How accounting works in Kubrik
Cómo funciona la contabilidad en Kubrik
Accounting is the general ledger of the company. Most entries come from documents booked in other screens, some are typed by hand, and all of them follow the same four rules.
Contabilidad es el libro mayor de la empresa. La mayoría de los asientos sale de comprobantes registrados en otras pantallas, algunos se cargan a mano, y todos siguen las mismas cuatro reglas.
The four rules
Las cuatro reglas
- Debits equal credits. An entry is posted only when it balances.
- What is posted is not touched. A posted entry cannot be edited or deleted, by anyone, from any screen. A mistake is corrected with a reversing entry, and both stay in the ledger.
- A closed period accepts nothing. Every entry is checked against the fiscal period of its date at the moment of posting. If the period is closed or locked, the posting is refused, also for entries generated by other modules.
- Posted entries are numbered without gaps. A draft carries a provisional number that starts with JE. When it is posted it receives its final number, which starts with JNL and follows a sequence of its own for each fiscal year.
- El debe iguala al haber. Un asiento se registra solo cuando cuadra.
- Lo registrado no se toca. Un asiento registrado no se puede editar ni borrar, por nadie y desde ninguna pantalla. Un error se corrige con un asiento de reversión, y los dos quedan en el mayor.
- Un período cerrado no acepta nada. Cada asiento se controla contra el período fiscal de su fecha en el momento de registrarse. Si el período está cerrado o bloqueado, el registro se rechaza, también para los asientos generados por otros módulos.
- Los asientos registrados se numeran sin saltos. Un borrador lleva un número provisorio que empieza con JE. Al registrarse recibe su número definitivo, que empieza con JNL y sigue una secuencia propia para cada ejercicio.
Where entries come from
De dónde salen los asientos
An entry generated by the system is born already posted, carries a lightning icon in the journal and the label Auto-Generated when you open it, and shows the document it comes from in Reference. Some are booked when a person presses a button on the document; others are booked without anyone asking.
Un asiento generado por el sistema nace ya registrado, lleva un ícono de rayo en el diario y la etiqueta Generado automáticamente al abrirlo, y muestra en Referencia el comprobante del que sale. Algunos se registran cuando una persona toca un botón en el comprobante; otros se registran sin que nadie lo pida.
| What happens | When the entry is booked |
|---|---|
| A sales invoice | When someone posts the invoice to the ledger from the invoice itself. Issuing or sending an invoice does not book it. |
| A customer receipt or a payment to a supplier | When the payment is completed. |
| A credit memo or a debit memo | When someone posts it to the ledger. |
| A vendor bill | When the bill is posted, after its approval. |
| A payment run, a bank transfer, a bank reconciliation adjustment | When the run is executed, the transfer is posted or the adjustment is entered. |
| A point-of-sale cash session | When someone posts the closed session from Accounting, or by itself when the till is closed if your company switched that option on. One entry per session; individual tickets do not have entries of their own. |
| The cost of what was sold | By itself, right after the invoice or the cash session is posted. See Cost of goods sold. |
| A goods receipt of a purchase | When the receipt is posted in Purchasing: inventory against goods received not yet invoiced. |
| A depreciation run or the disposal of an asset | When the run or the disposal is posted. |
| A payroll run | When the payroll run is posted, the system leaves a draft entry in the journal for the accountant to review and post. |
| An FX revaluation, the year-end close | When you run them. |
| A recurring entry, an accrual that reverses itself | By itself, at night, on the date you set. |
| Qué pasa | Cuándo se registra el asiento |
|---|---|
| Una factura de venta | Cuando alguien registra la factura en el mayor desde la propia factura. Emitir o enviar una factura no la registra. |
| Un cobro a un cliente o un pago a un proveedor | Cuando el pago se completa. |
| Una nota de crédito o de débito | Cuando alguien la registra en el mayor. |
| Una factura de proveedor | Cuando la factura se registra, después de su aprobación. |
| Una corrida de pagos, una transferencia bancaria, un ajuste de conciliación bancaria | Cuando la corrida se ejecuta, la transferencia se registra o el ajuste se carga. |
| Un cierre de caja del punto de venta | Cuando alguien registra el cierre desde Contabilidad, o solo al cerrar la caja si tu empresa activó esa opción. Un asiento por cierre; los tickets individuales no tienen asiento propio. |
| El costo de lo vendido | Solo, apenas se registra la factura o el cierre de caja. Mirá Costo de ventas. |
| Una recepción de mercadería de una compra | Cuando la recepción se registra en Compras: inventario contra mercadería recibida pendiente de facturar. |
| Una corrida de amortización o la baja de un activo | Cuando se registra la corrida o la baja. |
| Una liquidación de sueldos | Cuando se registra la liquidación, el sistema deja un asiento en borrador en el diario para que el contador lo revise y lo registre. |
| Una revaluación cambiaria, el cierre de ejercicio | Cuando los corrés. |
| Un asiento recurrente, un devengamiento que se revierte solo | Solo, de noche, en la fecha que indicaste. |
Correct at the source
Corregir en el origen
To undo an entry that came from a document, void or reverse the document in its own screen: the invoice, the payment, the bill, the cash session. The system then reverses the entry and keeps the document and the ledger in agreement. If you reverse the entry from the journal instead, the document still looks posted.
