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After saving: send, issue, post and void

Después de guardar: enviar, emitir, registrar y anular

A saved invoice is still a draft. Sending it makes it collectable, posting it takes it to the ledger, issuing it asks the tax authority for a voucher, and voiding it cancels it. The order in which you do these steps matters.

Una factura guardada sigue siendo un borrador. Enviarla la vuelve cobrable, registrarla la lleva al mayor, emitirla le pide un comprobante al organismo fiscal, y anularla la cancela. El orden en que hacés estos pasos importa.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Receivables → Invoices → an invoice

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Cuentas por cobrar → Facturas → una factura

The order that works

El orden que funciona

Send the invoice. It leaves Draft and becomes Sent.
Post it to the ledger while it is still Sent. A different person from the one who created it has to do this.
Issue it fiscally , if your company issues its vouchers from the back office.
Record the collection when the customer pays. See Collections and ageing.

Enviá la factura. Sale de Borrador y pasa a Enviado.
Registrala en el mayor mientras sigue en Enviado. Lo tiene que hacer una persona distinta de la que la creó.
Emitila fiscalmente , si tu empresa emite sus comprobantes desde la administración.
Asentá el cobro cuando el cliente paga. Mirá Cobros y antigüedad de saldos.

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Post before anything else happens to the invoice. Only an invoice in Sent can be posted. Once it has a payment recorded, or once it passes its due date and turns Overdue, it can no longer be posted from the screen. The Post to GL button also shows on a Paid invoice, but there it always fails.Registrá antes de que a la factura le pase otra cosa. Solo se puede registrar una factura en Enviado. Una vez que tiene un cobro asentado, o que pasa su vencimiento y queda Vencido, ya no se puede registrar desde la pantalla. El botón Registrar hasta GL también aparece en una factura Pagado, pero ahí siempre falla.

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Send before issuing fiscally. If you issue a draft, the Send Invoice button disappears, and without sending there is no way to collect or post the invoice.Enviá antes de emitir fiscalmente. Si emitís un borrador, el botón Enviar Factura desaparece, y sin enviar no hay forma de cobrar ni de registrar la factura.

Send

Enviar

Press Send Invoice on the draft. There is no confirmation. The invoice becomes Sent and its sending date is stored. Sending does not e-mail anything to the customer and writes nothing in the ledger: it only takes the invoice out of draft. To give it to the customer, press Generate PDF: the file is saved in Documents, in the folder Invoice PDFs, and View PDF opens it. Ctrl+P prints the invoice.

Tocá Enviar Factura en el borrador. No pide confirmación. La factura pasa a Enviado y queda guardada la fecha de envío. Enviar no le manda ningún correo al cliente ni escribe nada en el mayor: solo saca la factura del borrador. Para dársela al cliente, tocá Generate PDF: el archivo se guarda en Documentos, en la carpeta Invoice PDFs, y Ver PDF lo abre. Ctrl+P imprime la factura.

Post to the ledger

Registrar en el mayor

Press Post to GL. The dialog Post Invoice to General Ledger opens.
Choose the receivables account in AR Account and the income account in Revenue Account. Both lists show every active account of the chart, so nothing stops you from choosing a wrong one: check the number.
Press Post to GL. The entry is created and posted in one step, with the date of the invoice.

Tocá Registrar hasta GL. Se abre el diálogo Registrar Factura hasta General Mayor.
Elegí la cuenta de deudores en AR Cuenta y la cuenta de ingresos en Cuenta de Ingresos. Las dos listas muestran todas las cuentas activas del plan, así que nada te impide elegir una equivocada: revisá el número.
Tocá Contabilizar en el libro mayor. El asiento se crea y se registra en un solo paso, con la fecha de la factura.

The entry debits the receivables account for the total of the invoice and credits the income account. If the company has a default account for output tax in its account mappings, the tax is credited there; if it does not, the tax is credited to the income account together with the sale, and no warning is shown. The same happens with discounts and the default sales discount account.

El asiento debita la cuenta de deudores por el total de la factura y acredita la cuenta de ingresos. Si la empresa tiene una cuenta por defecto para el impuesto de ventas en sus mapeos de cuentas, el impuesto se acredita ahí; si no la tiene, el impuesto se acredita a la cuenta de ingresos junto con la venta, y no aparece ningún aviso. Lo mismo pasa con los descuentos y la cuenta por defecto de descuentos de venta.

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After posting, the invoice stays Sent and the Post to GL button is gone. The invoice page does not show the entry: look for it in Journal Entries, by the invoice number in its description.Después de registrar, la factura sigue en Enviado y el botón Registrar hasta GL desaparece. La página de la factura no muestra el asiento: buscalo en Asientos Contables, por el número de factura en su descripción.

Issue fiscally

Emitir fiscalmente

Issuing asks the tax authority for an authorisation code and a fiscal number for the invoice, exactly as it stands. It is a separate step: it does not send the invoice and does not post it. The Issue fiscal invoice button shows only when the company has one point of sale registered for the back office, in Accounting → Settings → Fiscal Setup.

Emitir le pide al organismo fiscal un código de autorización y un número fiscal para la factura, tal como está. Es un paso aparte: no envía la factura ni la registra. El botón Emitir factura fiscal aparece solo cuando la empresa tiene un punto de venta registrado para la administración, en Contabilidad → Configuración → Configuración Fiscal.

Press Issue fiscal invoice. The dialog shows the customer, the total, the point of sale, the environment and the document types allowed.
Read the warnings. In a test environment the code returned looks real and has no fiscal validity.
Press Request the voucher. If it is authorised, the Fiscal voucher card shows the voucher number, the authorisation code and its expiry, and the Fiscal voucher button downloads the PDF.

