User manualManual de usuario › Receivables, payables and banking › Receivables › Collections and ageingCobrar, pagar y bancos › Cuentas por cobrar › Cobros y antigüedad de saldos

Collections and ageing

Cobros y antigüedad de saldos

When a customer pays, you lower the balance of the invoice. This chapter covers how to record a collection today, what the Payments screen keeps, and how to see what is overdue.

Cuando un cliente paga, bajás el saldo de su factura. Este capítulo cubre cómo asentar un cobro hoy, qué guarda la pantalla Pagos, y cómo ver lo que está vencido.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Receivables → Invoices · Payments · Aging Analysis

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Cuentas por cobrar → Facturas · Pagos · Análisis de Antigüedad

Record a collection on the invoice

Asentar un cobro en la factura

This is the way that works for every invoice, whether you created it or it arrived from a sales order.

Esta es la forma que funciona con cualquier factura, la hayas creado vos o haya llegado desde un pedido de venta.

Open the invoice. It has to be Sent, Partially paid or Overdue.
Press Record Payment. The dialog proposes the full balance in Payment Amount.
Type what was actually collected if it is less, and press Record Payment.

Abrí la factura. Tiene que estar en Enviado, Pago parcial o Vencido.
Tocá Registro Pago. El diálogo propone el saldo completo en Payment Amount.
Escribí lo que realmente se cobró si es menos, y tocá Registro Pago.

Amount Paid goes up, Balance Due goes down, and the invoice becomes Partially paid or, when nothing is left, Paid.

Monto pagado sube, Saldo pendiente baja, y la factura pasa a Pago parcial o, cuando no queda nada, a Pagado.

⚠️

This records only the amount. It does not ask for a date, a payment method or a bank account, and it does not write an entry in the ledger. The entry for the money that came in, debit to bank or cash and credit to receivables, has to be made as a journal entry. Post the invoice to the ledger before recording its first collection: afterwards it can no longer be posted.Esto asienta solo el importe. No pide fecha, medio de pago ni cuenta bancaria, y no escribe un asiento en el mayor. El asiento por la plata que entró, debe a banco o caja y haber a deudores, hay que hacerlo como asiento manual. Registrá la factura en el mayor antes de asentar su primer cobro: después ya no se puede registrar.

⛔

A collection recorded this way cannot be undone. There is no button to remove it. Check the amount before confirming.Un cobro asentado así no se puede deshacer. No hay botón para quitarlo. Revisá el importe antes de confirmar.

The Receive Payment screen

La pantalla Recibir Pago

Payments → Receive Payment opens Receive customer payment, a screen built to record one receipt and spread it over several invoices of a customer: you choose the customer, the date, the amount, the method and the bank account, and the grid Allocate to open items lists the customer's open invoices so you can type how much goes to each, or press Auto-allocate oldest first.

Pagos → Recibir Pago abre Registrar cobro de cliente, una pantalla hecha para asentar un cobro y repartirlo entre varias facturas de un cliente: elegís el cliente, la fecha, el importe, el medio de pago y la cuenta bancaria, y la grilla Imputar a documentos abiertos lista las facturas abiertas del cliente para que escribas cuánto va a cada una, o toques Imputar automáticamente (más viejas primero).

⚠️

Today that grid stays empty for most customers. It lists only invoices that are linked to the customer record, and neither the invoices created with New invoice nor the ones that arrive from sales orders show up in it. A receipt saved with nothing allocated is kept as Pending: it does not lower any invoice and writes nothing in the ledger, even though the message says it was posted. Until this changes, record collections on each invoice, as explained above.Hoy esa grilla queda vacía para la mayoría de los clientes. Lista solo facturas vinculadas a la ficha del cliente, y ni las facturas creadas con Nueva factura ni las que llegan desde pedidos de venta aparecen ahí. Un cobro guardado sin nada imputado queda en Pendiente: no baja ninguna factura ni escribe nada en el mayor, aunque el mensaje diga que se registró. Hasta que esto cambie, asentá los cobros en cada factura, como se explica arriba.

When the grid does list invoices, the receipt works in one step: it is posted for the full amount received, debit to the ledger account of the bank account chosen in Deposited in and credit to the company's default receivables account, and each invoice is lowered by what you typed in Apply. For this the company needs a default receivables account in its account mappings.

Cuando la grilla sí lista facturas, el cobro funciona en un solo paso: se registra por todo el importe cobrado, debe a la cuenta contable de la cuenta bancaria elegida en Depositado en y haber a la cuenta de deudores por defecto de la empresa, y cada factura baja por lo que escribiste en Imputar. Para esto la empresa necesita una cuenta de deudores por defecto en sus mapeos de cuentas.

The Payments list

La lista Pagos

Payments lists every receipt and payment recorded on that screen, with its number, type, customer or supplier, date, method, amount and status. You can search by number or name, filter by date and by status, and Export the page you are looking at.

Pagos lista todos los cobros y pagos asentados en esa pantalla, con su número, tipo, cliente o proveedor, fecha, medio, importe y estado. Podés buscar por número o nombre, filtrar por fecha y por estado, y Exportar la página que estás viendo.