Para deshacer un asiento que salió de un comprobante, anulá o revertí el comprobante en su propia pantalla: la factura, el pago, la factura de proveedor, el cierre de caja. El sistema revierte entonces el asiento y mantiene de acuerdo el comprobante y el mayor. Si en cambio revertís el asiento desde el diario, el comprobante sigue figurando como registrado.
Which account each automatic entry uses
Qué cuenta usa cada asiento automático
Some documents ask you for the accounts when you post them. For the rest, the system uses default accounts defined when the books were set up (receivables, payables, revenue, expenses, taxes and others), the accounts of each bank account, the retail account mapping for cash sessions and the inventory mappings of the products. When a default account is missing, the document is not posted and the message names what is missing, for example No account mapping found for type …. Write down the type it names and pass it to your administrator. The Account Mappings screen of the Settings menu cannot be used yet to define these default accounts.
Algunos comprobantes te piden las cuentas al registrarlos. Para el resto, el sistema usa cuentas por defecto definidas al armar los libros (créditos, deudas, ingresos, gastos, impuestos y otras), las cuentas de cada cuenta bancaria, el mapeo de cuentas de caja para los cierres de caja y los mapeos de inventario de los productos. Cuando falta una cuenta por defecto, el comprobante no se registra y el mensaje dice qué falta, por ejemplo No account mapping found for type …. Anotá el tipo que nombra y pasáselo a tu administrador. La pantalla Mapeos de Cuentas del menú Configuración todavía no sirve para definir estas cuentas por defecto.
The accounting home
El inicio de Contabilidad
Accounting opens on a summary: total assets, liabilities, revenue and expenses; a banner with what needs attention (entries still in draft, vendor bills with exceptions, cost postings pending or failed, overdue invoices); the count of entries by status; and a chart of balances by category. If the banner says that posted debits and credits disagree, stop and tell your administrator: the ledger should never be out of balance. Below, the cards take you to each area. This section of the manual covers General ledger, Cost accounting, Budgets, Reporting, Close & audit and the currency part of Accounting settings.
Contabilidad abre en un resumen: total de activo, pasivo, ingresos y gastos; un cartel con lo que requiere atención (asientos todavía en borrador, facturas de proveedor con excepciones, registros de costo pendientes o fallidos, facturas vencidas); la cantidad de asientos por estado; y un gráfico de saldos por categoría. Si el cartel dice que el debe y el haber registrados no coinciden, frená y avisale a tu administrador: el mayor nunca debería estar descuadrado. Debajo, las tarjetas te llevan a cada área. Esta sección del manual cubre Libro mayor, Contabilidad de costos, Presupuestos, Informes, Cierre y auditoría y la parte de moneda de Configuración contable.
The usual month
El mes habitual
- Set up once: the chart of accounts, the fiscal year with its periods, and the currencies and rates you use.
- During the month, the documents of sales, purchases, banking and the tills book their entries. You add by hand what is missing: adjustments, accruals, corrections.
- Before closing, post or move every draft, review the cost postings that need attention and revalue foreign-currency balances if you have any.
- Close the period with its checklist and read the statements.
- At the end of the year, close every period and run the year-end close.
- Armá una vez: el plan de cuentas, el ejercicio con sus períodos, y las monedas y cotizaciones que usás.
- Durante el mes, los comprobantes de ventas, compras, bancos y cajas registran sus asientos. Vos agregás a mano lo que falta: ajustes, devengamientos, correcciones.
- Antes de cerrar, registrá o mové todos los borradores, revisá los registros de costo que requieren atención y revaluá los saldos en moneda extranjera si tenés.
- Cerrá el período con su lista de control y leé los estados.
- Al terminar el año, cerrá todos los períodos y corré el cierre de ejercicio.
Common issues
Problemas habituales
- "No account mapping found for type …"
- A default account needed to book that document is not defined. Pass the type named in the message to your administrator.
- A sale was made but I see no entry for it
- Check whether its invoice was posted to the ledger, or whether its cash session was posted. Until then there is no entry.
- An entry from another module was rejected for a closed period
- The document is dated in a closed period. Reopen the period or change the date of the document, and post it again.
- "Account … is inactive" or "Account … is a non-postable header account"
- The document points to an account that is switched off or that only groups other accounts. Choose a postable, active account.
- The payroll entry is in draft
- That is how it arrives. Open it, review it and post it.
- «No account mapping found for type …»
- No está definida una cuenta por defecto necesaria para registrar ese comprobante. Pasale a tu administrador el tipo que nombra el mensaje.
- Se hizo una venta pero no veo su asiento
- Revisá si su factura se registró en el mayor, o si se registró su cierre de caja. Hasta entonces no hay asiento.
- Un asiento de otro módulo se rechazó por período cerrado
- El comprobante tiene fecha en un período cerrado. Reabrí el período o cambiá la fecha del comprobante, y registralo de nuevo.
- «Account … is inactive» o «Account … is a non-postable header account»
- El comprobante apunta a una cuenta desactivada o que solo agrupa otras cuentas. Elegí una cuenta imputable y activa.
- El asiento de sueldos está en borrador
- Así llega. Abrilo, revisalo y registralo.