the Reversal date; the system proposes the first day after the period of the entry, and the date must be later than the entry date. On that date the system posts the mirror entry by itself. If the period of that date is not open, it tries again every night until it is.
Para un devengamiento que hay que deshacer al empezar el período siguiente, activá Revertir automáticamente (devengamiento) en el editor e indicá la Fecha de reversión; el sistema propone el primer día después del período del asiento, y la fecha tiene que ser posterior a la del asiento. Ese día el sistema registra solo el asiento espejo. Si el período de esa fecha no está abierto, lo vuelve a intentar cada noche hasta que lo esté.
Statuses
Estados
| Status | Meaning |
|---|---|
| Draft | Saved but not booked. It can be edited. It does not appear in balances or reports. |
| Posted | Booked in the ledger. It cannot be edited; it can be reversed. |
| Reversed | A posted entry that was later reversed. It stays in the ledger together with its reversing entry, and the two cancel each other out. |
| Void | An entry cancelled before it was ever posted. It never counted. |
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Guardado pero sin registrar. Se puede editar. No aparece en saldos ni informes. |
| Contabilizado | Registrado en el mayor. No se puede editar; se puede revertir. |
| Revertido | Un asiento registrado que después se revirtió. Queda en el mayor junto con su asiento de reversión, y los dos se compensan. |
| Nulo | Un asiento cancelado antes de haberse registrado. Nunca contó. |
Print on an open entry sends it to the printer or to a PDF file through your browser.
Imprimir, en un asiento abierto, lo manda a la impresora o a un archivo PDF desde el navegador.
Common issues
Problemas habituales
- "Segregation of duties violation: the same user cannot both create and approve a journal entry"
- You created this entry, and your company requires a different user to post it. The draft is saved: ask a colleague to open it and press Post Entry.
- "Fiscal period '…' is closed. No postings allowed."
- The entry date falls in a closed period. Change the date to an open period, or have the period reopened (see Fiscal years and periods).
- "Fiscal period '…' is locked. No changes allowed."
- The period is locked for good. Date the entry in an open period.
- "No fiscal period found for date …"
- No fiscal year covers that date. Create it first.
- "Journal entry is not balanced. Debits: … , Credits: …"
- Debits and credits differ. Edit the draft until the bar says Balanced.
- "Only draft entries can be posted"
- The entry is already posted or reversed. Reload the page to see its current status.
- "Only drafts can be edited; posted entries are corrected with a reversal."
- You tried to edit an entry that is not a draft. Reverse it and write a new one.
- "Entry is already reversed by …"
- That entry already has its reversing entry.
- "Every line with an amount needs an account."
- A line has an amount but no account chosen from the list. Typing the name is not enough: pick the account from the list that drops down.
- "The reversal date must be after the entry date"
- Choose a later Reversal date.
- "FX_RATE_MISSING: …"
- The entry is in a currency without a rate for that date: see Currencies and exchange rates.
- «Segregation of duties violation: the same user cannot both create and approve a journal entry»
- Este asiento lo creaste vos, y tu empresa exige que lo registre otro usuario. El borrador quedó guardado: pedile a un compañero que lo abra y toque Registrar Contable.
- «Fiscal period '…' is closed. No postings allowed.»
- La fecha del asiento cae en un período cerrado. Cambiá la fecha a un período abierto, o pedí que reabran el período (mirá Ejercicios y períodos).
- «Fiscal period '…' is locked. No changes allowed.»
- El período está bloqueado definitivamente. Poné el asiento en un período abierto.
- «No fiscal period found for date …»
- Ningún ejercicio cubre esa fecha. Crealo primero.
- «Journal entry is not balanced. Debits: … , Credits: …»
- El debe y el haber no coinciden. Editá el borrador hasta que la barra diga Cuadrado.
- «Only draft entries can be posted»
- El asiento ya está registrado o revertido. Recargá la página para ver su estado actual.
- «Solo se editan borradores; los asientos registrados se corrigen con una reversión.»
- Quisiste editar un asiento que no es borrador. Revertilo y cargá uno nuevo.
- «Entry is already reversed by …»
- Ese asiento ya tiene su asiento de reversión.
- «Cada línea con importe necesita una cuenta.»
- Una línea tiene importe pero no tiene una cuenta elegida de la lista. No alcanza con escribir el nombre: elegí la cuenta de la lista que se despliega.
- «The reversal date must be after the entry date»
- Elegí una Fecha de reversión posterior.
- «FX_RATE_MISSING: …»
- El asiento está en una moneda sin cotización para esa fecha: mirá Monedas y cotizaciones.