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Sending, cancelling and closing an order

Enviar, cancelar y cerrar una orden

Once approved, the order goes to the supplier. From there it only moves forward: you receive against it and close it, or you cancel it. This chapter also lists the statuses of an order and what each one allows.

Una vez aprobada, la orden va al proveedor. Desde ahí solo avanza: recibís contra ella y la cerrás, o la cancelás. Este capítulo también lista los estados de una orden y qué permite cada uno.

👤 Who: Purchasing Manager📍 Where: Purchasing → Transactions → Purchase Orders → open the order

👤 Quién: Responsable de compras📍 Dónde: Compras → Transacciones → Órdenes de Compra → abrir la orden

Order statuses

Estados de una orden

Status	Meaning	What you can do
Draft	Being prepared. Nobody else is waiting for it.	Edit · Submit · Cancel
Pending approval	Waiting for someone to approve it.	Approve · Reject · Cancel
Approved	Approved and not yet sent.	Send to vendor · Create ASN · Cancel
Sent	The supplier has it. Deliveries are received against it.	Receive · Create ASN · Close · Cancel
Closed	Finished. Nothing else is expected.	Read it and download the PDF.
Cancelled	Called off.	Read it and download the PDF.

Estado	Qué significa	Qué podés hacer
Borrador	En preparación. Nadie más la está esperando.	Editar · Enviar a aprobación · Cancelar
Pendiente de aprobación	Esperando que alguien la apruebe.	Aprobar · Rechazar · Cancelar
Aprobado	Aprobada y todavía sin enviar.	Enviar al proveedor · Crear ASN · Cancelar
Enviado	El proveedor ya la tiene. Contra ella se reciben las entregas.	Recibir · Crear ASN · Cerrar · Cancelar
Cerrado	Terminada. Ya no se espera nada más.	Leerla y descargar el PDF.
Cancelado	Dada de baja.	Leerla y descargar el PDF.

ℹ️

An order stays in Sent while deliveries arrive, even when everything was received. It does not change to closed by itself: you close it.Una orden queda en Enviado mientras llegan las entregas, incluso cuando ya se recibió todo. No pasa a cerrada sola: la cerrás vos.

Send the order to the supplier

Enviar la orden al proveedor

Open the approved order and press Send to vendor.
Choose how you send it. Email sends it from the system; Manual records that you sent it another way.
For Email, check the address in Recipient email. It comes with the supplier's main contact in CRM; change it if the order has to go to someone else. You can add a text in Message (optional).
For Manual, write how you sent it in Reference (optional), for example a phone call or in person.
Press Send to vendor. The order changes to Sent.

Abrí la orden aprobada y tocá Enviar al proveedor.
Elegí cómo la enviás. Correo la manda desde el sistema; Manual deja asentado que la mandaste por otro medio.
Con Correo, revisá la dirección en Correo del destinatario. Viene con el contacto principal del proveedor en CRM; cambiala si la orden tiene que ir a otra persona. Podés agregar un texto en Mensaje (opcional).
Con Manual, escribí cómo la enviaste en Referencia (opcional), por ejemplo una llamada o en persona.
Tocá Enviar al proveedor. La orden pasa a Enviado.

⚠️

The order is marked as sent at once; the e-mail leaves a moment later. It carries the details and the lines of the order in its text. The order screen does not tell you whether the e-mail was delivered: for an important order, confirm with the supplier, or use Download PDF and send the document yourself.La orden queda marcada como enviada al instante; el correo sale un momento después. Lleva los datos y las líneas de la orden en el texto. La pantalla de la orden no te dice si el correo se entregó: en una orden importante, confirmá con el proveedor, o usá Descargar PDF y mandá vos el documento.

Change an order that already moved on

Cambiar una orden que ya avanzó

Only a draft can be edited. What you do depends on where the order is:

Solo un borrador se puede editar. Lo que hacés depende de dónde está la orden:

Pending approval: ask the approver to reject it. It goes back to draft and you can edit it.
Approved or Sent: the order cannot be changed. Cancel it with a reason and create a new one with the right data. If the supplier already delivered part of it, do not cancel: close it and create a new order for the difference.

