User manualManual de usuario › Purchasing › Getting started › The purchasing cycle at a glanceCompras › Para empezar › El recorrido de una compra
The purchasing cycle at a glance
El recorrido de una compra
Purchasing takes an order from draft to received: you prepare it, someone else approves it, you send it to the supplier, you record what arrives and you close it. This chapter shows the route and what each part of the module is for.
Compras lleva una orden desde el borrador hasta la recepción: la preparás, otra persona la aprueba, la enviás al proveedor, registrás lo que llega y la cerrás. Este capítulo muestra el recorrido y para qué sirve cada parte del módulo.
The usual route
El recorrido habitual
- Load what the supplier sells. In Supplier Catalog you record, for each supplier and product, the price, the minimum quantity and the delivery time. It is optional, but it is what lets an order propose the price by itself. See Supplier catalog.
- Create the order. It is born as a Draft that only you work on. See Creating a purchase order.
- Submit it for approval. A different person approves or rejects it. See Approving a purchase order.
- Send it to the supplier by e-mail from the system, or mark it as sent if you sent it another way. See Sending, cancelling and closing.
- Record what arrives. Each delivery is recorded against the order, in full or in part. See Receiving goods.
- Close the order when nothing else is expected.
- Cargá lo que vende el proveedor. En Catálogo de proveedores dejás asentado, para cada proveedor y producto, el precio, la cantidad mínima y el plazo de entrega. Es opcional, pero es lo que permite que una orden proponga el precio sola. Mirá Catálogo de proveedores.
- Creá la orden. Nace como Borrador y solo vos trabajás sobre ella. Mirá Crear una orden de compra.
- Enviala a aprobación. Otra persona la aprueba o la rechaza. Mirá Aprobar una orden de compra.
- Enviala al proveedor por correo desde el sistema, o marcala como enviada si la mandaste por otro medio. Mirá Enviar, cancelar y cerrar.
- Registrá lo que llega. Cada entrega se registra contra la orden, completa o en partes. Mirá Recibir mercadería.
- Cerrá la orden cuando ya no se espera nada más.
ℹ️
Suppliers themselves are not created in Purchasing. A supplier is a CRM account of type vendor: it is created in CRM → Core CRM → Accounts, and from then on it appears in every supplier picker of this module.Los proveedores no se crean en Compras. Un proveedor es una cuenta de CRM de tipo proveedor: se crea en CRM → CRM Principal → Cuentas y desde ese momento aparece en todos los buscadores de proveedor de este módulo.
What is in the menu
Qué hay en el menú
| Section | Screens | What they are for |
|---|---|---|
| Master Data | Supplier Catalog · Supplier Contracts · Volume Price Tiers · Catalog Imports · Import Templates | What each supplier sells, on what terms and at what price. |
| Transactions | Purchase Orders · Goods Receipts · Requisitions · RFQs · Vendor Quotes · Vendor Returns · Match Exceptions | Orders and what was received against them. Everything except Purchase Orders is a list to look things up, see Lookup lists. |
| Planning | Reorder Suggestions · Reorder Configuration | Proposals of what to buy when stock runs low. |
| Analytics | Supplier Performance · AI Purchase Planner · AI Planner Settings | How each supplier performs and the assistant that proposes purchases. |
| Sección | Pantallas | Para qué sirven |
|---|---|---|
| Datos Maestros | Catálogo de proveedores · Contratos de proveedor · Niveles de precio por volumen · Importaciones de catálogo · Plantillas de importación | Qué vende cada proveedor, en qué condiciones y a qué precio. |
| Transacciones | Órdenes de Compra · Recepciones de mercancía · Requisiciones · Solicitudes de cotización · Cotizaciones de proveedor · Devoluciones a proveedor · Excepciones de conciliación | Las órdenes y lo que se recibió contra ellas. Todo salvo Órdenes de Compra es una lista de consulta, mirá Listas de consulta. |
| Planificación | Sugerencias de reposición · Configuración reposición | Propuestas de qué comprar cuando el stock baja. |
| Analítica | Performance de proveedores · ✨ Planificador de Compras IA · Configuración del planificador IA | Cómo cumple cada proveedor y el asistente que propone compras. |
Who can do what
Quién puede hacer qué
| Role | What it can do |
|---|---|
| Purchasing Manager | Everything in the module: catalog, orders, approval, sending, receiving, suggestions, planner and supplier performance. |
| Purchasing Viewer | Open every screen and read. Buttons that change something answer with a permission error. |
| Company administrator | The same as the Purchasing Manager. |
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Responsable de compras (Purchasing Manager) | Todo el módulo: catálogo, órdenes, aprobación, envío, recepción, sugerencias, planificador y performance de proveedores. |
| Consulta de compras (Purchasing Viewer) | Abrir todas las pantallas y leer. Los botones que cambian algo contestan con un error de permisos. |
| Administrador de la empresa | Lo mismo que el Responsable de compras. |
ℹ️
Creating an order and approving it are separate permissions, and the person who submits an order cannot approve it. A company needs at least two people with access to Purchasing, or an administrator, to complete the route.Crear una orden y aprobarla son permisos separados, y quien envía una orden a aprobación no puede aprobarla. Una empresa necesita al menos dos personas con acceso a Compras, o un administrador, para completar el recorrido.
