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Bank accounts and petty cash

Cuentas bancarias y caja chica

A bank account in the system is the record of an account you hold at a bank, tied to one account of the ledger. It is where statements are imported and what you reconcile. Petty cash funds are kept on a separate screen.

Una cuenta bancaria en el sistema es la ficha de una cuenta que tenés en un banco, atada a una cuenta del mayor. Es donde se importan los extractos y lo que conciliás. Los fondos de caja chica se llevan en una pantalla aparte.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Banking → Bank Accounts · Petty Cash

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Banca → Cuentas Bancarias · Caja Chica

Create a bank account

Crear una cuenta bancaria

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Review every field before pressing Create. There is no screen to edit a bank account afterwards: the number, the currency, the type, the ledger account and the opening balance stay as you typed them.Revisá todos los campos antes de tocar Crear. No hay pantalla para editar una cuenta bancaria después: el número, la moneda, el tipo, la cuenta contable y el saldo inicial quedan como los cargaste.

Get the identifier of the ledger account. In Chart of Accounts, open the account that represents this bank account in the ledger and copy the long code at the end of the address of its page.
Press New Bank Account in Bank Accounts.
Fill in Account Name, Bank Name and Account Number. The name has to be unique in the company.
Choose Currency and Account Type: Checking for a current account, Savings or Credit.
Paste the code in GL Account ID. The field has no search: it takes the identifier, not the account number. Each ledger account can be tied to a single bank account.
Type Opening Balance and Opening Balance Date.
Add Routing Number, IBAN, SWIFT Code and Notes if you use them, and press Create.

Conseguí el identificador de la cuenta contable. En Plan de Cuentas, abrí la cuenta que representa esta cuenta bancaria en el mayor y copiá el código largo al final de la dirección de su página.
Tocá Nuevo Banco Cuenta en Cuentas Bancarias.
Completá Cuenta Nombre, Banco Nombre y Cuenta Número. El nombre tiene que ser único en la empresa.
Elegí Moneda y Cuenta Tipo: Verificando para una cuenta corriente, Ahorro o Crédito.
Pegá el código en GL Cuenta ID. El campo no tiene buscador: lleva el identificador, no el número de cuenta. Cada cuenta contable se puede atar a una sola cuenta bancaria.
Escribí Apertura Saldo y Apertura Saldo Fecha.
Agregá Routing Número, IBAN, SWIFT Código y Notas si los usás, y tocá Crear.

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Check the pasted code twice. The system does not verify that the code belongs to an account of your chart. With a wrong code the account is created anyway, and later its reconciliations show a ledger balance of zero.Revisá dos veces el código pegado. El sistema no verifica que el código sea de una cuenta de tu plan. Con un código equivocado la cuenta se crea igual, y después sus conciliaciones muestran un saldo contable en cero.

ℹ️

Creating the account writes nothing in the ledger. If the bank account already had money, its opening balance has to be in the ledger through a journal entry.Crear la cuenta no escribe nada en el mayor. Si la cuenta bancaria ya tenía plata, su saldo inicial tiene que estar en el mayor mediante un asiento.

The balance you see

El saldo que ves

Balance in the list and Current Balance on the account page show the opening balance you typed. That figure does not move when you import statements, record collections or reconcile. The home page of Banking adds it up as Cash position and, from the day after the opening date, counts the account under the notice bank balances older than today; importing a statement does not clear that notice. The balance that follows your books is the GL balance of each reconciliation. See Reconciling a bank account.

Saldo en la lista y Actual Saldo en la página de la cuenta muestran el saldo inicial que cargaste. Esa cifra no se mueve cuando importás extractos, asentás cobros o conciliás. La página de inicio de Banca la suma como Posición de caja y, desde el día siguiente a la fecha de apertura, cuenta la cuenta en el aviso saldos bancarios anteriores a hoy; importar un extracto no quita ese aviso. El saldo que sigue a tus libros es el Saldo contable de cada conciliación. Mirá Conciliar una cuenta bancaria.

The account page

La página de la cuenta

Clicking an account opens its page, with its data, its balance and three tabs: Signatories, Transactions with the latest twenty lines, and Reconciliations with the latest twenty. In Signatories, Add Signatory records who may sign for the account: the user, the Authority Level, a Signing Limit and the dates from and to. It is a record for reference: the system does not check signatories or limits anywhere, and a signatory cannot be edited or removed.

Al hacer clic en una cuenta se abre su página, con sus datos, su saldo y tres pestañas: Signatories, Transactions con las últimas veinte líneas, y Reconciliations con las últimas veinte. En Signatories, Add Signatory deja asentado quién puede firmar por la cuenta: el usuario, el Nivel de autorización, un Signing Limite y las fechas desde y hasta. Es un registro de consulta: el sistema no controla firmantes ni límites en ningún lado, y un firmante no se puede editar ni quitar.

Deactivate an account

Desactivar una cuenta

Deactivate, in the row menu or on the account page, marks the account as Inactive and takes it out of the figures of the home page. It cannot be activated again. An inactive account is still offered in the account selectors of the other banking screens.

