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Approving a purchase order

Aprobar una orden de compra

An order cannot be sent to the supplier until someone approves it. The person who prepares the order submits it, and a different person approves it or sends it back with a reason.

Una orden no se puede enviar al proveedor hasta que alguien la aprueba. Quien prepara la orden la envía a aprobación, y otra persona la aprueba o la devuelve con un motivo.

👤 Who: Purchasing Manager📍 Where: Purchasing → Transactions → Purchase Orders → open the order

👤 Quién: Responsable de compras📍 Dónde: Compras → Transacciones → Órdenes de Compra → abrir la orden

Submit the order

Enviar la orden a aprobación

Open the draft and press Submit. The order changes to Pending approval and can no longer be edited. From that moment it shows the Approve and Reject buttons to whoever can approve.

Abrí el borrador y tocá Enviar a aprobación. La orden pasa a Pendiente de aprobación y ya no se puede editar. Desde ese momento muestra los botones Aprobar y Rechazar a quien puede aprobar.

Approve

Aprobar

Open the order in Pending approval.
Review it: supplier, dates, lines, prices and total.
Press Approve. The order changes to Approved and is ready to be sent to the supplier.

Abrí la orden en Pendiente de aprobación.
Revisala: proveedor, fechas, líneas, precios y total.
Tocá Aprobar. La orden pasa a Aprobado y queda lista para enviarse al proveedor.

ℹ️

You cannot approve an order you submitted yourself. A second person has to do it. The only exception is the company administrator, so that a company with a single person in Purchasing is not left blocked.No podés aprobar una orden que enviaste vos. Lo tiene que hacer una segunda persona. La única excepción es el administrador de la empresa, para que una empresa con una sola persona en Compras no quede trabada.

Reject

Rechazar

Press Reject, write the reason and press Confirm. The reason is required. The order goes back to Draft: whoever prepared it can correct it with Edit and submit it again.

Tocá Rechazar, escribí el motivo y tocá Confirmar. El motivo es obligatorio. La orden vuelve a Borrador: quien la preparó la puede corregir con Editar y enviarla de nuevo.

⚠️

The reason of the rejection is saved with the order but the order screen does not show it. Tell the person who prepared the order what has to be corrected.El motivo del rechazo queda guardado con la orden, pero la pantalla de la orden no lo muestra. Avisale a quien preparó la orden qué tiene que corregir.

When the order exceeds the budget

Cuando la orden excede el presupuesto

If your company controls budgets in Accounting and is set to block what exceeds them, Approve can answer with the Over budget window. The window explains the situation and asks for a reason.

Si tu empresa controla presupuestos en Contabilidad y está configurada para bloquear lo que los excede, Aprobar puede contestar con la ventana Excede el presupuesto. La ventana explica la situación y pide un motivo.

If you have the permission to exceed the budget, write the reason in Reason for exceeding the budget and press Approve over budget. The reason is recorded.
If you do not have it, close the window. The order stays in Pending approval until someone with that permission approves it, or until it is rejected and corrected.

Si tenés el permiso para exceder el presupuesto, escribí el motivo en Motivo para exceder el presupuesto y tocá Aprobar excediendo. El motivo queda registrado.
Si no lo tenés, cerrá la ventana. La orden queda en Pendiente de aprobación hasta que la apruebe alguien con ese permiso, o hasta que se rechace y se corrija.

Approving reserves the amount of the order against the budget. Cancelling or closing the order releases what was not received.

Aprobar reserva el importe de la orden contra el presupuesto. Cancelar o cerrar la orden libera lo que no se recibió.

If your company uses approval flows

Si tu empresa usa flujos de aprobación

Your administrator can route purchase order approvals through the approvals workflow. In that case the order shows an approval tag next to its status, the approvers receive it in Workflow → My approvals, and it is approved or rejected there, not with the buttons of the order. The flow can ask for more than one approver depending on the total of the order; when the last one approves, the order changes to Approved by itself.

Tu administrador puede hacer que las aprobaciones de órdenes de compra pasen por el flujo de aprobaciones. En ese caso la orden muestra una etiqueta de aprobación al lado de su estado, los aprobadores la reciben en Workflow → My approvals, y se aprueba o se rechaza ahí, no con los botones de la orden. El flujo puede pedir más de un aprobador según el total de la orden; cuando aprueba el último, la orden pasa a Aprobado sola.

Common issues

Problemas habituales

"… cannot be approved by its submitter": You submitted that order. Ask another person with approval permission to approve it.
"PO approvals are handled by the workflow engine — approve from the Approvals inbox.": Your company approves orders through the workflow. Open Workflow → My approvals and decide there.
"reason is required": Write the reason of the rejection before confirming.
"po … is …, expected PENDING_APPROVAL": Someone already approved or rejected the order. Press the refresh button to see its current status.
I do not see the Approve button: The order is not in Pending approval. Check its status next to the number.
Approve answers that I do not have permission: Your role can read orders but not approve them. Ask your administrator.

«… cannot be approved by its submitter»: Esa orden la enviaste vos. Pedile a otra persona con permiso de aprobación que la apruebe.
«PO approvals are handled by the workflow engine — approve from the Approvals inbox.»: Tu empresa aprueba las órdenes por el flujo de aprobaciones. Abrí Workflow → My approvals y decidí ahí.
«reason is required»: Escribí el motivo del rechazo antes de confirmar.
«po … is …, expected PENDING_APPROVAL»: Alguien ya aprobó o rechazó la orden. Tocá el botón de actualizar para ver su estado actual.
No veo el botón Aprobar: La orden no está en Pendiente de aprobación. Revisá su estado al lado del número.
Aprobar contesta que no tengo permiso: Tu rol puede leer órdenes pero no aprobarlas. Consultá a tu administrador.