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Reconciling a bank account
Conciliar una cuenta bancaria
Reconciling is explaining, line by line, why the balance of the bank statement and the balance of your ledger are not the same, until the difference is zero.
Conciliar es explicar, línea por línea, por qué el saldo del extracto del banco y el saldo de tu mayor no son iguales, hasta que la diferencia sea cero.
Start a reconciliation
Iniciar una conciliación
- Import the statement of the period first. See Importing a bank statement.
- Open Reconciliations and choose the account in Bank Account.
- Press New Reconciliation.
- Type the Statement Date, the closing date of the statement, and the Statement Ending Balance, the closing balance printed on it.
- Press Create. The workspace of the reconciliation opens.
- Importá primero el extracto del período. Mirá Importar un extracto bancario.
- Abrí Conciliaciones y elegí la cuenta en Banco Cuenta.
- Tocá New Reconciliation.
- Escribí la Extracto Fecha, la fecha de cierre del extracto, y el Extracto Ending Saldo, el saldo final que trae impreso.
- Tocá Create. Se abre el espacio de trabajo de la conciliación.
ℹ️
An account can have only one reconciliation in progress at a time. The reconciliation gets its number when you complete it; until then the list shows it without a number.Una cuenta puede tener una sola conciliación en curso a la vez. La conciliación recibe su número cuando la completás; hasta entonces la lista la muestra sin número.
The five figures
Las cinco cifras
| Figure | What it is |
|---|---|
| Statement ending balance | The closing balance you typed when starting. |
| GL balance | The balance of the ledger account of this bank account, from posted entries up to the statement date. |
| Uncleared book items | Collections, payments and transfers of your books that the bank does not show yet: the open rows of the right panel. |
| Bank items not in books | Lines of the statement that are still unmatched. |
| Difference to explain | The statement balance, minus the bank items not in books, plus the uncleared book items, minus the ledger balance. It has to reach 0.00. |
| Cifra | Qué es |
|---|---|
| Saldo final del extracto | El saldo final que cargaste al iniciar. |
| Saldo contable | El saldo de la cuenta contable de esta cuenta bancaria, por los asientos registrados hasta la fecha del extracto. |
| Partidas de libros pendientes | Cobros, pagos y transferencias de tus libros que el banco todavía no muestra: las filas abiertas del panel derecho. |
| Movimientos del banco sin registrar | Líneas del extracto que siguen sin emparejar. |
| Diferencia a explicar | El saldo del extracto, menos los movimientos del banco sin registrar, más las partidas de libros pendientes, menos el saldo contable. Tiene que llegar a 0,00. |
The two panels
Los dos paneles
On the left, Bank statement lines: the lines of the account dated up to the statement date. The switch shows the ones that are Unmatched, Matched or Excluded. On the right, Book items · open: what your books say went through this account and the bank has not confirmed.
A la izquierda, Líneas del extracto: las líneas de la cuenta con fecha hasta la del extracto. El selector muestra las Sin emparejar, las Emparejadas o las Excluidas. A la derecha, Partidas de libros · abiertas: lo que tus libros dicen que pasó por esta cuenta y el banco no confirmó.
⚠️
The right panel lists only collections completed in Receive Payment that were deposited in this account. Money you booked with a journal entry is inside the GL balance, but it is not a row you can match. A statement line for something you already booked that way is cleared by excluding it, as explained below.El panel derecho lista solo los cobros completados en Recibir Pago que se depositaron en esta cuenta. La plata que asentaste con un asiento manual está dentro del Saldo contable, pero no es una fila que puedas emparejar. Una línea del extracto por algo que ya asentaste así se despeja excluyéndola, como se explica abajo.
Match what the bank and the books agree on
Emparejar lo que el banco y los libros coinciden
- Press Auto-match suggested. The system matches by itself every statement line that has a book item with the same amount, to the cent, and a date at most five days apart.
