Audit log and who can do what
Auditoría y quién puede hacer qué
The accounting audit log keeps a record of the actions that change the books. This chapter also sums up what each accounting role is allowed to do.
La auditoría contable guarda un registro de las acciones que cambian los libros. Este capítulo resume además qué puede hacer cada rol contable.
Read the audit log
Leer la auditoría
Each row is one action: when it happened, what it was, on which document, the reason given and the user. Rows made by the system itself show System as the user.
Cada fila es una acción: cuándo pasó, qué fue, sobre qué comprobante, el motivo indicado y el usuario. Las filas que hizo el propio sistema muestran Sistema como usuario.
- Search by document number or by a word of the reason.
- Choose the kind of document in the list: journal entry, fiscal period, bank reconciliation, statement import, vendor bill, FX revaluation, purchase order and others.
- Limit the dates with From and To.
- Choose View changes on a row to see, field by field, the value before and after, and the reason.
- Buscá por número de comprobante o por una palabra del motivo.
- Elegí el tipo de comprobante en la lista: asiento, período fiscal, conciliación bancaria, importación de extracto, factura de proveedor, revaluación cambiaria, orden de compra y otros.
- Acotá las fechas con Desde y Hasta.
- Elegí Ver cambios en una fila para ver, campo por campo, el valor de antes y el de después, y el motivo.
| What is recorded | Events |
|---|---|
| Journal entries | Entry posted, Entry voided, Entry reversed. |
| Periods | Period closed, Period locked, Period reopened. |
| Vendor bills | Bill approved, Bill posted, Bill voided. |
| Banking | Bank reconciled, Reconciliation voided, Statement imported. |
| Currency | FX revaluation posted, FX revaluation voided. |
| Budgets | Budget overrun warned, Budget overridden. |
| Controls of the system | Number released: a posting failed after taking a number and the number went back to the sequence. Balance drift detected: the nightly check found stored balances that do not match the entries. |
| Qué se registra | Eventos |
|---|---|
| Asientos | Asiento registrado, Asiento anulado, Asiento revertido. |
| Períodos | Período cerrado, Período bloqueado, Período reabierto. |
| Facturas de proveedor | Factura aprobada, Factura registrada, Factura anulada. |
| Bancos | Banco conciliado, Conciliación anulada, Extracto importado. |
| Moneda | Revaluación registrada, Revaluación anulada. |
| Presupuestos | Aviso de presupuesto excedido, Presupuesto excedido con autorización. |
| Controles del sistema | Número liberado: un registro falló después de tomar un número y el número volvió a la secuencia. Desvío de saldos detectado: el control nocturno encontró saldos guardados que no coinciden con los asientos. |
Check the stored balances
Controlar los saldos guardados
To answer quickly, the system keeps the balance of each account in each period and updates it with every posting. Every night it compares those stored balances with the posted entries. In Accounting → Close & Audit → Maintenance the accounting manager can run the same check at any moment with Check now. If it answers The cache matches the posted lines, there is nothing to do. If it lists accounts out of line, press Rebuild from lines and confirm: the balances are recalculated from every posted entry, and the reports keep working meanwhile.
Para responder rápido, el sistema guarda el saldo de cada cuenta en cada período y lo actualiza con cada registro. Cada noche compara esos saldos guardados con los asientos registrados. En Contabilidad → Cierre y auditoría → Mantenimiento el responsable contable puede correr el mismo control en cualquier momento con Controlar ahora. Si contesta La caché coincide con los asientos registrados, no hay nada que hacer. Si lista cuentas desalineadas, tocá Reconstruir desde los asientos y confirmá: los saldos se recalculan desde todos los asientos registrados, y los informes siguen funcionando mientras tanto.
Who can do what
Quién puede hacer qué
What you can do depends on the roles your administrator gave your user. The screens show every button to everyone; if your role does not allow an action, the system refuses it when you press.
Lo que podés hacer depende de los roles que tu administrador le dio a tu usuario. Las pantallas le muestran todos los botones a todos; si tu rol no permite una acción, el sistema la rechaza cuando tocás.
| Role | What it can do in accounting |
|---|---|
| Accounting Viewer | See everything: chart of accounts, entries, periods, the audit log, the financial statements and cost data. It cannot create or change anything. |
| Accounting Manager | Everything the viewer can, plus: create accounts; write, post and reverse entries; manage recurring entries; create fiscal years; close, reopen and lock periods; close the year; post an FX revaluation; manage budgets and standard costs. It also holds the administration tasks: exchange rates, maintenance and retrying a cost posting by hand. |
| Company administrator | Everything the accounting manager can. |
| Rol | Qué puede hacer en contabilidad |
|---|---|
| Accounting Viewer (consulta) | Ver todo: plan de cuentas, asientos, períodos, auditoría, estados contables y datos de costos. No puede crear ni cambiar nada. |
| Accounting Manager (responsable contable) | Todo lo que puede el de consulta, y además: crear cuentas; cargar, registrar y revertir asientos; manejar asientos recurrentes; crear ejercicios; cerrar, reabrir y bloquear períodos; cerrar el ejercicio; registrar una revaluación cambiaria; manejar presupuestos y costos estándar. También tiene las tareas de administración: cotizaciones, mantenimiento y reintentar a mano un registro de costo. |
| Administrador de la empresa | Todo lo que puede el responsable contable. |
- There is one permission to change the books and it covers everything from writing a draft to closing the year. Closing, reopening or locking a period does not need a separate permission.
- The one rule that separates people is on posting: by default, an entry typed by hand has to be posted by a different user from the one who created it (see Journal entries).
- Parts of accounting depend on the plan of your company: banking, taxes, fixed assets, budgeting, cost accounting and reporting appear only when the plan includes them.
- Hay un solo permiso para modificar los libros y cubre todo, desde cargar un borrador hasta cerrar el ejercicio. Cerrar, reabrir o bloquear un período no necesita un permiso aparte.
- La única regla que separa personas está en el registro: por defecto, un asiento cargado a mano lo tiene que registrar un usuario distinto del que lo creó (mirá Asientos).
- Hay partes de contabilidad que dependen del plan de tu empresa: bancos, impuestos, activos fijos, presupuestos, contabilidad de costos e informes aparecen solo cuando el plan los incluye.
Common issues
Problemas habituales
- A button answers that I do not have permission
- Your role does not allow that action. Ask your administrator for the Accounting Manager role if you need to change the books.
- "Nothing recorded for this selection"
- Widen the dates or clear the filters.
- I see "Balance drift detected" in the audit log
- The nightly check found a difference between stored balances and entries. Tell the accounting manager, who can check and rebuild them in Maintenance.
- The module shows a notice that it is read-only
- Accounting is outside the plan of your company or was set to read-only: you can look at the existing data but not create or change it.
- Un botón contesta que no tengo permiso
- Tu rol no permite esa acción. Pedile a tu administrador el rol Accounting Manager si necesitás modificar los libros.
- «No hay registros para esta selección»
- Ampliá las fechas o limpiá los filtros.
- Veo «Desvío de saldos detectado» en la auditoría
- El control nocturno encontró una diferencia entre los saldos guardados y los asientos. Avisale al responsable contable, que puede controlarlos y reconstruirlos en Mantenimiento.
- El módulo muestra un aviso de solo lectura
- Contabilidad está fuera del plan de tu empresa o quedó en solo lectura: podés ver los datos que hay, pero no crear ni cambiar.