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Approving, posting and paying a supplier invoice

Aprobar, registrar y pagar una factura de proveedor

A checked invoice is approved by a second person, posted to the ledger and then paid. This chapter covers each step, what the entry looks like, how to void, and what the system does today about payments.

Una factura controlada la aprueba una segunda persona, se registra en el mayor y después se paga. Este capítulo cubre cada paso, cómo es el asiento, cómo anular, y qué hace hoy el sistema con los pagos.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Payables → Vendor bills → an invoice

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Cuentas por pagar → Facturas de proveedor → una factura

Approve

Aprobar

Open an invoice in Matched and press Approve. There is no confirmation. The person who approves cannot be the person who typed the invoice. The invoice becomes Approved and can no longer be edited.

Abrí una factura en Conciliada y tocá Aprobar. No pide confirmación. Quien aprueba no puede ser quien cargó la factura. La factura pasa a Aprobada y ya no se puede editar.

Post to the ledger

Registrar en el mayor

Look at the GL preview on post card. It shows, account by account, exactly the entry that posting will write.
If the card shows a red message, an account is missing in the company's account mappings. The message says which. The Post button stays disabled until it is solved.
Press Post and confirm. The entry is written with the date of the invoice, and the invoice becomes Posted.

Mirá la tarjeta Asiento que se registrará. Muestra, cuenta por cuenta, exactamente el asiento que se va a escribir.
Si la tarjeta muestra un mensaje en rojo, falta una cuenta en los mapeos de cuentas de la empresa. El mensaje dice cuál. El botón Registrar queda deshabilitado hasta que se resuelva.
Tocá Registrar y confirmá. El asiento se escribe con la fecha de la factura, y la factura pasa a Registrada.

Side	Account	Amount
Debit	Goods received not invoiced	For each line of a purchase order: the quantity invoiced at the price of the order. It clears what the goods receipt had left pending.
Debit or credit	Purchase price variance	The difference between what the supplier charged and the price of the order: a debit if it charged more, a credit if less.
Debit	The expense account of the line	For each line without a purchase order.
Debit	Input tax	The tax of the invoice.
Credit	Suppliers (accounts payable)	The total minus the withholdings.
Credit	Withholdings payable	The withholdings, when there are any.

Lado	Cuenta	Importe
Debe	Mercadería recibida no facturada	Por cada línea de una orden de compra: la cantidad facturada al precio de la orden. Cancela lo que la recepción había dejado pendiente.
Debe o haber	Variación de precio de compras	La diferencia entre lo que cobró el proveedor y el precio de la orden: debe si cobró más, haber si cobró menos.
Debe	La cuenta de gasto de la línea	Por cada línea sin orden de compra.
Debe	Impuesto de compras	El impuesto de la factura.
Haber	Proveedores	El total menos las retenciones.
Haber	Retenciones a pagar	Las retenciones, cuando las hay.

After posting, the side card shows Journal entry with the link View entry, and the quantity invoiced of each line of the purchase order goes up.

Después de registrar, la tarjeta lateral muestra Asiento con el enlace Ver asiento, y sube la cantidad facturada de cada línea de la orden de compra.

Void

Anular

Void is available until the invoice has payments. It asks for a reason. If the invoice was posted, its entry is reversed and the lines of the purchase order are freed to be invoiced again. An invoice that is Partially paid or Paid cannot be voided: it is corrected with a supplier credit memo.

Anular está disponible hasta que la factura tiene pagos. Pide un motivo. Si la factura estaba registrada, su asiento se revierte y las líneas de la orden de compra quedan libres para facturarse de nuevo. Una factura Pagada en parte o Pagada no se puede anular: se corrige con una nota de crédito de proveedor.

Supplier invoice statuses

Estados de una factura de proveedor

Status	Meaning	What comes next
Draft	Just created. It normally lasts an instant, until the check runs.	Re-run match.
Matched	Every line passed the check.	Approve.
Match exception	At least one line has a quantity or price variance.	Resolve the lines, or edit.
On hold	A line is waiting for a receipt.	Edit and save when the goods arrive.
Approved	Approved by a second person.	Post, or void.
Posted	In the ledger, with a balance to pay.	Pay, or void.
Partially paid	Part of the balance was covered.	Pay the rest.
Paid	Nothing left to pay.	—
Voided	Cancelled, with its reason.	—

