Currencies and exchange rates

Monedas y cotizaciones

The books are kept in one base currency. To book in another currency the system needs that currency in its list and an exchange rate for the date; at period end you can revalue what you hold in foreign currency.

Los libros se llevan en una moneda base. Para registrar en otra moneda, el sistema necesita esa moneda en su lista y una cotización para la fecha; al cierre podés revaluar lo que tenés en moneda extranjera.

The base currency

La moneda base

The base currency is the one your reports are expressed in. It is defined when the company is set up and there is no screen to change it. A new journal entry proposes it, and every amount booked in another currency is also stored converted to the base currency, at the rate of the entry date.

La moneda base es la moneda en la que se expresan tus informes. Se define al dar de alta la empresa y no hay una pantalla para cambiarla. Un asiento nuevo la propone, y todo importe registrado en otra moneda se guarda también convertido a la moneda base, a la cotización de la fecha del asiento.

The list of currencies

La lista de monedas

Currencies is the list of currencies you can choose anywhere in the system. Search by code or name, and use the menu at the end of a row to Edit or Delete.

Monedas es la lista de monedas que se pueden elegir en todo el sistema. Buscá por código o nombre, y usá el menú al final de la fila para Editar o Eliminar.

1. Press Add Currency.
2. Type the Code: three capital letters, the international code of the currency.
3. Type the Name and the Symbol.
4. Set Decimals, from 0 to 4.
5. Press the button to save. The currency can now be chosen in accounts, entries and rates.

1. Tocá Agregar Moneda.
2. Escribí el Código: tres letras mayúsculas, el código internacional de la moneda.
3. Escribí el Nombre y el Símbolo.
4. Indicá los Decimales, de 0 a 4.
5. Tocá el botón para guardar. La moneda ya se puede elegir en cuentas, asientos y cotizaciones.

Load an exchange rate

Cargar una cotización

Open FX rates. Each row is a pair of currencies, the rate, the moment it takes effect and where it came from.

Entrá a FX rates (la pantalla se titula Tipos de cambio). Cada fila es un par de monedas, el tipo, el momento desde el que rige y de dónde salió.

1. Press Add rate.
2. Choose From and To. A rate works in one direction only: a rate from currency A to currency B does not convert B into A. Load the two directions if you need both.
3. Type the Rate: how many units of the To currency one unit of the From currency is worth.
4. Set Effective from, or leave it empty to make the rate apply from this moment.
5. Leave Source as MANUAL, or type where the rate comes from.
6. Press Add rate to save.

1. Tocá Agregar tipo.
2. Elegí De y A. Una cotización funciona en un solo sentido: la de la moneda A a la moneda B no convierte B en A. Cargá los dos sentidos si necesitás ambos.
3. Escribí el Tipo: cuántas unidades de la moneda A vale una unidad de la moneda De.
4. Indicá Vigente desde, o dejalo vacío para que rija desde este momento.
5. Dejá Origen en MANUAL, o escribí de dónde sale la cotización.
6. Tocá Agregar tipo para guardar.

When the system converts an amount it takes the most recent rate that was in effect on or before the date it needs. To correct a rate use the pencil at the end of the row; the bin deletes it after a confirmation.

Cuando el sistema convierte un importe, toma la cotización más reciente que estaba vigente en la fecha que necesita o antes. Para corregir una cotización usá el lápiz al final de la fila; el tacho la elimina después de una confirmación.

Revalue foreign-currency balances

Revaluar saldos en moneda extranjera

At the end of a period, the accounts kept in a currency other than the base currency are still valued at the rates of the days they were booked. The revaluation brings them to the rate of the closing date and books the difference as an unrealised gain or loss. Open Accounting → General Ledger → FX Revaluation.

Al cierre de un período, las cuentas llevadas en una moneda distinta de la base siguen valuadas a las cotizaciones de los días en que se registraron. La revaluación las lleva a la cotización de la fecha de cierre y registra la diferencia como ganancia o pérdida no realizada. Entrá a Contabilidad → Libro mayor → Revaluación cambiaria.

1. Choose the date in As of. It starts on the last day of the previous month.
2. Read Balances to revalue. For each account you see the balance in foreign currency, what is booked in base currency, the closing rate, the revalued amount and the adjustment. Above, the totals: Unrealised gain, Unrealised loss and the net adjustment.
3. Add Notes if you want to leave a comment with the run.
4. Press Post revaluation and confirm. The system posts one adjusting entry dated on that day, and reverses it the next day.

1. Elegí la fecha en Al. Arranca en el último día del mes anterior.
2. Leé Saldos a revaluar. Para cada cuenta ves el saldo en moneda extranjera, lo registrado en moneda base, la cotización de cierre, el importe revaluado y el ajuste. Arriba, los totales: Ganancia no realizada, Pérdida no realizada y el ajuste neto.
3. Agregá Notas si querés dejar un comentario con la corrida.
4. Tocá Registrar revaluación y confirmá. El sistema registra un asiento de ajuste con esa fecha y lo revierte al día siguiente.

Revaluation runs, at the foot of the screen, lists every run with its date, status, net adjustment and a link to its entry. To undo a posted run choose Void on its row and type the reason: its entry and the automatic reversal are undone.

Corridas de revaluación, al pie de la pantalla, lista cada corrida con su fecha, estado, ajuste neto y un enlace a su asiento. Para deshacer una corrida registrada elegí Anular en su fila y escribí el motivo: se deshacen su asiento y la reversión automática.

Common issues

Problemas habituales

"FX_RATE_MISSING: no exchange rate from … to … as of …; add it under Accounting > FX rates"

You are booking in a currency that has no rate to the base currency on that date. Load the rate, with an Effective from on or before the date of the entry, and try again.

"No closing rate for … on that date — add it before revaluing."

The revaluation found a currency without a rate. Press FX rates, load it and come back.

"A revaluation is already posted for this date. Void it to post again."

There can be only one run per date. Void the existing one first.

"No foreign-currency balances on that date"

Nothing to revalue: only accounts kept in a currency other than the base currency are revalued.

The revaluation is rejected because an account is missing

The system needs to know which accounts receive the unrealised gain and the unrealised loss. That is part of the initial setup of the books: ask your administrator.

"Must be 3 uppercase letters (e.g., USD)"

The currency code must be exactly three capital letters.

«FX_RATE_MISSING: no exchange rate from … to … as of …; add it under Accounting > FX rates»

Estás registrando en una moneda que no tiene cotización hacia la moneda base en esa fecha. Cargá la cotización, con Vigente desde en la fecha del asiento o antes, y probá de nuevo.

«No hay cotización de cierre para … a esa fecha — cargala antes de revaluar.»

La revaluación encontró una moneda sin cotización. Tocá Cotizaciones, cargala y volvé.

«Ya hay una revaluación registrada para esta fecha. Anulala para volver a registrar.»

Puede haber una sola corrida por fecha. Anulá primero la que existe.

«No hay saldos en moneda extranjera a esa fecha»

No hay nada que revaluar: solo se revalúan las cuentas llevadas en una moneda distinta de la base.

La revaluación se rechaza porque falta una cuenta

El sistema necesita saber qué cuentas reciben la ganancia y la pérdida no realizadas. Eso es parte de la configuración inicial de los libros: pedíselo a tu administrador.

«Deben ser 3 letras mayúsculas (p. ej., USD)»

El código de la moneda tiene que tener exactamente tres letras mayúsculas.

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