Status	Meaning
Pending	Saved, not in the ledger.
Completed	Posted to the ledger.
Void	Cancelled, with its reason.

Estado	Qué significa
Pendiente	Guardado, sin registrar en el mayor.
Completado	Registrado en el mayor.
Nulo	Anulado, con su motivo.

Void on a payment asks for a reason and, if the payment had an entry, reverses it. It does not give the balance back to the invoices the payment had lowered: those stay as they were.
Edit and Complete Payment, on a pending payment, are not available yet.
Make Payment saves a note of a payment to a supplier, with the name typed by hand. It stays Pending: it does not settle a supplier invoice and does not reach the ledger.

Anular en un pago pide un motivo y, si el pago tenía asiento, lo revierte. No les devuelve el saldo a las facturas que el pago había bajado: esas quedan como estaban.
Editar y Completar Pago, en un pago pendiente, todavía no están disponibles.
Make Pago guarda una anotación de un pago a un proveedor, con el nombre escrito a mano. Queda en Pendiente: no cancela una factura de proveedor ni llega al mayor.

See what is overdue

Ver lo que está vencido

Every night the system marks as Overdue the invoices whose due date has passed and that still have a balance. Aging Analysis groups what is owed by customer and by how late it is, always as of today:

Todas las noches el sistema marca como Vencido las facturas cuyo vencimiento pasó y que todavía tienen saldo. Análisis de Antigüedad agrupa lo adeudado por cliente y por atraso, siempre a la fecha de hoy:

Column	What goes in it
Current	Not yet due, or due today.
1-30	One to thirty days past due.
31-60	Thirty-one to sixty days past due.
61-90	Sixty-one to ninety days past due.
90+	More than ninety days past due.

Columna	Qué entra
Actual	Todavía no vencido, o vence hoy.
1-30	De uno a treinta días de atraso.
31-60	De treinta y uno a sesenta días de atraso.
61-90	De sesenta y uno a noventa días de atraso.
90+	Más de noventa días de atraso.

The chart shows the ten customers that owe the most, and Export CSV downloads every row of the table. To see the invoices behind a figure, go to ERP Invoices and filter by Overdue.

El gráfico muestra los diez clientes que más deben, y Exportar CSV descarga todas las filas de la tabla. Para ver las facturas detrás de una cifra, andá a Facturas del ERP y filtrá por Vencido.

⚠️

Read the ageing with its limits. It counts the invoices that arrived from sales orders, not the ones created with New invoice; it works on the most recent five hundred invoices; it adds amounts in different currencies together; and it groups by customer name, so two customers with the same name come as one. The Accounts Payable tab does not show supplier invoices yet.Leé la antigüedad con sus límites. Cuenta las facturas que llegaron desde pedidos de venta, no las creadas con Nueva factura; trabaja sobre las quinientas facturas más recientes; suma entre sí importes en distintas monedas; y agrupa por nombre de cliente, así que dos clientes con el mismo nombre salen como uno. La pestaña Cuentas por pagar todavía no muestra facturas de proveedor.

ℹ️

The system has no customer account statements and sends no payment reminders. To tell a customer what it owes, export the ageing or the invoice list.El sistema no tiene resúmenes de cuenta de clientes ni manda recordatorios de pago. Para decirle a un cliente lo que debe, exportá la antigüedad o la lista de facturas.

Common issues

Problemas habituales

"Payment amount exceeds amount due: …": You typed more than the balance of the invoice. Type the balance at most.
"Invoice is already fully paid": The invoice has no balance. Reload the page: someone may have recorded the collection before you.
There is no Record Payment button: The invoice is a draft, is paid or is void. A draft has to be sent first.
"Nothing open for this customer": The Receive Payment screen found no invoice linked to that customer. Record the collection on the invoice itself.
"Failed to complete payment" or "Failed to update payment": Complete Payment and Edit are not available yet on the payment page.
An invoice is still Overdue after the customer paid: Record the collection on the invoice: the status changes when the balance changes.
"No outstanding receivables" with invoices unpaid: The ageing does not count invoices created by hand. Look at them in Invoices.

«Payment amount exceeds amount due: …»: Escribiste más que el saldo de la factura. Escribí como máximo el saldo.
«Invoice is already fully paid»: La factura no tiene saldo. Recargá la página: puede que alguien haya asentado el cobro antes que vos.
No aparece el botón Registro Pago: La factura es un borrador, está pagada o está anulada. A un borrador primero hay que enviarlo.
«Este cliente no tiene documentos abiertos»: La pantalla Recibir Pago no encontró ninguna factura vinculada a ese cliente. Asentá el cobro en la propia factura.
«Error al completar pago» o «Error al actualizar pago»: Completar Pago y Editar todavía no están disponibles en la página del pago.
Una factura sigue en Vencido después de que el cliente pagó: Asentá el cobro en la factura: el estado cambia cuando cambia el saldo.
«No pendiente cuentas por cobrar» habiendo facturas impagas: La antigüedad no cuenta las facturas creadas a mano. Miralas en Facturas.