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How POS sales arrive

Cómo llegan las ventas del POS

The sales of the counters do not reach the ledger one by one. What is posted is each closed cash session, as a single entry: what was taken with each payment method against the sales and their tax.

Las ventas de las cajas no llegan al mayor una por una. Lo que se registra es cada sesión de caja cerrada, en un solo asiento: lo cobrado con cada medio de pago contra las ventas y su impuesto.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Receivables → Retail Receipts · Retail Cash Sessions · Accounting → Settings → Retail Account Mapping

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Cuentas por cobrar → Comprobantes de Retail · Sesiones de Caja de Retail · Contabilidad → Configuración → Mapeo de Cuentas de Retail

What accounting sees of the POS

Qué ve contabilidad del POS

Screen	What it shows	What you do there
Retail Receipts	The fiscal vouchers the counters issued in a period, with their status at the tax authority, their authorisation code, net, tax and total. Vouchers issued in a test environment carry the label test.	Look things up and export. Nothing is edited or posted here.
Retail Cash Sessions	Each closed till, with what was expected, what was counted, the difference, and whether it is in the ledger. An open till does not appear.	Post the sessions.
Retail Account Mapping	The ledger account of each line of the session entry.	Set it up once and complete it when a new payment method appears.

Pantalla	Qué muestra	Qué hacés ahí
Comprobantes de Retail	Los comprobantes fiscales que emitieron las cajas en un período, con su estado ante el organismo fiscal, su CAE, neto, IVA y total. Los emitidos en un ambiente de prueba llevan la etiqueta prueba.	Consultar y exportar. Acá no se edita ni se registra nada.
Sesiones de Caja de Retail	Cada caja cerrada, con lo esperado, lo contado, la diferencia, y si está en el mayor. Una caja abierta no aparece.	Contabilizar las sesiones.
Mapeo de Cuentas de Retail	La cuenta contable de cada línea del asiento de la sesión.	Configurarlo una vez y completarlo cuando aparece un medio de pago nuevo.

Both lists start on the current month: change From and To for another period. The Authorised total and the export of Retail Receipts cover only the page on screen.

Las dos listas arrancan en el mes en curso: cambiá Desde y Hasta para otro período. El Total autorizado y la exportación de Comprobantes de Retail cubren solo la página en pantalla.

Map the accounts first

Primero mapeá las cuentas

A session is posted only when every line of its entry has an account. There is no fallback account.

Una sesión se contabiliza solo cuando todas las líneas de su asiento tienen cuenta. No hay cuenta de reserva.

Open Retail Account Mapping. The table brings one row for Net sales and one row for each usual payment method.
Choose the account of each row: type part of the number or the name in Account and pick it. Only active accounts that accept entries are offered.
Add what is missing. In Kind choose Tender or VAT rate, type its Code and press Add item. If you do not know the code, try to post a session: the refusal names each item that has no account, with its code.
Press Save mapping.

Abrí Mapeo de Cuentas de Retail. La tabla trae una fila para Ventas netas y una fila por cada medio de pago habitual.
Elegí la cuenta de cada fila: escribí parte del número o del nombre en Cuenta y elegila. Solo se ofrecen cuentas activas que aceptan asientos.
Agregá lo que falte. En Tipo elegí Medio de pago o Alícuota de IVA, escribí su Código y tocá Agregar ítem. Si no sabés el código, intentá contabilizar una sesión: el rechazo nombra cada ítem que no tiene cuenta, con su código.
Tocá Guardar mapeo.

ℹ️

Saving the mapping, and the switch described below, need the Accounting Manager or Tenant Administrator role.Guardar el mapeo, y el interruptor que se describe abajo, piden el rol Accounting Manager o Tenant Administrator.

Post one session

Contabilizar una sesión

Open Retail Cash Sessions and click the date in Closed, or the Entry button, of a session that reads Not posted.
Read the entry. The Closing entry screen shows each line with its origin, debit and credit, and says whether it is Balanced.
Press Post to ledger. There is no confirmation. The entry is created and posted in one step, and the screen changes to posted as entry with its number. View journal entry opens it.