The module home
El inicio del módulo
Purchasing opens on a summary of the module. The cards at the top are shortcuts: press one to open its screen.
Compras abre con un resumen del módulo. Las tarjetas de arriba son accesos directos: tocá una para abrir su pantalla.
| Card | What it counts |
|---|---|
| Purchase Orders | All the orders on record, in any status. |
| Supplier SKUs | Entries in the supplier catalog. |
| Reorder Suggestions | Suggestions waiting for review. |
| Supplier Flags | Suppliers flagged for review that nobody resolved yet. |
| AI Proposals | Planner proposals waiting for approval. |
| Avg Supplier Rating | Average star rating of the suppliers with a score in the last 90 days. |
| Tarjeta | Qué cuenta |
|---|---|
| Órdenes de Compra | Todas las órdenes registradas, en cualquier estado. |
| SKU de Proveedor | Entradas del catálogo de proveedores. |
| Sugerencias de Reposición | Sugerencias pendientes de revisión. |
| Alertas de Proveedor | Proveedores marcados para revisión que todavía nadie resolvió. |
| Propuestas IA | Propuestas del planificador que esperan aprobación. |
| Calificación Media de Proveedores | Promedio de estrellas de los proveedores con puntaje en los últimos 90 días. |
Below the cards, a banner appears when something needs attention: critical reorder suggestions, open supplier flags or planner proposals waiting. Two charts follow, Purchase Orders by Status and Supplier Rating Distribution, and then the same screens as the menu. The refresh button at the top reloads the figures.
Debajo de las tarjetas aparece un aviso cuando algo necesita atención: sugerencias de reposición críticas, alertas de proveedor abiertas o propuestas del planificador pendientes. Siguen dos gráficos, Órdenes de Compra por Estado y Distribución de Calificación de Proveedores, y después las mismas pantallas del menú. El botón de actualizar, arriba, vuelve a cargar las cifras.
ℹ️
The quick action New Purchase Order takes you to the list of orders. Press New PO there to open the form.La acción rápida Nueva Orden de Compra te lleva a la lista de órdenes. Ahí tocá Nueva OC para abrir el formulario.
Common issues
Problemas habituales
- A card or a chart is missing
- The home shows only what your user can read and what your edition includes. The planner card, for example, needs the Enterprise edition.
- I cannot find a supplier in the picker
- The picker lists CRM accounts of type vendor. If the company exists in CRM as a customer or with another type, ask whoever manages CRM to create it as a vendor.
- A button answers that I do not have permission
- Your role only reads. Ask your administrator for the Purchasing Manager role.
- Falta una tarjeta o un gráfico
- El inicio muestra solo lo que tu usuario puede leer y lo que incluye tu edición. La tarjeta del planificador, por ejemplo, necesita la edición Enterprise.
- No encuentro un proveedor en el buscador
- El buscador lista las cuentas de CRM de tipo proveedor. Si la empresa existe en CRM como cliente o con otro tipo, pedile a quien administra CRM que la cree como proveedor.
- Un botón contesta que no tengo permiso
- Tu rol solo lee. Pedile a tu administrador el rol Purchasing Manager.