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Lookup lists: requisitions, quotations, returns and match exceptions
Listas de consulta: requisiciones, cotizaciones, devoluciones y excepciones
The Transactions section has several lists that only show information. They let you look up documents related to purchasing, but they are not created or changed from these screens.
La sección Transacciones tiene varias listas que solo muestran información. Permiten consultar documentos relacionados con las compras, pero no se crean ni se cambian desde estas pantallas.
What each list shows
Qué muestra cada lista
| List | What it is | Columns |
|---|---|---|
| Requisitions | Internal requests to buy something, raised by a department. | Number, status, priority, department, needed-by date, estimated total and creation date. |
| RFQs | Requests for quotation sent to suppliers. | Number, status, description, response deadline and creation date. |
| Vendor Quotes | What the suppliers answered to a request for quotation. | Quote, request, supplier, validity, payment terms, total quoted and submission date. |
| Vendor Returns | Goods sent back to a supplier. | Number, status, supplier, purchase order, reason, the supplier's return number, shipping date and creation date. |
| Match Exceptions | Differences found when a supplier invoice is compared with the order and with what was received. | Type of exception, status, invoice, quantity ordered, quantity invoiced, difference and creation date. |
| Goods Receipts | Receipts recorded in Purchasing. See Receiving goods. | Number, status, order, date, carrier, delivery reference and posting date. |
| Lista | Qué es | Columnas |
|---|---|---|
| Requisiciones | Pedidos internos de compra, emitidos por un departamento. | Número, estado, prioridad, departamento, fecha en que se necesita, total estimado y fecha de creación. |
| Solicitudes de cotización | Pedidos de cotización enviados a proveedores. | Número, estado, descripción, fecha límite de respuesta y fecha de creación. |
| Cotizaciones de proveedor | Lo que contestaron los proveedores a una solicitud de cotización. | Cotización, solicitud, proveedor, validez, términos de pago, total cotizado y fecha de envío. |
| Devoluciones a proveedor | Mercadería devuelta a un proveedor. | Número, estado, proveedor, orden de compra, motivo, número de devolución del proveedor, fecha de envío y fecha de creación. |
| Excepciones de conciliación | Diferencias encontradas al comparar una factura de proveedor con la orden y con lo recibido. | Tipo de excepción, estado, factura, cantidad pedida, cantidad facturada, diferencia y fecha de creación. |
| Recepciones de mercancía | Recepciones registradas en Compras. Mirá Recibir mercadería. | Número, estado, orden, fecha, transportista, referencia de entrega y fecha de contabilización. |
ℹ️
These screens have no button to create, edit, approve or resolve. In this version, requisitions, requests for quotation, supplier quotes and returns to suppliers cannot be loaded from the application: the lists show what exists. To buy, create the purchase order directly.Estas pantallas no tienen botón para crear, editar, aprobar ni resolver. En esta versión, las requisiciones, las solicitudes de cotización, las cotizaciones de proveedor y las devoluciones a proveedor no se pueden cargar desde la aplicación: las listas muestran lo que existe. Para comprar, creá directamente la orden de compra.
Use the lists
Usar las listas
- The cards at the top summarise the rows of the page you are looking at, not the whole list.
- The search box and the Status filter also work on the rows of the page you are looking at. If you do not find something, move to the next page with the arrows at the foot of the table and search again.
- Several columns show a short code instead of a name or a number, for example the supplier or the order. Use the document number to recognise a row.
- The refresh button reloads the list.
- Las tarjetas de arriba resumen las filas de la página que estás viendo, no la lista completa.
- El buscador y el filtro Estado también trabajan sobre las filas de la página que estás viendo. Si no encontrás algo, pasá a la página siguiente con las flechas del pie de la tabla y buscá de nuevo.
- Varias columnas muestran un código corto en vez de un nombre o un número, por ejemplo el proveedor o la orden. Guiate por el número de documento para reconocer una fila.
- El botón de actualizar vuelve a cargar la lista.
Supplier invoices and match exceptions
Facturas de proveedor y excepciones de conciliación
The supplier's invoice is not loaded in Purchasing. It is loaded in Accounting → Payables → Vendor Bills, where it can be linked to the purchase order. When the invoice does not match the order or what was received, in quantity or in price, a match exception appears in this list. The exception is worked on from the invoice, in Accounting. Recording a pending receipt often resolves it: each posted receipt makes the system compare again the invoices of that order that were waiting.
La factura del proveedor no se carga en Compras. Se carga en Contabilidad → Cuentas por pagar → Facturas de proveedor, donde se puede vincular con la orden de compra. Cuando la factura no coincide con la orden o con lo recibido, en cantidad o en precio, aparece una excepción de conciliación en esta lista. La excepción se trabaja desde la factura, en Contabilidad. Registrar una recepción pendiente muchas veces la resuelve: cada recepción contabilizada hace que el sistema vuelva a comparar las facturas de esa orden que estaban esperando.
Common issues
Problemas habituales
- The list is empty
- There are no documents of that type in your company. For requisitions, requests for quotation, quotes and returns that is the normal situation in this version.
- The search does not find a document I know exists
- The search looks only at the page on screen. Go through the pages, or raise the number of rows per page at the foot of the table.
- An old link to procurement in Accounting brought me here
- Purchasing documents used to live in Accounting. The old links now open the matching screen of Purchasing.
- I need to return goods to a supplier
- There is no screen to load the return. Agree it with the supplier and tell your administrator and whoever keeps the accounts, so the stock and the invoice are corrected.
- La lista está vacía
- No hay documentos de ese tipo en tu empresa. Para requisiciones, solicitudes de cotización, cotizaciones y devoluciones es lo normal en esta versión.
- El buscador no encuentra un documento que sé que existe
- El buscador mira solo la página que está en pantalla. Recorré las páginas, o subí la cantidad de filas por página al pie de la tabla.
- Un enlace viejo a aprovisionamiento en Contabilidad me trajo acá
- Los documentos de compras antes estaban en Contabilidad. Los enlaces viejos ahora abren la pantalla equivalente de Compras.
- Necesito devolverle mercadería a un proveedor
- No hay pantalla para cargar la devolución. Acordala con el proveedor y avisale a tu administrador y a quien lleva la contabilidad, para que se corrijan el stock y la factura.