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Creating a customer invoice

Crear una factura a un cliente

An invoice is born as a draft that commits to nothing: it is not sent, not posted and not numbered fiscally until you say so. This chapter covers the two invoice lists and how to write a new invoice.

Una factura nace como un borrador que no compromete nada: no se envía, no se registra ni se numera fiscalmente hasta que lo indiques. Este capítulo cubre las dos listas de facturas y cómo armar una factura nueva.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Receivables → Invoices

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Cuentas por cobrar → Facturas

The two lists

Las dos listas

List	What it shows	What you do there
Invoices (title All invoices)	Every document of a period, whoever issued it: invoices and memos of the back office, marked ERP, and the fiscal vouchers of the counters, marked POS. Drafts and voided documents are listed too.	Find a document by date, origin, fiscal status, number or customer; open it; create a new invoice.
ERP Invoices (title Invoices)	The invoices that arrived from sales orders, with their balance and due date.	Filter by status (Draft, Sent, Partial, Paid, Overdue, Void), export.

Lista	Qué muestra	Qué hacés ahí
Facturas (título Todas las facturas)	Todos los documentos de un período, los haya emitido quien los haya emitido: facturas y notas de la administración, marcadas ERP, y los comprobantes fiscales de las cajas, marcados POS. También figuran los borradores y los anulados.	Buscar un documento por fecha, origen, estado fiscal, número o cliente; abrirlo; crear una factura nueva.
Facturas del ERP (título Facturas)	Las facturas que llegaron desde pedidos de venta, con su saldo y su vencimiento.	Filtrar por estado (Borrador, Enviado, Parcial, Pagado, Vencido, Anular), exportar.

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An invoice you create with New invoice appears only in Invoices. Today it is not listed in ERP Invoices. Look for it in Invoices, with Origin in ERP.Una factura que creás con Nueva factura aparece solo en Facturas. Hoy no figura en Facturas del ERP. Buscala en Facturas, con Origen en ERP.

In Invoices the period starts on the first day of the current month and ends today: change From and To to look further back. The totals at the top come one card per currency and are never added together; they include drafts and voided documents. Export downloads only the page you are looking at. Clicking a POS row opens a read-only summary of the voucher: it is corrected with a credit note at the POS, not here.

En Facturas el período arranca el primer día del mes en curso y termina hoy: cambiá Desde y Hasta para mirar más atrás. Los totales de arriba vienen en una tarjeta por moneda y nunca se suman entre sí; incluyen borradores y anulados. Exportar descarga solo la página que estás viendo. Al hacer clic en una fila POS se abre un resumen de solo lectura del comprobante: se corrige con una nota de crédito en el POS, no acá.

In ERP Invoices the screen works on the most recent five hundred invoices; older ones cannot be found there. The Void Selected button of that list is not available yet.

En Facturas del ERP la pantalla trabaja sobre las quinientas facturas más recientes; las más viejas no se encuentran ahí. El botón Anular Seleccionados de esa lista todavía no está disponible.

Write the invoice

Armar la factura

Press New invoice in Invoices. Everything is on one page and nothing is saved while you type.

Tocá Nueva factura en Facturas. Todo está en una sola página y nada se guarda mientras escribís.

Pick the customer. Type at least two letters of the name or the tax ID in Search a customer and choose it from the list. The name goes into Name on the invoice, and the screen shows the customer's Open balance and how many Overdue invoices it has, for context only.
Add the billing e-mail in Billing email if you want it on the invoice. It is not filled from the customer record.
Set the dates. Invoice date starts on today. Payment terms starts on Net 30 days and works out the Due date; choose Custom date or type the due date to set it by hand.
Check the currency. Currency comes from the customer or, failing that, from the company. An invoice holds a single currency, and the field is locked while there are line rows: to change it, remove every line, type the three-letter code and add the lines again.
Fill in the lines. For each one: Item or description, Qty, Unit price, Discount as a percentage, and Tax, where you choose one of the company's sales tax codes or No tax. Add line adds a row; the bin removes it.
Add a note in Notes on the invoice if the customer has to read something. It is printed on the invoice.
Press Save draft. The invoice gets its internal number, opens in Draft and you land on its page.

Elegí el cliente. Escribí al menos dos letras del nombre o de la identificación fiscal en Buscar un cliente y elegilo de la lista. El nombre pasa a Nombre en la factura, y la pantalla muestra el Saldo pendiente del cliente y cuántas Facturas vencidas tiene, solo como contexto.
Agregá el correo de facturación en Correo de facturación si querés que figure en la factura. No se completa desde la ficha del cliente.
Poné las fechas. Fecha de la factura arranca en hoy. Condiciones de pago arranca en 30 días y calcula la Fecha de vencimiento; elegí Fecha personalizada o escribí el vencimiento para ponerlo a mano.
Revisá la moneda. Moneda viene del cliente o, si no, de la empresa. Una factura lleva una sola moneda, y el campo queda bloqueado mientras haya filas de línea: para cambiarla, quitá todas las líneas, escribí el código de tres letras y volvé a agregarlas.
Completá las líneas. En cada una: Concepto o descripción, Cant., Precio unitario, Descuento en porcentaje, e Impuesto, donde elegís uno de los códigos de impuesto de venta de la empresa o Sin impuesto. Agregar línea suma una fila; el tacho la quita.
Agregá una nota en Notas de la factura si el cliente tiene que leer algo. Se imprime en la factura.
Tocá Guardar borrador. La factura recibe su número interno, queda en Borrador y pasás a su página.

