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Importing a supplier price list

Importar la lista de precios de un proveedor

When a supplier sends you its price list as a file, you can load it in one go. The system first shows you what would change, and nothing is applied until you confirm.

Cuando un proveedor te manda su lista de precios en un archivo, la podés cargar de una sola vez. El sistema primero te muestra qué cambiaría, y nada se aplica hasta que confirmás.

👤 Who: Purchasing Manager📍 Where: Purchasing → Master Data → Catalog Imports

👤 Quién: Responsable de compras📍 Dónde: Compras → Datos Maestros → Importaciones de catálogo

Prepare the file

Preparar el archivo

The file has to be a CSV with one product per row and the column names in the first row. The system recognises the columns by their name, so name them as in this table.

El archivo tiene que ser un CSV con un producto por fila y los nombres de las columnas en la primera fila. El sistema reconoce las columnas por su nombre, así que nombralas como en esta tabla.

Column	Content	Required
sku_code, barcode or supplier_part_number	How to find the product: your product code, its barcode or the supplier's part number. One of the three is enough.	Yes
unit_price	Unit price.	Yes
currency	Three-letter currency code.	Yes
lead_time	Delivery time in days.	Yes
uom	Unit of measure.	No
moq	Minimum order quantity.	No
order_multiple	Pack size.	No

Columna	Contenido	Obligatoria
sku_code, barcode o supplier_part_number	Cómo encontrar el producto: tu código de producto, su código de barras o el número de pieza del proveedor. Con uno de los tres alcanza.	Sí
unit_price	Precio unitario.	Sí
currency	Código de moneda de tres letras.	Sí
lead_time	Plazo de entrega en días.	Sí
uom	Unidad de medida.	No
moq	Cantidad mínima de pedido.	No
order_multiple	Tamaño del bulto.	No

ℹ️

Some Spanish names are also recognised, for example precio, moneda, unidad, codigo and multiplo. The file can weigh up to ten megabytes unless your administrator changed the limit.También se reconocen algunos nombres en español, por ejemplo precio, moneda, unidad, codigo y multiplo. El archivo puede pesar hasta diez megabytes, salvo que tu administrador haya cambiado el límite.

Upload and review

Subir y revisar

Choose the supplier in the supplier field of New import.
Press Select CSV and choose the file.
Press Upload + dry-run. The system reads the file and compares it with the catalog without changing anything.
Read the result. The tiles show how many rows the file has (Total), how many can be applied (Accepted), how many were held back (Flagged) and how many cannot be loaded (Rejected).
Open the tabs to see the rows of each group. The Reason column says why a row was flagged or rejected.

Elegí el proveedor en el campo de proveedor de Nueva importación.
Tocá Seleccionar CSV y elegí el archivo.
Tocá Cargar + simular. El sistema lee el archivo y lo compara con el catálogo sin cambiar nada.
Leé el resultado. Los recuadros muestran cuántas filas trae el archivo (Total), cuántas se pueden aplicar (Aceptadas), cuántas quedaron retenidas (Marcadas) y cuántas no se pueden cargar (Rechazadas).
Abrí las pestañas para ver las filas de cada grupo. La columna Razón dice por qué una fila quedó marcada o rechazada.

Group	What it means
New	The supplier did not have that product in the catalog. It will be added.
Price changed	The price differs from the catalog by a small margin. It will be updated.
L/T changed	Same price, different delivery time. It will be updated.
Unchanged	The row matches the catalog.
Flagged	The price changes by more than the margin your company accepts. The row is held back and is not applied.
Rejected	The price, the currency or the delivery time is missing, or the product was not found.

Grupo	Qué significa
Nuevas	El proveedor no tenía ese producto en el catálogo. Se va a agregar.
Cambios precio	El precio difiere del catálogo por un margen chico. Se va a actualizar.
L/T	Mismo precio, distinto plazo de entrega. Se va a actualizar.
Sin cambios	La fila coincide con el catálogo.
Marcadas	El precio cambia más que el margen que acepta tu empresa. La fila queda retenida y no se aplica.
Rechazadas	Falta el precio, la moneda o el plazo de entrega, o no se encontró el producto.

