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Creating a purchase order

Crear una orden de compra

A purchase order says what you buy, from whom, at what price and for when. It is created as a draft that you can change as many times as you need before submitting it for approval.

Una orden de compra dice qué comprás, a quién, a qué precio y para cuándo. Se crea como un borrador que podés cambiar todas las veces que necesites antes de enviarla a aprobación.

👤 Who: Purchasing Manager📍 Where: Purchasing → Transactions → Purchase Orders

👤 Quién: Responsable de compras📍 Dónde: Compras → Transacciones → Órdenes de Compra

Fill in the order details

Completar los datos de la orden

Press New PO. The form New purchase order opens.
Choose the supplier in Vendor. It is the only required field of this block.
Choose the warehouse that will receive the goods in Warehouse.
Check the currency in Currency. It comes with your company's currency: change it if the supplier invoices in another one.
Choose the payment terms in Payment terms: due on receipt, cash on delivery, prepaid, or net 15, 30, 45, 60 or 90 days.
Check the dates. PO date comes with today. Expected delivery is the day you expect the goods; it is also the date the supplier's punctuality is measured against.
Write in Notes whatever the supplier or the approver should read.

Tocá Nueva OC. Se abre el formulario Nueva orden de compra.
Elegí el proveedor en Proveedor. Es el único campo obligatorio de este bloque.
Elegí el almacén que va a recibir la mercadería en Almacén.
Revisá la moneda en Moneda. Viene con la moneda de tu empresa: cambiala si el proveedor factura en otra.
Elegí las condiciones de pago en Condiciones de pago: a la recepción, contra entrega, prepago, o a 15, 30, 45, 60 o 90 días.
Revisá las fechas. Fecha de OC viene con el día de hoy. Entrega esperada es el día en que esperás la mercadería; también es la fecha contra la que se mide la puntualidad del proveedor.
Escribí en Notas lo que tenga que leer el proveedor o quien aprueba.

Add the lines

Agregar las líneas

The form starts with one empty line. Each line is one product or one item you are buying.

El formulario arranca con una línea vacía. Cada línea es un producto o un concepto que comprás.

Choose the product in SKU. The description is filled in with the product name. You can also leave the product empty and type only a description, for a purchase that is not a stocked product.
Type the quantity in Qty and check the unit in UoM.
Check the price in Unit price. If the supplier catalog has that product for that supplier, the price is filled in by itself and a Catalog price tag appears under the line.
Add delivery details for the line , if they differ from the rest of the order, with the Line details button at the end of the line: Required by and Line note.
Press Add line for the next product. The bin removes a line.

Elegí el producto en SKU. La descripción se completa con el nombre del producto. También podés dejar el producto vacío y escribir solo una descripción, para una compra que no es un producto de stock.
Escribí la cantidad en Cant. y revisá la unidad en UdM.
Revisá el precio en Precio unitario. Si el catálogo de proveedores tiene ese producto para ese proveedor, el precio se completa solo y aparece la etiqueta Precio de catálogo debajo de la línea.
Agregá datos de entrega de la línea , si difieren del resto de la orden, con el botón Detalles de la línea al final de la línea: Requerido para y Nota de línea.
Tocá Agregar línea para el producto siguiente. El tacho borra una línea.

Tag under the line	What it tells you	What you can do
Catalog price	The price the supplier catalog has for that product.	If you typed a different price, Apply puts the catalog price back.
Currency differs	The catalog has that product in a currency different from the order.	Check the price by hand: the system does not convert it.
Below supplier minimum	The quantity is lower than the minimum the supplier accepts.	Set to MOQ raises the quantity to the minimum. You can also leave it as it is: it is a warning and does not stop the order.

Etiqueta bajo la línea	Qué te dice	Qué podés hacer
Precio de catálogo	El precio que tiene el catálogo de proveedores para ese producto.	Si escribiste otro precio, Aplicar vuelve a poner el de catálogo.
Moneda distinta	El catálogo tiene ese producto en una moneda distinta a la de la orden.	Revisá el precio a mano: el sistema no lo convierte.
Por debajo del mínimo del proveedor	La cantidad es menor que el mínimo que acepta el proveedor.	Ajustar al MOQ sube la cantidad al mínimo. También podés dejarla como está: es un aviso y no frena la orden.