⚠️

Pick the customer from the list; do not just type a name. A name typed by hand is accepted, but the invoice is then linked to no customer record, it can never be issued fiscally, and the customer cannot be assigned afterwards.Elegí el cliente de la lista; no escribas solo un nombre. Un nombre escrito a mano se acepta, pero la factura no queda vinculada a ninguna ficha, nunca se va a poder emitir fiscalmente, y el cliente no se puede asignar después.

⚠️

If you change the invoice date, check the due date. The due date is recalculated when you choose the payment terms, not when you move the invoice date.Si cambiás la fecha de la factura, revisá el vencimiento. El vencimiento se recalcula cuando elegís las condiciones de pago, no cuando movés la fecha de la factura.

ℹ️

The totals on screen (Subtotal, Discount, Tax, Total) are a preview. When you save, the system works out the tax of each line again with the company's tax rules, so the saved tax can differ from the preview. Look at the totals of the saved invoice before sending it.Los totales en pantalla (Subtotal, Descuento, Impuesto, Total) son una vista previa. Al guardar, el sistema vuelve a calcular el impuesto de cada línea con las reglas de impuestos de la empresa, así que el impuesto guardado puede diferir de la vista previa. Mirá los totales de la factura guardada antes de enviarla.

What can be changed after saving

Qué se puede cambiar después de guardar

Very little, so review before saving. On a draft you can only add lines, with Add Line on the Line Items card: description, quantity and unit price, without discount and without a tax of your choice. The customer, the dates, the terms, the currency and the existing lines cannot be changed, and a line cannot be removed. The Edit button of the invoice page is not available yet. If a draft is wrong, void it and create it again.

Muy poco, así que revisá antes de guardar. En un borrador solo podés agregar líneas, con Agregar Línea en la tarjeta Línea Elementos: descripción, cantidad y precio unitario, sin descuento y sin un impuesto elegido por vos. El cliente, las fechas, las condiciones, la moneda y las líneas existentes no se pueden cambiar, y una línea no se puede quitar. El botón Editar de la página de la factura todavía no está disponible. Si un borrador está mal, anulalo y crealo de nuevo.

Common issues

Problemas habituales

The Save draft button is greyed out: Something is missing: the name on the invoice, one of the two dates, or a line. Every row on screen has to be complete, so fill in or remove the empty row the page opens with. The e-mail, if typed, has to be valid, and the currency has to be three letters.
"Discard this invoice?": You are leaving the page with an invoice that was never saved. Keep editing takes you back; Discard loses everything you typed. Closing the browser tab does not ask.
I cannot type in Currency: The field is locked while there are line rows. Remove every row, change the currency and add the lines again.
"Currency is required: the tenant has no default currency": You left the currency empty and the company has no base currency set. Type the currency on the invoice.
The tax list of a line is empty: The company has no sales tax codes, or they could not be loaded. Reload the page; if it stays empty, the tax codes have to be set up first.
I saved the invoice and it is not in ERP Invoices: Invoices created by hand are listed in Invoices, not in ERP Invoices.

El botón Guardar borrador está en gris: Falta algo: el nombre en la factura, alguna de las dos fechas, o una línea. Todas las filas en pantalla tienen que estar completas, así que completá o quitá la fila vacía con la que abre la página. El correo, si lo escribiste, tiene que ser válido, y la moneda tiene que tener tres letras.
«¿Descartar esta factura?»: Estás saliendo de la página con una factura que nunca se guardó. Seguir editando te devuelve; Descartar pierde todo lo que escribiste. Cerrar la pestaña del navegador no pregunta.
No puedo escribir en Moneda: El campo queda bloqueado mientras haya filas de línea. Quitá todas las filas, cambiá la moneda y volvé a agregar las líneas.
«Currency is required: the tenant has no default currency»: Dejaste la moneda vacía y la empresa no tiene moneda base configurada. Escribí la moneda en la factura.
La lista de impuestos de una línea está vacía: La empresa no tiene códigos de impuesto de venta, o no se pudieron cargar. Recargá la página; si sigue vacía, primero hay que configurar los códigos de impuesto.
Guardé la factura y no está en Facturas del ERP: Las facturas creadas a mano figuran en Facturas, no en Facturas del ERP.