Pendiente de aprobación: pedile a quien aprueba que la rechace. Vuelve a borrador y la podés editar.
Aprobado o Enviado: la orden no se puede cambiar. Cancelala con un motivo y creá una nueva con los datos correctos. Si el proveedor ya entregó una parte, no la canceles: cerrala y creá una orden nueva por la diferencia.

Cancel an order

Cancelar una orden

Press Cancel at the right end of the buttons, write the reason and press Confirm. The reason is required. The order changes to Cancelled and the budget it had reserved is released.

Tocá Cancelar, en el extremo derecho de los botones, escribí el motivo y tocá Confirmar. El motivo es obligatorio. La orden pasa a Cancelado y se libera el presupuesto que tenía reservado.

⛔

Cancelling cannot be undone, and it does not undo what was already received. The system lets you cancel a sent order even if it has receipts posted: those receipts stay as they are. Cancelling also does not tell the supplier: tell them yourself.Cancelar no se puede deshacer, y no deshace lo que ya se recibió. El sistema te deja cancelar una orden enviada aunque tenga recepciones contabilizadas: esas recepciones quedan como están. Cancelar tampoco le avisa al proveedor: avisale vos.

Close an order

Cerrar una orden

When everything arrived, or when you know the rest will not arrive, open the order and press Close. The reason is optional; write it when you close with quantities pending, for example that the supplier discontinued a product. The order changes to Closed, no more receipts can be recorded against it, and the budget reserved for what did not arrive is released.

Cuando llegó todo, o cuando sabés que el resto no va a llegar, abrí la orden y tocá Cerrar. El motivo es opcional; escribilo cuando cerrás con cantidades pendientes, por ejemplo que el proveedor discontinuó un producto. La orden pasa a Cerrado, ya no se pueden registrar recepciones contra ella, y se libera el presupuesto reservado por lo que no llegó.

Common issues

Problemas habituales

The Send to vendor button of the window is greyed out: With Email, the address is empty or badly written. Correct it, or switch to Manual.
"No contact email on file for this vendor — enter one.": The supplier has no contact with an e-mail in CRM. Type the address; to avoid typing it every time, add the contact to the supplier in CRM.
The supplier says the e-mail never arrived: Check the address you used and the supplier's spam folder. Download the PDF and send it yourself; if it happens with every order, tell your administrator so they check the company's outgoing mail.
"po … is …, expected one of [APPROVED]": The order is not approved, or someone already sent it. Refresh to see its status.
"po … is …, expected one of [SENT]": Only a sent order can be closed. An order that was never sent is cancelled, not closed.
"reason is required": Write the reason of the cancellation.
I closed or cancelled an order by mistake: It cannot be reopened. Create a new order for what is still pending.

El botón Enviar al proveedor de la ventana está en gris: Con Correo, la dirección está vacía o mal escrita. Corregila, o pasá a Manual.
«No hay correo de contacto para este proveedor — ingresa uno.»: El proveedor no tiene un contacto con correo en CRM. Escribí la dirección; para no escribirla cada vez, agregale el contacto al proveedor en CRM.
El proveedor dice que el correo nunca llegó: Revisá la dirección que usaste y la carpeta de correo no deseado del proveedor. Descargá el PDF y mandalo vos; si pasa con todas las órdenes, avisale a tu administrador para que revise el correo saliente de la empresa.
«po … is …, expected one of [APPROVED]»: La orden no está aprobada, o alguien ya la envió. Actualizá para ver su estado.
«po … is …, expected one of [SENT]»: Solo se puede cerrar una orden enviada. Una orden que nunca se envió se cancela, no se cierra.
«reason is required»: Escribí el motivo de la cancelación.
Cerré o cancelé una orden por error: No se puede reabrir. Creá una orden nueva por lo que sigue pendiente.