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Receivables, payables and banking at a glance
El recorrido de cobrar, pagar y bancos
This part of Accounting holds what customers owe you, what you owe suppliers and what the bank says. This chapter shows which documents arrive by themselves from other modules, which ones you type, and the two rules that apply to every posting.
Esta parte de Contabilidad guarda lo que te deben los clientes, lo que les debés a los proveedores y lo que dice el banco. Este capítulo muestra qué documentos llegan solos desde otros módulos, cuáles cargás vos, y las dos reglas que valen para todo registro en el mayor.
What arrives by itself and what you type
Qué llega solo y qué cargás vos
Accounting does not start from zero: part of its documents are raised by other modules. Knowing which ones tells you where to look when something is missing.
Contabilidad no arranca de cero: parte de sus documentos los generan otros módulos. Saber cuáles te dice dónde mirar cuando falta algo.
| What happens | What appears in Accounting | What is left for you |
|---|---|---|
| A sales order is shipped | A customer invoice in Draft, with the customer name, the shipped quantities and the prices of the order. By default there is one invoice per order, when the whole order has been shipped; a company can be set to get one invoice per shipment. | Review it, send it, post it to the ledger and record its collection. See After saving. |
| A sales return is completed | A credit memo in Draft for the refunded amount, only if the company turned that option on in its sales policies. It is off by default. | Add nothing, but send it, post it and apply it. See Credit and debit memos. |
| A till is closed at the POS | Nothing by itself, unless the company turned on automatic posting. The closed session waits in Retail Cash Sessions. | Post each closed session. See How POS sales arrive. |
| Goods are received against a purchase order | A ledger entry for the goods received and not yet invoiced. No supplier invoice is created. | Type the supplier invoice when it arrives. See Entering a supplier invoice. |
| A supplier sends an invoice | Nothing. | You type it. |
| A customer pays, or you pay a supplier | Nothing. | You record it. See Collections and ageing. |
| The bank moves money | Nothing. | You import the statement or type the lines. See Importing a bank statement. |
| Qué pasa | Qué aparece en Contabilidad | Qué te queda a vos |
|---|---|---|
| Se despacha un pedido de venta | Una factura al cliente en Borrador, con el nombre del cliente, las cantidades despachadas y los precios del pedido. Por defecto sale una factura por pedido, cuando se despachó el pedido entero; una empresa puede estar configurada para tener una factura por despacho. | Revisarla, enviarla, registrarla en el mayor y asentar su cobro. Mirá Después de guardar. |
| Se completa una devolución de venta | Una nota de crédito en Borrador por el importe reintegrado, solo si la empresa activó esa opción en sus políticas de venta. Viene desactivada. | No hay que agregarle nada, pero sí enviarla, registrarla y aplicarla. Mirá Notas de crédito y de débito. |
| Se cierra una caja en el POS | Nada por sí solo, salvo que la empresa haya activado el registro automático. La sesión cerrada espera en Sesiones de Caja de Retail. | Contabilizar cada sesión cerrada. Mirá Cómo llegan las ventas del POS. |
| Se recibe mercadería contra una orden de compra | Un asiento por la mercadería recibida y todavía no facturada. No se crea ninguna factura de proveedor. | Cargar la factura del proveedor cuando llega. Mirá Cargar una factura de proveedor. |
| Un proveedor manda su factura | Nada. | La cargás vos. |
| Un cliente paga, o le pagás a un proveedor | Nada. | Lo asentás vos. Mirá Cobros y antigüedad de saldos. |
| El banco mueve plata | Nada. | Importás el extracto o cargás las líneas. Mirá Importar un extracto bancario. |
⚠️
If an order was shipped and its invoice is not in Invoices, the system does not warn anyone: the shipment goes on and the invoice is simply not there. Check the list after shipping and, if it is missing, create the invoice by hand.Si se despachó un pedido y su factura no está en Facturas, el sistema no le avisa a nadie: el despacho sigue y la factura simplemente no está. Revisá la lista después de despachar y, si falta, creá la factura a mano.
ℹ️
Sales made at the POS never become customer invoices in Accounting, not even sales charged to a customer account. You see their fiscal vouchers in Invoices, marked POS, and their money reaches the ledger through the cash session.Las ventas del POS nunca se convierten en facturas a clientes en Contabilidad, ni siquiera las ventas a cuenta corriente. Sus comprobantes fiscales se ven en Facturas, marcados POS, y su plata llega al mayor a través de la sesión de caja.
