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Receiving goods against an order

Recibir mercadería contra una orden

When the supplier delivers, you record what arrived against the order. The order keeps count of what is still pending, and the receipt reaches Accounting and the supplier's score.

Cuando el proveedor entrega, registrás lo que llegó contra la orden. La orden lleva la cuenta de lo que sigue pendiente, y la recepción llega a Contabilidad y al puntaje del proveedor.

👤 Who: Purchasing Manager📍 Where: Purchasing → Transactions → Purchase Orders → open the order → Receive

👤 Quién: Responsable de compras📍 Dónde: Compras → Transacciones → Órdenes de Compra → abrir la orden → Recibir

Two ways to record a delivery

Dos formas de registrar una entrega

Where	What it does	When to use it
Receive, on the order, in Purchasing	Records the receipt for purchasing and accounting: quantities received on the order, accounting entry and supplier score. It does not put stock in the warehouse.	Services, expenses and anything you do not keep in the warehouse, or when your company does not manage stock by location.
A goods receipt in Inventory → Inbound	Puts the stock in the warehouse and writes the quantities received back on the order.	Products you keep in stock. Create ASN, on the order, takes you to Inventory with the order already chosen.

Dónde	Qué hace	Cuándo usarla
Recibir, en la orden, en Compras	Registra la recepción para compras y contabilidad: cantidades recibidas en la orden, asiento contable y puntaje del proveedor. No ingresa stock al almacén.	Servicios, gastos y todo lo que no guardás en el almacén, o cuando tu empresa no maneja stock por ubicación.
Una recepción de mercadería en Inventario → Entrada	Ingresa el stock al almacén y vuelca en la orden las cantidades recibidas.	Productos que guardás en stock. Crear ASN, en la orden, te lleva a Inventario con la orden ya elegida.

⚠️

Record each delivery only once. Both ways add to the quantity received on the order. If the warehouse receives a delivery in Inventory and you also record it with Receive, the order counts it twice.Registrá cada entrega una sola vez. Las dos formas suman a la cantidad recibida de la orden. Si el almacén recibe una entrega en Inventario y vos además la registrás con Recibir, la orden la cuenta dos veces.

Record a receipt

Registrar una recepción

The order has to be in Sent status. The rest of this chapter describes Receive, in Purchasing.

La orden tiene que estar en estado Enviado. El resto de este capítulo describe Recibir, en Compras.

Open the order and press Receive. The window lists the lines with what was ordered, what was already received and what is pending.
Check Receipt date. It comes with today; change it if the goods arrived another day.
Fill in Carrier and Delivery reference with the carrier and the number of the delivery note. They are optional and they are what you will later search by.
Type what arrived on each line in Receive now. It comes with everything that is pending: lower it if less arrived, or set it to zero for a line that did not arrive.
Type in Rejected the units of that delivery that arrived damaged or wrong.
Leave Post immediately ticked and press Receive & post.

Abrí la orden y tocá Recibir. La ventana lista las líneas con lo pedido, lo ya recibido y lo pendiente.
Revisá Fecha de recepción. Viene con el día de hoy; cambiala si la mercadería llegó otro día.
Completá Transportista y Referencia de entrega con el transporte y el número de remito. Son opcionales y son los datos por los que después vas a buscar.
Escribí lo que llegó en cada línea, en Recibir ahora. Viene con todo lo pendiente: bajalo si llegó menos, o ponelo en cero para una línea que no llegó.
Escribí en Rechazado las unidades de esa entrega que llegaron dañadas o equivocadas.
Dejá marcado Contabilizar de inmediato y tocá Recibir y contabilizar.

The receipt gets its own number, made of the letters GRN, the year and a consecutive number. Back on the order, the Received column of the lines shows the new quantities.

La recepción recibe su propio número, formado por las letras GRN, el año y un número correlativo. De vuelta en la orden, la columna Recibido de las líneas muestra las cantidades nuevas.

Partial, short and excess deliveries

Entregas parciales, con faltante y con excedente

Situation	What to do
Part of the order arrived	Receive what arrived. The order stays in Sent with the rest pending: press Receive again when the next delivery arrives. There is no limit to the number of receipts.
Less arrived and the rest will not come	Receive what arrived and then close the order, writing the reason.
More arrived than you ordered	The system does not accept more than what is pending on a line. Receive up to the pending quantity. For the excess, either return it, or create a new order for it and receive it against that order.
Some units arrived damaged	Type them in Rejected. The figure is recorded against the supplier's quality score; it does not lower the quantity counted as received, so type in Receive now only what you accept.
Everything arrived	Receive it and then close the order.

