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The chart of accounts
El plan de cuentas
The chart of accounts is the list of every account the company books to. Here you look up an account and its balance, add accounts and switch off the ones you no longer use.
El plan de cuentas es la lista de todas las cuentas donde la empresa registra. Acá buscás una cuenta y su saldo, agregás cuentas y desactivás las que ya no usás.
Read the chart
Leer el plan
The screen opens in Tree view: group accounts on top and the accounts that belong to them underneath. Every balance is calculated from posted journal entries; drafts do not count.
La pantalla abre en vista Árbol: las cuentas agrupadoras arriba y, debajo, las cuentas que les pertenecen. Cada saldo se calcula con los asientos registrados; los borradores no cuentan.
| Control | What it does |
|---|---|
| All, Assets, Liabilities, Equity, Revenue, Expenses | Shows only the accounts of that category. |
| Tree / List | Tree shows the hierarchy with the total of each group. List shows one page of accounts at a time and lets you sort the columns. |
| Balances as of | Tree view only. Recalculates every balance up to the date you choose. Leave it empty for balances up to today. |
| Hide zero balances | Tree view only, and on when you open the screen. Hides accounts with a balance of zero. Switch it off to see the whole chart. |
| Expand all / Collapse all | Opens or folds the groups. |
| Search box (Account # or name) | Searches by number or name. Typing in it switches the screen to List. |
| Export | Downloads what is on screen as a spreadsheet file (CSV). |
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Todas, Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos | Muestra solo las cuentas de esa categoría. |
| Árbol / Lista | Árbol muestra la jerarquía con el total de cada grupo. Lista muestra una página de cuentas por vez y deja ordenar las columnas. |
| Saldos al | Solo en vista Árbol. Recalcula todos los saldos hasta la fecha que elijas. Dejalo vacío para ver los saldos hasta hoy. |
| Ocultar saldos en cero | Solo en vista Árbol, y viene activado al entrar. Oculta las cuentas con saldo cero. Desactivalo para ver el plan completo. |
| Expandir todo / Contraer todo | Abre o pliega los grupos. |
| Buscador (Cuenta # o nombre) | Busca por número o por nombre. Al escribir, la pantalla pasa a Lista. |
| Exportar | Descarga lo que está en pantalla como archivo de planilla (CSV). |
💡
Cannot find an account you know exists? In Tree view, accounts with a zero balance are hidden. Switch off Hide zero balances or search for it by number.¿No encontrás una cuenta que sabés que existe? En vista Árbol las cuentas con saldo cero están ocultas. Desactivá Ocultar saldos en cero o buscala por número.
What the columns mean
Qué significan las columnas
| Column | Meaning |
|---|---|
| Account # | Number and name. The number is a link to the account. |
| Type | The kind of account (cash, bank, receivables, inventory, payables, revenue, cost of goods sold, expenses and so on). The type decides the category and the normal balance. |
| Normal balance | Debit or Credit: the side on which the account normally grows. |
| Currency | The currency the account is kept in. |
| Balance | For a group, the total of the accounts under it. For any other account, its own balance. |
| Kind | Postable: you can use it in a journal entry. Header: it only groups other accounts and cannot receive entries. Inactive is added when the account is switched off. |
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| Cuenta # | Número y nombre. El número es un enlace a la cuenta. |
| Tipo | La clase de cuenta (caja, banco, créditos, inventario, deudas, ingresos, costo de ventas, gastos, etc.). El tipo define la categoría y el saldo normal. |
| Saldo normal | Deudor o Acreedor: el lado por el que la cuenta crece normalmente. |
| Moneda | La moneda en la que se lleva la cuenta. |
| Saldo | En una agrupadora, el total de las cuentas que tiene debajo. En el resto, el saldo propio. |
| Tipo (última columna) | Imputable: se puede usar en un asiento. Agrupadora: solo agrupa otras cuentas y no recibe asientos. Se agrega Inactiva cuando la cuenta está desactivada. |
Under the table a line counts the accounts, for example how many are headers and how many are postable.
Debajo de la tabla, una línea cuenta las cuentas: cuántas son agrupadoras y cuántas imputables.