Tocá Emitir factura fiscal. El diálogo muestra el cliente, el total, el punto de venta, el ambiente y los tipos de comprobante habilitados.
Leé los avisos. En un ambiente de prueba el código que vuelve parece real y no tiene validez fiscal.
Tocá Pedir el comprobante. Si se autoriza, la tarjeta Comprobante fiscal muestra el número del comprobante, el CAE y su vencimiento, y el botón Comprobante fiscal descarga el PDF.

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Issuing cannot be undone. Once authorised, the invoice can no longer be changed or voided: the only correction is a fiscal credit note. See Credit and debit memos.La emisión no se puede deshacer. Una vez autorizada, la factura ya no se puede cambiar ni anular: la única corrección es una nota de crédito fiscal. Mirá Notas de crédito y de débito.

If no answer comes back, the card shows Pending and the button changes to Resolve issuance. Press it: it asks what happened to the same request and never requests a second voucher.

Si no vuelve respuesta, la tarjeta muestra Pendiente y el botón cambia a Resolver emisión. Tocalo: consulta qué pasó con el mismo pedido y nunca pide un segundo comprobante.

Void

Anular

Void cancels an invoice that has nothing collected and has not been issued fiscally. It asks for a reason. If the invoice was posted, its entry is reversed automatically: in the original period if it is still open, otherwise with today's date. A voided invoice keeps its number and cannot be brought back.

Anular cancela una factura que no tiene nada cobrado y que no fue emitida fiscalmente. Pide un motivo. Si la factura estaba registrada, su asiento se revierte solo: en el período original si sigue abierto, y si no con fecha de hoy. Una factura anulada conserva su número y no se puede recuperar.

Invoice statuses

Estados de una factura

Status	Meaning	How it gets there
Draft	Saved, with its internal number. It commits to nothing.	When it is created, by hand or from a sales order.
Sent	Collectable, and ready to be posted.	Send Invoice.
Partially paid	Part of it was collected or covered by a credit memo.	A payment or a credit smaller than the balance.
Paid	Nothing left to collect.	A payment or a credit that brings the balance to zero.
Overdue	Its due date has passed with a balance.	By itself, in a check the system runs every night.
Void	Cancelled.	Void.

Estado	Qué significa	Cómo llega ahí
Borrador	Guardada, con su número interno. No compromete nada.	Al crearla, a mano o desde un pedido de venta.
Enviado	Cobrable, y lista para registrarse.	Enviar Factura.
Pago parcial	Una parte se cobró o la cubrió una nota de crédito.	Un cobro o un crédito menor que el saldo.
Pagado	No queda nada por cobrar.	Un cobro o un crédito que lleva el saldo a cero.
Vencido	Pasó su vencimiento con saldo.	Solo, en un control que el sistema corre todas las noches.
Nulo	Cancelada.	Anular.

The fiscal status is separate and shows only on issued invoices: Authorized, Pending while there is no answer, or Rejected. A rejected invoice can be issued again.

El estado fiscal va aparte y aparece solo en las facturas emitidas: Autorizado, Pendiente mientras no hay respuesta, o Rechazado. Una factura rechazada se puede volver a emitir.

Common issues

Problemas habituales

"Only sent invoices can be posted to GL": The invoice is not in Sent: it is a draft, it already has a payment, or it turned overdue. A draft only needs Send Invoice. In the other cases it can no longer be posted from the screen: tell whoever looks after the ledger, so the entry is made by hand.
"You don’t have permission to perform this action." when posting: You created this invoice. Another person has to post it.
"Invoice must have a positive amount": The invoice has no lines or its total is zero. Add a line with Add Line.
"Cannot void invoice with payments applied. Refund first.": The invoice has something collected. It cannot be voided: correct it with a credit memo.
"… line(s) would post a different tax than the draft shows": The tax rules changed after the invoice was saved. The lines of a saved invoice cannot be saved again: void the invoice and create it again.
There is no Issue fiscal invoice button: The company has no point of sale registered for the back office, or has more than one. It is set up in Fiscal Setup.
«La factura no está vinculada a un cliente del CRM…»: The invoice was typed with a name instead of a customer chosen from the list, or it arrived from a sales order. It cannot be issued fiscally.
«El cliente … no tiene condición fiscal declarada…»: Complete the tax condition on the customer record in CRM and issue again.

«Only sent invoices can be posted to GL»: La factura no está en Enviado: es un borrador, ya tiene un cobro, o quedó vencida. A un borrador solo le falta Enviar Factura. En los otros casos ya no se puede registrar desde la pantalla: avisale a quien lleva el mayor, para que el asiento se haga a mano.
«No tienes permiso para realizar esta acción.» al registrar: Esta factura la creaste vos. La tiene que registrar otra persona.
«Invoice must have a positive amount»: La factura no tiene líneas o su total es cero. Agregá una línea con Agregar Línea.
«Cannot void invoice with payments applied. Refund first.»: La factura tiene algo cobrado. No se puede anular: corregila con una nota de crédito.
«… line(s) would post a different tax than the draft shows»: Las reglas de impuestos cambiaron después de guardar la factura. Las líneas de una factura guardada no se pueden volver a guardar: anulá la factura y creala de nuevo.
No aparece el botón Emitir factura fiscal: La empresa no tiene un punto de venta registrado para la administración, o tiene más de uno. Se configura en Configuración Fiscal.
«La factura no está vinculada a un cliente del CRM…»: La factura se cargó con un nombre en vez de un cliente elegido de la lista, o llegó desde un pedido de venta. No se puede emitir fiscalmente.
«El cliente … no tiene condición fiscal declarada…»: Completá la condición fiscal en la ficha del cliente en CRM y volvé a emitir.