Abrí Sesiones de Caja de Retail y hacé clic en la fecha de Cierre, o en el botón Asiento, de una sesión que dice Sin contabilizar.
Leé el asiento. La pantalla Asiento de cierre muestra cada línea con su origen, debe y haber, y dice si Cuadra.
Tocá Contabilizar. No pide confirmación. El asiento se crea y se registra en un solo paso, y la pantalla pasa a contabilizado en el asiento con su número. Ver asiento lo abre.

If the session holds vouchers that the tax authority rejected or has not answered yet, the screen shows the box This session would not be posted as it stands and offers no button: those vouchers have to be resolved at the POS first.

Si la sesión tiene comprobantes que el organismo fiscal rechazó o todavía no contestó, la pantalla muestra el recuadro Esta sesión no se contabilizaría tal como está y no ofrece el botón: primero hay que resolver esos comprobantes en el POS.

Post every pending session of a period

Contabilizar todas las sesiones pendientes de un período

Set From and To in Retail Cash Sessions. The period on screen is the period that is posted, for every branch.
Press Post pending sessions and then Post.
Read the result. The dialog says how many sessions were closed, how many were pending, how many were posted now and how many were refused. Under Not posted, and why, each refused session comes with its reason. One that cannot be posted does not stop the others.

Poné Desde y Hasta en Sesiones de Caja de Retail. El período en pantalla es el período que se contabiliza, para todas las sucursales.
Tocá Contabilizar pendientes y después Contabilizar.
Leé el resultado. El diálogo dice cuántas sesiones estaban cerradas, cuántas pendientes, cuántas se contabilizaron ahora y cuántas se rechazaron. En No contabilizadas, y por qué, cada sesión rechazada viene con su motivo. Una que no se puede contabilizar no frena a las demás.

ℹ️

A session cannot be posted twice: posting one that is already in the ledger writes nothing. The period can be up to one year long.Una sesión no se puede contabilizar dos veces: contabilizar una que ya está en el mayor no escribe nada. El período puede tener hasta un año.

What the entry contains

Qué trae el asiento

A debit for each payment method: what was taken with it in authorised sales, minus what authorised returns gave back.
A credit for net sales: the sales before tax, minus the returns.
A credit for each tax rate: the tax of the authorised vouchers, minus the returns.

Un debe por cada medio de pago: lo cobrado con ese medio en ventas autorizadas, menos lo que devolvieron las devoluciones autorizadas.
Un haber por las ventas netas: las ventas antes de impuestos, menos las devoluciones.
Un haber por cada alícuota: el impuesto de los comprobantes autorizados, menos las devoluciones.

The entry is dated on the day the till was closed. Only vouchers the tax authority authorised count. A return is netted in the session of the original sale, not in the session where the money was given back. Posting the session also queues the cost of the goods sold, which is posted separately.

El asiento lleva la fecha del día en que se cerró la caja. Cuentan solo los comprobantes que el organismo fiscal autorizó. Una devolución se descuenta en la sesión de la venta original, no en la sesión en la que se devolvió la plata. Contabilizar la sesión también deja en cola el costo de la mercadería vendida, que se registra aparte.

⚠️

The cash difference of the till is not posted. The entry carries what was sold in cash, not what was counted: Expected, Counted and Variance in the list are for information. A shortage or a surplus, the opening float and the cash taken out of the drawer have to be recorded as journal entries.La diferencia de caja no se registra. El asiento lleva lo vendido en efectivo, no lo contado: Esperado, Contado y Diferencia en la lista son informativos. Un faltante o un sobrante, el fondo inicial y el efectivo retirado del cajón hay que asentarlos como asientos manuales.

Reverse a posted session

Revertir una sesión contabilizada

On a session that reads Posted, open its entry, press Reverse and write the Reason. A reversing entry is posted in an open period and the original stays in the ledger. The session reads Reversed and can be posted again, for example after correcting the mapping.