- Review the other suggestions. In the Suggestion column, a line can propose a book item with the same amount but a more distant date, one whose number appears in the description of the line, or two items that add up to the line. Clicking the suggestion only selects the rows.
- Match by hand. Tick one or more lines on the left and one or more items on the right. The bar at the bottom shows both totals; Match selected is enabled only when they are equal to the cent.
- Undo a wrong match in the Matched view, with the icon Undo match.
- Tocá Conciliar sugeridas. El sistema empareja solo cada línea del extracto que tiene una partida de libros con el mismo importe, al centavo, y una fecha a no más de cinco días.
- Revisá las demás sugerencias. En la columna Sugerencia, una línea puede proponer una partida con el mismo importe pero una fecha más lejana, una cuyo número aparece en la descripción de la línea, o dos partidas que suman la línea. Hacer clic en la sugerencia solo selecciona las filas.
- Emparejá a mano. Tildá una o más líneas a la izquierda y una o más partidas a la derecha. La barra de abajo muestra los dos totales; Emparejar selección se habilita solo cuando son iguales al centavo.
- Deshacé un emparejamiento equivocado en la vista Emparejadas, con el ícono Deshacer emparejamiento.
Explain what is left
Explicar lo que queda
| The statement line is… | What to do |
|---|---|
| Something already in your ledger through a journal entry: a payment to a supplier, a transfer, a tax. | Tick the line, press Exclude bank line and write why. The line stops counting as not in books. |
| Something that is not in your ledger yet and has to be: a bank fee, interest. | Press Adjustment entry at the top, choose the Counter account, type the Amount and the Reason, and press Post adjustment. Then exclude the line. |
| A collection of a customer you have not recorded. | Record the collection first; then match or exclude the line. |
| La línea del extracto es… | Qué hacer |
|---|---|
| Algo que ya está en tu mayor por un asiento manual: un pago a un proveedor, una transferencia, un impuesto. | Tildá la línea, tocá Excluir línea del banco y escribí por qué. La línea deja de contar como sin registrar. |
| Algo que todavía no está en tu mayor y tiene que estar: una comisión bancaria, intereses. | Tocá Asiento de ajuste arriba, elegí la Cuenta de contrapartida, escribí el Importe y el Motivo, y tocá Registrar ajuste. Después excluí la línea. |
| Un cobro de un cliente que no asentaste. | Asentá primero el cobro; después emparejá o excluí la línea. |
An adjustment entry is a real entry in the ledger, dated on the statement date, between the ledger account of the bank and the account you choose. A positive amount raises the bank balance in your books, as with interest; a negative amount lowers it, as with a fee. The period of the statement date has to be open.
Un asiento de ajuste es un asiento real en el mayor, con la fecha del extracto, entre la cuenta contable del banco y la cuenta que elijas. Un importe positivo sube el saldo del banco en tus libros, como con los intereses; uno negativo lo baja, como con una comisión. El período de la fecha del extracto tiene que estar abierto.
⚠️
Check the sign of the amount the dialog proposes. Do not accept it as it comes: for a fee the amount has to be negative, for interest positive. If after posting the difference grew instead of shrinking, the sign was wrong.Revisá el signo del importe que propone el diálogo. No lo aceptes como viene: para una comisión el importe tiene que ser negativo, para intereses positivo. Si después de registrar la diferencia creció en vez de achicarse, el signo estaba mal.
⚠️
An exclusion is permanent. An excluded line cannot be brought back, not even by voiding the reconciliation. The link No book item — record an entry that shows on a line is not available yet: use the Adjustment entry button at the top.Una exclusión es definitiva. Una línea excluida no se puede recuperar, ni siquiera anulando la conciliación. El enlace Sin partida — registrar asiento que aparece en una línea todavía no está disponible: usá el botón Asiento de ajuste de arriba.
Complete
Completar
When Difference to explain reads 0.00, the Complete button is enabled. Press it and confirm: the reconciliation gets its number, becomes Completed and everything in it is locked.