Add an account
Agregar una cuenta
- Press New Account. The Create Account window opens.
- Type the Account Number. It must not be in use: the system rejects a number that already exists.
- Type the Name.
- Choose the Account Type. The type sets the category and the normal balance, and it cannot be changed afterwards.
- Choose the Currency Code, which the window requires, and press Create.
- Open the new account and check it. Add the description there with Edit: the one typed in the creation window is not kept. Look at the currency shown in Account Details: if it is not the one you need, do not post to the account and ask your administrator to correct it.
- Tocá Nuevo Cuenta. Se abre la ventana Crear Cuenta.
- Escribí el Cuenta Número. No tiene que estar en uso: el sistema rechaza un número que ya existe.
- Escribí el Nombre.
- Elegí el Cuenta Tipo. El tipo define la categoría y el saldo normal, y después no se puede cambiar.
- Elegí la Moneda Código, que la ventana exige, y tocá Crear.
- Abrí la cuenta nueva y revisala. Agregale ahí la descripción con Editar: la que se escribe en la ventana de creación no se conserva. Mirá la moneda que figura en Cuenta Detalles: si no es la que necesitás, no registres en la cuenta y pedile a tu administrador que la corrija.
ℹ️
A new account is created as a postable account at the top level of the chart. The screen has no option to place it under a group or to turn it into a header, and no option to change its number, name or type later: get them right when you create it.Una cuenta nueva se crea como imputable y en el primer nivel del plan. La pantalla no tiene opción para ubicarla debajo de una agrupadora ni para convertirla en agrupadora, y tampoco para cambiarle después el número, el nombre o el tipo: cargalos bien al crearla.
Open an account
Abrir una cuenta
Click the account number. The page shows the Current Balance, the account details and these buttons:
Hacé clic en el número de cuenta. La página muestra el Actual Saldo, los detalles de la cuenta y estos botones:
| Button | What it does |
|---|---|
| Edit | Changes the description. It is the only field you can edit. |
| Refresh Balance | Recalculates the balance shown on this page. |
| Deactivate | Switches the account off after a confirmation. Its history stays. The button is replaced by Activate, which switches it back on. |
| Reconcile | Appears only on accounts marked as reconcilable. Opens the reconciliation screen. |
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Editar | Cambia la descripción. Es el único dato que se puede editar. |
| Actualizar Saldo | Recalcula el saldo que muestra esta página. |
| Desactivar | Desactiva la cuenta después de una confirmación. Su historial queda. El botón pasa a ser Activar, que la vuelve a habilitar. |
| Conciliar | Aparece solo en las cuentas marcadas como conciliables. Abre la pantalla de conciliación. |
⚠️
The Ledger Activity list at the foot of the page shows recent journal entries of the whole company, not only those of this account. To see the movements of one account, use the reports (see Reports).La lista Mayor Actividad al pie de la página muestra asientos recientes de toda la empresa, no solo los de esta cuenta. Para ver los movimientos de una cuenta, usá los informes (mirá Informes).
Common issues
Problemas habituales
- "Account number already exists: …"
- Another account already has that number. Choose a different one.
- "Cannot deactivate system account"
- Accounts marked System Account are used by the system itself and cannot be switched off.
- The account does not appear when I type it in a journal entry
- Check that it is active. If it appears greyed out and labelled Header, it is a group account: choose one of the accounts under it.
- The new account was not created and the window stays open
- The system rejected it. Check the number is free and try another Account Type; if it keeps failing, tell your administrator which type you chose.
- «Account number already exists: …»
- Otra cuenta ya tiene ese número. Elegí uno distinto.
- «Cannot deactivate system account»
- Las cuentas marcadas como Sistema Cuenta las usa el propio sistema y no se pueden desactivar.
- La cuenta no aparece cuando la escribo en un asiento
- Revisá que esté activa. Si aparece en gris y dice Agrupadora, es una cuenta que agrupa: elegí una de las cuentas que tiene debajo.
- La cuenta nueva no se creó y la ventana sigue abierta
- El sistema la rechazó. Revisá que el número esté libre y probá con otro Cuenta Tipo; si sigue fallando, avisale a tu administrador qué tipo elegiste.