ℹ️

The number next to each tab is reliable for All, Flagged and Rejected. For the other tabs, open the tab and look at its rows.El número al lado de cada pestaña es confiable en Todas, Marcadas y Rechazadas. En las demás, abrí la pestaña y mirá sus filas.

Apply the import

Aplicar la importación

When the review looks right, press Commit. The button says how many rows will be applied. The accepted rows go to the supplier catalog; the flagged and the rejected ones are left out. The notice Applied … rows confirms it and the run changes to committed.

Cuando la revisión está bien, tocá Confirmar. El botón dice cuántas filas se van a aplicar. Las filas aceptadas pasan al catálogo de proveedores; las marcadas y las rechazadas quedan afuera. El aviso Aplicadas … filas lo confirma y la ejecución pasa a confirmada.

To correct the rows that failed, press Download rejected (CSV), fix them in the file and upload it again.
A flagged row cannot be released from this screen. If the new price is right, change it by hand in the supplier catalog.
Close leaves the review without applying. The run stays in Recent imports, where View opens it again.

Para corregir las filas que fallaron, tocá Descargar rechazadas (CSV), arreglalas en el archivo y volvé a subirlo.
Una fila marcada no se puede liberar desde esta pantalla. Si el precio nuevo está bien, cambialo a mano en el catálogo de proveedores.
Cerrar sale de la revisión sin aplicar. La ejecución queda en Importaciones recientes, donde Ver la vuelve a abrir.

⚠️

An import is applied once. After Commit the button is disabled for that run: to load more changes, upload a new file.Una importación se aplica una sola vez. Después de Confirmar el botón queda deshabilitado para esa ejecución: para cargar más cambios, subí un archivo nuevo.

Import templates

Plantillas de importación

Import Templates lets you save, with a name, which column of a supplier's file corresponds to which field. Today the import does not use these templates yet: it recognises the columns by the names in the table above. Rename the columns of the file before uploading it.

Plantillas de importación permite guardar, con un nombre, qué columna del archivo de un proveedor corresponde a qué campo. Hoy la importación todavía no usa estas plantillas: reconoce las columnas por los nombres de la tabla de arriba. Renombrá las columnas del archivo antes de subirlo.

Common issues

Problemas habituales

The Upload + dry-run button is greyed out: The supplier or the file is missing.
I cannot choose my Excel file: The screen takes CSV files. In your spreadsheet, use Save as and choose CSV.
"File size … exceeds tenant limit …": The file is larger than allowed. Split it into two files and upload them separately.
Almost every row was rejected: Look at the Reason column. Usually a column has a name the system does not recognise, or the product codes of the file are not the ones of your products.
The Commit button is greyed out: No row was accepted, or that run was already applied.
"Commit failed": Nothing was applied. Open the run again from Recent imports and try once more; if it repeats, tell your administrator.

El botón Cargar + simular está en gris: Falta el proveedor o el archivo.
No puedo elegir mi archivo de Excel: La pantalla toma archivos CSV. En tu planilla, usá Guardar como y elegí CSV.
«File size … exceeds tenant limit …»: El archivo pesa más de lo permitido. Partilo en dos archivos y subilos por separado.
Casi todas las filas quedaron rechazadas: Mirá la columna Razón. Lo habitual es que una columna tenga un nombre que el sistema no reconoce, o que los códigos de producto del archivo no sean los de tus productos.
El botón Confirmar está en gris: No hay ninguna fila aceptada, o esa ejecución ya se aplicó.
«Error al confirmar»: No se aplicó nada. Volvé a abrir la ejecución desde Importaciones recientes y probá otra vez; si se repite, avisale a tu administrador.