Cuando Diferencia a explicar marca 0,00, se habilita el botón Completar. Tocalo y confirmá: la conciliación recibe su número, pasa a Completado y todo lo que tiene queda bloqueado.
⚠️
A difference of zero is necessary, not sufficient. The system lets you complete with statement lines still unmatched, because a line the bank shows and your books do not is one of the things that explain the gap. Before completing, look at the Unmatched view and make sure every line left there is really something your books do not have yet.Una diferencia en cero es necesaria, no suficiente. El sistema deja completar con líneas del extracto todavía sin emparejar, porque una línea que el banco muestra y tus libros no es una de las cosas que explican la diferencia. Antes de completar, mirá la vista Sin emparejar y asegurate de que cada línea que quedó ahí sea de verdad algo que tus libros todavía no tienen.
Void a reconciliation
Anular una conciliación
Void works on a reconciliation in progress and on a completed one. It asks for a reason, undoes every match and reverses the adjustment entries. There is no way to reopen a completed reconciliation: it is voided and done again.
Anular funciona en una conciliación en curso y en una completada. Pide un motivo, deshace todos los emparejamientos y revierte los asientos de ajuste. No hay forma de reabrir una conciliación completada: se anula y se hace de nuevo.
| Status | Meaning |
|---|---|
| In Progress | Open: you can match, exclude and adjust. |
| Completed | Closed with a difference of zero. Read only. |
| Voided | Cancelled, with its matches undone and its adjustments reversed. |
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En Progreso | Abierta: podés emparejar, excluir y ajustar. |
| Completado | Cerrada con diferencia en cero. Solo lectura. |
| Anulado | Cancelada, con sus emparejamientos deshechos y sus ajustes revertidos. |
Common issues
Problemas habituales
- "An in-progress reconciliation already exists for this bank account"
- Finish or void the one that is open. It is in the list, under In Progress.
- The Complete button is greyed out
- The difference is not 0.00. Match, exclude or post an adjustment until it is.
- The GL balance shows zero
- The bank account is tied to a wrong ledger account, or nothing was posted to that account up to the statement date.
- The right panel is empty
- No collection was completed against this account up to the statement date. What you booked with journal entries is in the GL balance: exclude its statement lines.
- Match selected is greyed out
- The totals of the two sides are not equal to the cent, or one side has nothing ticked.
- "Statement line … is not an open line of this statement"
- The line was already matched or excluded, perhaps from the Transactions screen. Refresh the page.
- "Fiscal period '…' is closed. No postings allowed." when posting an adjustment
- The statement date falls in a closed period. The adjustment cannot be dated otherwise: the period has to be reopened.
- The GL Balance column of the list is empty
- That column of the list is not filled in. Open the reconciliation to see the figure.
- «An in-progress reconciliation already exists for this bank account»
- Terminá o anulá la que está abierta. Está en la lista, en En Progress.
- El botón Completar está en gris
- La diferencia no es 0,00. Emparejá, excluí o registrá un ajuste hasta que lo sea.
- El Saldo contable muestra cero
- La cuenta bancaria está atada a una cuenta contable equivocada, o no se registró nada en esa cuenta hasta la fecha del extracto.
- El panel derecho está vacío
- No se completó ningún cobro contra esta cuenta hasta la fecha del extracto. Lo que asentaste con asientos manuales está en el Saldo contable: excluí sus líneas del extracto.
- Emparejar selección está en gris
- Los totales de los dos lados no son iguales al centavo, o un lado no tiene nada tildado.
- «Statement line … is not an open line of this statement»
- La línea ya estaba emparejada o excluida, quizás desde la pantalla Transacciones. Actualizá la página.
- «Fiscal period '…' is closed. No postings allowed.» al registrar un ajuste
- La fecha del extracto cae en un período cerrado. El ajuste no puede llevar otra fecha: hay que reabrir el período.
- La columna GL Saldo de la lista está vacía
- Esa columna de la lista no se completa. Abrí la conciliación para ver la cifra.