Situación	Qué hacer
Llegó una parte de la orden	Recibí lo que llegó. La orden sigue en Enviado con el resto pendiente: tocá Recibir de nuevo cuando llegue la entrega siguiente. No hay límite de recepciones.
Llegó menos y el resto no va a venir	Recibí lo que llegó y después cerrá la orden, escribiendo el motivo.
Llegó más de lo que pediste	El sistema no acepta más que lo pendiente de una línea. Recibí hasta la cantidad pendiente. Con el excedente, devolvelo, o creá una orden nueva por esa cantidad y recibilo contra esa orden.
Algunas unidades llegaron dañadas	Escribilas en Rechazado. El dato queda asentado contra el puntaje de calidad del proveedor; no baja la cantidad que se cuenta como recibida, así que en Recibir ahora escribí solo lo que aceptás.
Llegó todo	Recibilo y después cerrá la orden.

What a posted receipt does

Qué hace una recepción contabilizada

On the order: it adds to the quantity received of each line and lowers what is pending. The status of the order does not change.
In Accounting: it generates the entry that recognises the goods received and not yet invoiced, and it reviews again the supplier invoices of that order that were waiting for a receipt to match.
In the budget: it consumes the part of the reserve that corresponds to what was received.
In supplier performance: it updates the punctuality and quality figures of the supplier.
In stock: nothing. Stock enters the warehouse with a goods receipt in Inventory.

En la orden: suma a la cantidad recibida de cada línea y baja lo pendiente. El estado de la orden no cambia.
En Contabilidad: genera el asiento que reconoce la mercadería recibida y todavía no facturada, y vuelve a revisar las facturas de proveedor de esa orden que esperaban una recepción para conciliar.
En el presupuesto: consume la parte de la reserva que corresponde a lo recibido.
En la performance de proveedores: actualiza las cifras de puntualidad y calidad del proveedor.
En el stock: nada. El stock entra al almacén con una recepción de mercadería en Inventario.

⚠️

Do not untick Post immediately. If you untick it, the button changes to Save as draft and the receipt is saved without updating the order. Purchasing has no screen to post that draft later or to reverse a posted receipt: if you need either, tell your administrator.No desmarques Contabilizar de inmediato. Si lo desmarcás, el botón pasa a Guardar como borrador y la recepción se guarda sin actualizar la orden. Compras no tiene una pantalla para contabilizar después ese borrador ni para revertir una recepción contabilizada: si necesitás cualquiera de las dos cosas, avisale a tu administrador.

Look up past receipts

Consultar recepciones anteriores

Purchasing → Transactions → Goods Receipts lists the receipts recorded in Purchasing, with number, status, date, carrier, delivery reference and the day they were posted. It is a list to look things up: receipts are created from the order. The search box and the Status filter work on the page you are looking at, and the purchase order column shows a short code instead of the order number; to see the receipts of an order, open the order and look at the Received column.

Compras → Transacciones → Recepciones de mercancía lista las recepciones registradas en Compras, con número, estado, fecha, transportista, referencia de entrega y el día en que se contabilizaron. Es una lista de consulta: las recepciones se crean desde la orden. El buscador y el filtro Estado trabajan sobre la página que estás viendo, y la columna de orden de compra muestra un código corto en vez del número de orden; para ver lo recibido de una orden, abrí la orden y mirá la columna Recibido.

Common issues

Problemas habituales

I do not see the Receive button: The order is not in Sent status. Send it first; a closed or cancelled order no longer accepts receipts.
The button to confirm is greyed out: No line has a quantity to receive, or a line has more than what is pending. Correct Receive now.
"received qty … exceeds outstanding …": Someone recorded another receipt for the same line while you had the window open. Close it, press Receive again and check what is pending now.
"… goods receipt requires SENT": The order was closed or cancelled while you were recording. Refresh the order.
All the lines are greyed out: Everything on the order was already received. Close the order.
The received quantity is double what arrived: The same delivery was recorded twice, usually once in Inventory and once with Receive. Tell your administrator: it cannot be corrected from Purchasing.
The stock did not go up after receiving: A receipt recorded in Purchasing does not move stock. Receive the goods in Inventory → Inbound instead.

No veo el botón Recibir: La orden no está en estado Enviado. Enviala primero; una orden cerrada o cancelada ya no acepta recepciones.
El botón de confirmar está en gris: Ninguna línea tiene cantidad para recibir, o una línea tiene más que lo pendiente. Corregí Recibir ahora.
«received qty … exceeds outstanding …»: Alguien registró otra recepción de la misma línea mientras tenías la ventana abierta. Cerrala, tocá Recibir de nuevo y revisá lo pendiente ahora.
«… goods receipt requires SENT»: La orden se cerró o se canceló mientras registrabas. Actualizá la orden.
Todas las líneas están en gris: Ya se recibió todo lo de la orden. Cerrá la orden.
La cantidad recibida es el doble de lo que llegó: La misma entrega se registró dos veces, en general una en Inventario y otra con Recibir. Avisale a tu administrador: no se puede corregir desde Compras.
El stock no subió después de recibir: Una recepción registrada en Compras no mueve stock. Recibí la mercadería en Inventario → Entrada.