Estado	Qué significa	Qué sigue
Borrador	Recién creada. Normalmente dura un instante, hasta que corre el control.	Volver a controlar.
Conciliada	Todas las líneas pasaron el control.	Aprobar.
Excepción de control	Al menos una línea tiene diferencia de cantidad o de precio.	Resolver las líneas, o editar.
Retenida	Una línea espera una recepción.	Editar y guardar cuando llegue la mercadería.
Aprobada	Aprobada por una segunda persona.	Registrar, o anular.
Registrada	En el mayor, con saldo por pagar.	Pagar, o anular.
Pagada en parte	Una parte del saldo se cubrió.	Pagar el resto.
Pagada	No queda nada por pagar.	—
Anulada	Cancelada, con su motivo.	—

Paying: what the system does today

Pagar: qué hace hoy el sistema

In this version, the balance of a supplier invoice goes down in one way only: applying a supplier credit memo to it. In Payables → Debit Memos or Receivables → Credit Memos, create a credit memo with direction AP, send it, and press Apply to Bill with the identifier of the invoice, the long code at the end of the address of its page. The invoice becomes Partially paid or Paid. Apply credits only to invoices that are already Posted. See Credit and debit memos.

En esta versión, el saldo de una factura de proveedor baja de una sola forma: aplicándole una nota de crédito de proveedor. En Cuentas por pagar → Notas de Débito o Cuentas por cobrar → Notas de Crédito, creá una nota de crédito con sentido AP, enviala, y tocá Aplicar a factura de proveedor con el identificador de la factura, el código largo al final de la dirección de su página. La factura pasa a Pagada en parte o Pagada. Aplicá créditos solo a facturas que ya estén en Registrada. Mirá Notas de crédito y de débito.

The money that leaves the bank is recorded as a journal entry, debit to suppliers and credit to the bank account. A posted invoice that you paid outside the system keeps showing its balance until a credit is applied to it.

La plata que sale del banco se asienta como asiento manual, debe a proveedores y haber a la cuenta bancaria. Una factura registrada que pagaste por fuera del sistema sigue mostrando su saldo hasta que se le aplique un crédito.

⚠️

Payment Runs is not ready to pay invoices yet. The screen lets you create a run, submit it, have another person approve it and execute it, but a run does not pick up the invoices that are due, carries no amounts, and executing it does not create payments, does not produce a file for the bank and does not change any invoice. The same goes for Make Payment in Payments.Corridas de Pago todavía no sirve para pagar facturas. La pantalla deja crear una corrida, enviarla, que otra persona la apruebe y ejecutarla, pero una corrida no toma las facturas que vencen, no lleva importes, y ejecutarla no crea pagos, no genera un archivo para el banco ni cambia ninguna factura. Lo mismo vale para Make Pago en Pagos.

Common issues

Problemas habituales

"You don’t have permission to perform this action." when approving: You typed this invoice. Another person has to approve it.
"Run the match before approving (bill is still DRAFT)": Press Re-run match and then Approve.
"Line … has a PO line but no GRNI account": The account for goods received not invoiced is missing in the account mappings. Whoever looks after the ledger has to map it.
"Bill carries tax but no input-tax account is mapped": The default account for input tax is missing in the account mappings.
"No accounts-payable account resolved for the bill": The default suppliers account is missing in the account mappings.
"Line … has no expense account": A line without a purchase order has no account and the company has no default expense account. Void the invoice and type it again with the account.
"A bill with payments cannot be voided — issue a vendor credit instead": The invoice has something paid. Correct it with a supplier credit memo.
"Fiscal period '…' is closed. No postings allowed.": The date of the invoice falls in a closed period. The period has to be reopened, or the invoice voided and typed with another date.

«No tienes permiso para realizar esta acción.» al aprobar: Esta factura la cargaste vos. La tiene que aprobar otra persona.
«Run the match before approving (bill is still DRAFT)»: Tocá Volver a controlar y después Aprobar.
«Line … has a PO line but no GRNI account»: Falta la cuenta de mercadería recibida no facturada en los mapeos de cuentas. La tiene que mapear quien lleva el mayor.
«Bill carries tax but no input-tax account is mapped»: Falta la cuenta por defecto del impuesto de compras en los mapeos de cuentas.
«No accounts-payable account resolved for the bill»: Falta la cuenta de proveedores por defecto en los mapeos de cuentas.
«Line … has no expense account»: Una línea sin orden de compra no tiene cuenta y la empresa no tiene cuenta de gasto por defecto. Anulá la factura y cargala de nuevo con la cuenta.
«A bill with payments cannot be voided — issue a vendor credit instead»: La factura tiene algo pagado. Corregila con una nota de crédito de proveedor.
«Fiscal period '…' is closed. No postings allowed.»: La fecha de la factura cae en un período cerrado. Hay que reabrir el período, o anular la factura y cargarla con otra fecha.