What is in the menu
Qué hay en el menú
| Section | Screens | What they are for |
|---|---|---|
| Receivables | Invoices · ERP Invoices · Payments · Credit Memos · Aging Analysis · Retail Receipts · Retail Cash Sessions | What customers owe: invoices, credits, collections, what is overdue, and what the counters sold. |
| Payables | Vendor bills · Debit Memos | What you owe suppliers: their invoices, checked against the order and the receipt. |
| Banking | Bank Accounts · Transactions · Reconciliations · Transfers · Payment Runs · Petty Cash · Statement Import | What the bank says, and matching it with your books. |
| Settings | Retail Account Mapping · Fiscal Setup | The accounts the cash sessions post to, and the fiscal point of sale of the company. |
| Sección | Pantallas | Para qué sirven |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | Facturas · Facturas del ERP · Pagos · Notas de Crédito · Análisis de Antigüedad · Comprobantes de Retail · Sesiones de Caja de Retail | Lo que deben los clientes: facturas, créditos, cobros, lo vencido, y lo que vendieron las cajas. |
| Cuentas por pagar | Facturas de proveedor · Notas de Débito | Lo que les debés a los proveedores: sus facturas, controladas contra la orden y la recepción. |
| Banca | Cuentas Bancarias · Transacciones · Conciliaciones · Transferencias · Corridas de Pago · Caja Chica · Importar Extractos | Lo que dice el banco, y su cruce con tus libros. |
| Configuración | Mapeo de Cuentas de Retail · Configuración Fiscal | Las cuentas donde se registran las sesiones de caja, y el punto de venta fiscal de la empresa. |
Clicking the name of a section opens its home page, with the same screens as cards. Purchase orders, goods receipts and requisitions are not here: they live in Purchasing, and old links to them under Accounting take you there.
Al hacer clic en el nombre de una sección se abre su página de inicio, con las mismas pantallas en forma de tarjetas. Las órdenes de compra, las recepciones y las solicitudes no están acá: viven en Compras, y los enlaces viejos que apuntaban a Contabilidad te llevan ahí.
ℹ️
Payables and Banking are part of the Professional and Enterprise editions. In the Community edition those screens send you back to the dashboard.Cuentas por pagar y Banca son parte de las ediciones Professional y Enterprise. En la edición Community esas pantallas te devuelven al tablero.
Who can do what
Quién puede hacer qué
| Role | What it can do here |
|---|---|
| Accounting Manager | Everything in this section: create, send, post, void, approve, reconcile and change the retail account mapping. |
| Tenant Administrator | The same as the Accounting Manager. |
| Accounting Viewer | Open every list, document and report. It cannot create, post or change anything. |
| Rol | Qué puede hacer acá |
|---|---|
| Accounting Manager | Todo lo de esta sección: crear, enviar, registrar, anular, aprobar, conciliar y cambiar el mapeo de cuentas de retail. |
| Tenant Administrator | Lo mismo que el Accounting Manager. |
| Accounting Viewer | Abrir todas las listas, documentos e informes. No puede crear, registrar ni cambiar nada. |
The screens show the same buttons to everybody. If your role does not allow an action, you find out when you press the button: the system answers Action not allowed.
Las pantallas le muestran los mismos botones a todo el mundo. Si tu rol no permite una acción, te enterás al tocar el botón: el sistema contesta Acción no permitida.
Two rules for every posting
Dos reglas para todo registro en el mayor
- Two people. Whoever created an invoice or a memo cannot be the one who posts it to the ledger, and whoever typed a supplier invoice cannot be the one who approves it. A company can be set to let one person do both; that setting has no screen, so ask whoever administers your installation.
- An open period. A document is posted on its own date. If the fiscal period of that date is closed or locked, or does not exist, the posting is refused.
- Dos personas. Quien creó una factura o una nota no puede ser quien la registra en el mayor, y quien cargó una factura de proveedor no puede ser quien la aprueba. Una empresa puede estar configurada para que una sola persona haga las dos cosas; ese ajuste no tiene pantalla, así que pedíselo a quien administra tu instalación.
- Un período abierto. Un documento se registra con su propia fecha. Si el período fiscal de esa fecha está cerrado o bloqueado, o no existe, el registro se rechaza.
Common issues
Problemas habituales
- "You don’t have permission to perform this action."
- Either your role does not allow the action, or you are trying to post or approve a document you created yourself. The message is the same in both cases. Ask a colleague with the Accounting Manager role to do that step.
- "Fiscal period '…' is closed. No postings allowed."
- The date of the document falls in a closed period. The date of a saved document cannot be changed: the period has to be reopened, or the document voided and created again with a date in an open period.
- "No fiscal period found for date …"
- There is no fiscal period for that date. Whoever looks after the ledger has to create the fiscal year and its periods.
- A screen sends me to the dashboard
- Payables and Banking are not part of your edition, or your company has that part of Accounting switched off.
- «No tienes permiso para realizar esta acción.»
- O tu rol no permite la acción, o estás queriendo registrar o aprobar un documento que creaste vos. El mensaje es el mismo en los dos casos. Pedile ese paso a un compañero con el rol Accounting Manager.
- «Fiscal period '…' is closed. No postings allowed.»
- La fecha del documento cae en un período cerrado. La fecha de un documento guardado no se puede cambiar: hay que reabrir el período, o anular el documento y crearlo de nuevo con una fecha de un período abierto.
- «No fiscal period found for date …»
- No hay período fiscal para esa fecha. Quien lleva el mayor tiene que crear el ejercicio y sus períodos.
- Una pantalla me manda al tablero
- Cuentas por pagar y Banca no son parte de tu edición, o tu empresa tiene apagada esa parte de Contabilidad.