Desactivar, en el menú de la fila o en la página de la cuenta, marca la cuenta como Inactivo y la saca de las cifras de la página de inicio. No se puede volver a activar. Una cuenta inactiva se sigue ofreciendo en los selectores de cuenta de las demás pantallas de banca.

Transfers between accounts

Transferencias entre cuentas

The Transfers screen lists transfers between two bank accounts, but creating one is not available yet. Record a transfer between your accounts as a journal entry: debit to the ledger account of the bank that receives and credit to the one that sends.

La pantalla Transferencias lista transferencias entre dos cuentas bancarias, pero crear una todavía no está disponible. Asentá una transferencia entre tus cuentas como asiento manual: debe a la cuenta contable del banco que recibe y haber a la del que envía.

Petty cash

Caja chica

Petty Cash keeps the balance of each fund of small cash: how much it should hold, how much it has, and what was spent from it.

Caja Chica lleva el saldo de cada fondo de efectivo chico: cuánto debería tener, cuánto tiene, y en qué se gastó.

Create the fund. Press New Fund and fill in Fund Name, Custodian User ID, Bank Account, Imprest Amount (the fixed amount of the fund) and Currency. The custodian is typed as the internal identifier of the user, not as a name: ask your administrator for it. Press Create Fund. The fund starts full.
Record each expense. On the card of the fund press Disburse and fill in Date, Amount, Expense Account ID, Payee and Description; tick Receipt if there is a voucher. The balance of the fund goes down. An expense larger than the balance is refused.
Top the fund up. Press Replenish and choose the Source Bank Account. You do not type an amount: the fund always goes back to its fixed amount.

Creá el fondo. Tocá New Fund y completá Nombre del Fondo, ID de usuario custodio, Banco Cuenta, Imprest Monto (el importe fijo del fondo) y Moneda. El custodio se carga con el identificador interno del usuario, no con un nombre: pedíselo a tu administrador. Tocá Create Fund. El fondo arranca lleno.
Asentá cada gasto. En la tarjeta del fondo tocá Desembolsar y completá Fecha, Monto, Expense Cuenta ID, Beneficiario y Descripción; tildá Recibo si hay comprobante. El saldo del fondo baja. Un gasto mayor que el saldo se rechaza.
Reponé el fondo. Tocá Reponer y elegí la Origen Banco Cuenta. No se escribe un importe: el fondo siempre vuelve a su importe fijo.

The bar on the card turns amber when less than half of the fund is left and red below a fifth. The arrow on the card opens the latest twenty movements.

La barra de la tarjeta se pone ámbar cuando queda menos de la mitad del fondo y roja por debajo de la quinta parte. La flecha de la tarjeta abre los últimos veinte movimientos.

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Petty cash is a record on the side: it writes nothing in the ledger. Creating a fund, an expense and a top-up do not create entries, and the accounts you type are not debited or credited. Record the expenses and the top-ups in the ledger as journal entries. A movement cannot be corrected or deleted, and a fund cannot be closed or changed.La caja chica es un registro aparte: no escribe nada en el mayor. Crear un fondo, un gasto y una reposición no generan asientos, y las cuentas que cargás no se debitan ni se acreditan. Asentá los gastos y las reposiciones en el mayor como asientos manuales. Un movimiento no se puede corregir ni borrar, y un fondo no se puede cerrar ni cambiar.

Common issues

Problemas habituales

"Bank account with name '…' already exists for this tenant": Another bank account has that name. Use a different one.
"GL account is already linked to another bank account": That ledger account is tied to another bank account. Each bank account needs its own ledger account.
"Bank account is already inactive": The account was already deactivated. Reload the list.
The balance of the account does not change: It is the opening balance: it does not follow the movements. Look at the GL balance in a reconciliation.
I typed something wrong when creating the account: It cannot be edited. Deactivate the account and create it again with a different name; the ledger account can be tied to one bank account only, so the new one needs another ledger account.
"Disbursement amount (…) exceeds current balance (…)": The fund does not have that much. Top it up first.
"Fund is already at imprest amount, no replenishment needed": The fund is full: there is nothing to top up.

«Bank account with name '…' already exists for this tenant»: Otra cuenta bancaria tiene ese nombre. Usá uno distinto.
«GL account is already linked to another bank account»: Esa cuenta contable está atada a otra cuenta bancaria. Cada cuenta bancaria necesita su propia cuenta contable.
«Bank account is already inactive»: La cuenta ya estaba desactivada. Recargá la lista.
El saldo de la cuenta no cambia: Es el saldo inicial: no sigue los movimientos. Mirá el Saldo contable en una conciliación.
Cargué algo mal al crear la cuenta: No se puede editar. Desactivá la cuenta y creala de nuevo con otro nombre; la cuenta contable se puede atar a una sola cuenta bancaria, así que la nueva necesita otra cuenta contable.
«Disbursement amount (…) exceeds current balance (…)»: El fondo no tiene tanto. Reponelo primero.
«Fund is already at imprest amount, no replenishment needed»: El fondo está lleno: no hay nada que reponer.