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Recurring entries

Asientos recurrentes

A recurring entry is a model the system turns into a real journal entry on a schedule: rent, a monthly accrual, anything you book the same way every month, quarter or year.

Un asiento recurrente es un modelo que el sistema convierte en un asiento real según un calendario: un alquiler, un devengamiento mensual, cualquier cosa que registrás igual todos los meses, trimestres o años.

👤 Who: Accountant📍 Where: Accounting → General Ledger → Recurring entries

👤 Quién: Contador📍 Dónde: Contabilidad → Libro mayor → Asientos recurrentes

Create a recurring entry

Crear un asiento recurrente

Press New recurring entry.
Type a Name to recognise it in the list.
Choose the Frequency: Monthly, Quarterly or Yearly.
Set Next run: the date of the first entry. It comes with the first day of next month.
Set End date if it has to stop on its own. Empty means it never ends.
Choose Entry type and Currency, and type the Description. The description of each entry is this text followed by the date of the run.
Decide what each run does. With Post each run automatically the entry is posted by itself; without it, each run leaves a draft for someone to review and post. With Reverse each run the next period (accrual) each entry is reversed on the first day of the following month.
Fill in the lines exactly as in a journal entry: account, and an amount in debit or in credit.
Press Save. It is enabled when there is a name, a description and at least two balanced lines with their accounts.

Tocá Nuevo recurrente.
Escribí un Nombre para reconocerlo en la lista.
Elegí la Frecuencia: Mensual, Trimestral o Anual.
Indicá la Próxima corrida: la fecha del primer asiento. Viene con el primer día del mes que viene.
Indicá la Fecha de fin si tiene que terminar solo. Vacío significa que no termina.
Elegí Tipo de asiento y Moneda, y escribí la Descripción. La descripción de cada asiento es este texto seguido de la fecha de la corrida.
Decidí qué hace cada corrida. Con Registrar cada corrida automáticamente el asiento se registra solo; sin eso, cada corrida deja un borrador para que alguien lo revise y lo registre. Con Revertir cada corrida el período siguiente (devengamiento) cada asiento se revierte el primer día del mes siguiente.
Completá las líneas igual que en un asiento: cuenta, e importe en el debe o en el haber.
Tocá Guardar. Se habilita cuando hay nombre, descripción y al menos dos líneas cuadradas con sus cuentas.

How the runs work

Cómo funcionan las corridas

Every night the system generates the entry of each active recurring entry whose Next run date has arrived, and moves Next run forward by one month, quarter or year.
Each run date generates one entry and never two.
The entry is dated on the run date and carries the lightning icon of generated entries.
When the next date would fall after the End date, the recurring entry becomes Ended.
If the entry cannot be generated or posted, for example because the period of that date is closed, nothing appears in the journal and the system tries again the following night. Check the Next run column: a date in the past means a run is stuck.

Cada noche el sistema genera el asiento de cada recurrente activo cuya Próxima corrida ya llegó, y adelanta la Próxima corrida un mes, un trimestre o un año.
Cada fecha de corrida genera un asiento y nunca dos.
El asiento lleva la fecha de la corrida y el ícono de rayo de los asientos generados.
Cuando la fecha siguiente caería después de la Fecha de fin, el recurrente pasa a Finalizado.
Si el asiento no se puede generar o registrar, por ejemplo porque el período de esa fecha está cerrado, no aparece nada en el diario y el sistema lo vuelve a intentar la noche siguiente. Mirá la columna Próxima corrida: una fecha pasada significa que hay una corrida trabada.

Run, suspend, resume, end

Correr, suspender, reanudar, finalizar

Action	What it does
Run now	Generates the entry of the next run date right away, without waiting for the night, and moves the date forward. The notice tells you the number of the entry.
Suspend	Stops the runs. Nothing is generated while it is suspended.
Resume	Makes a suspended one active again.
End	Stops it for good, after a confirmation. Entries already generated stay as they are. An ended recurring entry cannot be edited or reactivated.

Acción	Qué hace
Correr ahora	Genera en el momento el asiento de la próxima fecha de corrida, sin esperar a la noche, y adelanta la fecha. El aviso te dice el número del asiento.
Suspender	Frena las corridas. Mientras está suspendido no se genera nada.
Reanudar	Vuelve a dejar activo uno suspendido.
Finalizar	Lo frena definitivamente, después de una confirmación. Los asientos ya generados quedan como están. Un recurrente finalizado no se puede editar ni reactivar.

To change amounts, accounts or dates, click the row, edit and Save. The change applies to the entries generated from then on; entries already generated are not touched.

Para cambiar importes, cuentas o fechas, hacé clic en la fila, editá y tocá Guardar. El cambio vale para los asientos que se generen desde ese momento; los ya generados no se tocan.

Common issues

Problemas habituales

"An entry for that run date was already generated": You pressed Run now twice for the same date. The entry already exists: look for it in the journal.
"Only active templates run; status is …": The recurring entry is suspended or ended. Resume it first.
"An ended template cannot be edited": Ended is final. Create a new recurring entry.
"End date must not be before the next run date": Correct one of the two dates.
The entry was generated but it is a draft: Post each run automatically is off. Open the draft and post it, or edit the recurring entry and switch the option on.
Save is greyed out: Hover over the button: it needs a name, a description and at least two balanced lines with accounts.

«An entry for that run date was already generated»: Tocaste Correr ahora dos veces para la misma fecha. El asiento ya existe: buscalo en el diario.
«Only active templates run; status is …»: El recurrente está suspendido o finalizado. Reanudalo primero.
«An ended template cannot be edited»: Finalizado es definitivo. Creá un recurrente nuevo.
«End date must not be before the next run date»: Corregí una de las dos fechas.
El asiento se generó pero quedó en borrador: Registrar cada corrida automáticamente está desactivado. Abrí el borrador y registralo, o editá el recurrente y activá la opción.
Guardar está en gris: Pasá el cursor sobre el botón: necesita nombre, descripción y al menos dos líneas cuadradas con cuenta.