En una sesión que dice Contabilizada, abrí su asiento, tocá Revertir y escribí el Motivo. Se registra un asiento de reversión en un período abierto y el original queda en el mayor. La sesión pasa a Revertida y se puede volver a contabilizar, por ejemplo después de corregir el mapeo.

Posting automatically when the till closes

Contabilizar automáticamente al cerrar la caja

In Retail Account Mapping, the switch Post each session automatically when its till closes makes every session post by itself a moment after the cashier closes. It comes switched off: turn it on once a few sessions have posted correctly by hand. If a session cannot be posted, the cashier's close is not affected and nobody is notified: the session simply stays Not posted. With the switch on, keep looking at the list.

En Mapeo de Cuentas de Retail, el interruptor Contabilizar cada sesión automáticamente al cerrar la caja hace que cada sesión se contabilice sola un momento después de que el cajero cierra. Viene apagado: activalo cuando algunas sesiones ya se hayan contabilizado bien a mano. Si una sesión no se puede contabilizar, el cierre del cajero no se ve afectado y no se le avisa a nadie: la sesión simplemente queda Sin contabilizar. Con el interruptor activado, seguí mirando la lista.

Common issues

Problemas habituales

«Falta asignar cuenta contable a: … Configuralas en el mapeo de cuentas de retail.»: The entry has lines without an account. The message names each one: medio de pago followed by a code is a payment method, IVA (alícuota …) is a tax rate, ventas is net sales. Press Open the account mapping, add each item with that same code, save and post again.
«Estas cuentas del mapeo no aceptan asientos: …»: An account of the mapping is inactive, does not accept entries or no longer exists. Choose another account in the mapping.
«La sesión … no se puede contabilizar todavía: …»: The session has vouchers rejected or pending at the tax authority. They are resolved at the POS; then post again.
«La sesión … no tiene ventas autorizadas: no hay nada que contabilizar.»: The session had no authorised sale. There is nothing to post.
"Fiscal period '…' is closed. No postings allowed.": The till was closed on a day of a closed period. The period has to be reopened to post that session.
"Retail source unavailable": The screen could not read the POS. It does not mean that nothing was sold. Reload the page.
The Ledger column of a session is blank: Its posting state could not be read. Reload the page before deciding that it is not posted.
«El período no puede superar un año; contabilizá por tramos.»: Shorten the dates and post in several rounds.
A session I posted no longer matches its entry: A return made later on one of its sales is netted in that session. Reverse the session and post it again.

«Falta asignar cuenta contable a: … Configuralas en el mapeo de cuentas de retail.»: El asiento tiene líneas sin cuenta. El mensaje nombra cada una: medio de pago seguido de un código es un medio de pago, IVA (alícuota …) es una alícuota, ventas son las ventas netas. Tocá Abrir el mapeo de cuentas, agregá cada ítem con ese mismo código, guardá y volvé a contabilizar.
«Estas cuentas del mapeo no aceptan asientos: …»: Una cuenta del mapeo está inactiva, no acepta asientos o ya no existe. Elegí otra cuenta en el mapeo.
«La sesión … no se puede contabilizar todavía: …»: La sesión tiene comprobantes rechazados o pendientes ante el organismo fiscal. Se resuelven en el POS; después volvé a contabilizar.
«La sesión … no tiene ventas autorizadas: no hay nada que contabilizar.»: La sesión no tuvo ninguna venta autorizada. No hay nada que registrar.
«Fiscal period '…' is closed. No postings allowed.»: La caja se cerró un día de un período cerrado. Hay que reabrir el período para contabilizar esa sesión.
«Origen retail no disponible»: La pantalla no pudo leer el POS. No significa que no se haya vendido. Recargá la página.
La columna Mayor de una sesión está en blanco: No se pudo leer su estado de registro. Recargá la página antes de dar por hecho que no está contabilizada.
«El período no puede superar un año; contabilizá por tramos.»: Acortá las fechas y contabilizá en varias tandas.
Una sesión que contabilicé ya no coincide con su asiento: Una devolución hecha después sobre una de sus ventas se descuenta en esa sesión. Revertí la sesión y volvé a contabilizarla.