ℹ️

The total of the order is quantity times price, line by line. The order does not calculate taxes: they appear when the supplier's invoice is loaded in Accounting.El total de la orden es cantidad por precio, línea por línea. La orden no calcula impuestos: aparecen cuando se carga la factura del proveedor en Contabilidad.

Save the draft

Guardar el borrador

Press Create. The system gives the order its number, made of the letters PO, the year and a consecutive number, and opens it in Draft status. From there you can keep changing it with Edit, or submit it with Submit.

Tocá Crear. El sistema le da a la orden su número, formado por las letras PO, el año y un número correlativo, y la abre en estado Borrador. Desde ahí podés seguir cambiándola con Editar o enviarla con Enviar a aprobación.

⚠️

When you edit a draft, check Required by again. The form does not bring back the per-line date you had loaded in Line details: open the line details and type it again before pressing Save, or it is saved empty.Cuando editás un borrador, revisá de nuevo Requerido para. El formulario no vuelve a traer la fecha por línea que habías cargado en Detalles de la línea: abrí los detalles de la línea y escribila otra vez antes de tocar Guardar, o queda vacía.

Find an order

Buscar una orden

The list shows the orders from the newest, with number, status, supplier, date, expected delivery and total. Type part of the number in the search box to find one, or choose a status in Status. Press a row to open the order.

La lista muestra las órdenes desde la más nueva, con número, estado, proveedor, fecha, entrega esperada y total. Escribí parte del número en el buscador para encontrar una, o elegí un estado en Estado. Tocá una fila para abrir la orden.

The search finds by order number. To see the orders of a supplier, sort them out by eye or filter by status first.
The Status filter does not offer the pending-approval status. To find the orders waiting for approval, leave it on All and look at the status column.
The Total POs card counts all the orders that match the filter. The other cards (Draft, Approved, Sent and Total Value) count only the orders on the page you are looking at.
Download PDF, inside an order, opens the order as a document in a new tab, in any status.

El buscador encuentra por número de orden. Para ver las órdenes de un proveedor, ubicalas a ojo o filtrá primero por estado.
El filtro Estado no ofrece el estado pendiente de aprobación. Para encontrar las órdenes que esperan aprobación, dejalo en Todas y mirá la columna de estado.
La tarjeta Total de órdenes cuenta todas las órdenes que coinciden con el filtro. Las otras tarjetas (Borrador, Aprobado, Enviada y Valor Total) cuentan solo las órdenes de la página que estás viendo.
Descargar PDF, dentro de una orden, abre la orden como documento en una pestaña nueva, en cualquier estado.

Common issues

Problemas habituales

The Create button is greyed out: The supplier is missing, there is no line, or a line has no description, a quantity of zero or a negative price.
"a purchase order needs at least one line": Add at least one line before saving.
The price did not fill in by itself: The supplier catalog has no active row for that supplier and that product, or you had already typed a price. Type the price, or load the product in the supplier catalog.
"po … is …, expected one of [DRAFT]": The order is no longer a draft, so it cannot be edited. See Sending, cancelling and closing for how to change an order that already moved on.
"po … version is …, expected …": Someone else changed the order while you had it open. Go back to the order, press the refresh button and repeat your change.
The supplier shows as a short code: The name could not be loaded. Press the code to open the supplier in CRM.

El botón Crear está en gris: Falta el proveedor, no hay ninguna línea, o una línea no tiene descripción, tiene cantidad cero o un precio negativo.
«a purchase order needs at least one line»: Agregá al menos una línea antes de guardar.
El precio no se completó solo: El catálogo de proveedores no tiene una fila activa para ese proveedor y ese producto, o ya habías escrito un precio. Escribí el precio, o cargá el producto en el catálogo de proveedores.
«po … is …, expected one of [DRAFT]»: La orden ya no es un borrador y no se puede editar. Mirá Enviar, cancelar y cerrar para ver cómo cambiar una orden que ya avanzó.
«po … version is …, expected …»: Otra persona cambió la orden mientras la tenías abierta. Volvé a la orden, tocá el botón de actualizar y repetí tu cambio.
El proveedor aparece como un código corto: No se pudo cargar el nombre. Tocá el código para abrir el proveedor en CRM.