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Checking an invoice against the order and the receipt
Controlar una factura contra la orden y la recepción
Before a supplier invoice can be approved, the system compares it with the purchase order and with the goods actually received. When a line does not agree, somebody has to decide what happens with the difference.
Antes de que una factura de proveedor se pueda aprobar, el sistema la compara con la orden de compra y con la mercadería realmente recibida. Cuando una línea no coincide, alguien tiene que decidir qué pasa con la diferencia.
What is compared
Qué se compara
The check works line by line and looks at two things:
El control trabaja línea por línea y mira dos cosas:
- Quantity. What the supplier invoiced against what was received. Only goods receipts that were posted count; the quantity ordered is shown for reference but is not the test. The quantities have to be equal.
- Price. The price on the invoice against the price on the order. A line passes when the price differs by two percent or less, or when the difference on the whole line is five units of the invoice currency or less.
- Cantidad. Lo que facturó el proveedor contra lo recibido. Cuentan solo las recepciones registradas; la cantidad pedida se muestra como referencia pero no es la prueba. Las cantidades tienen que ser iguales.
- Precio. El precio de la factura contra el precio de la orden. Una línea pasa cuando el precio difiere en dos por ciento o menos, o cuando la diferencia en toda la línea es de cinco unidades de la moneda de la factura o menos.
A line that does not come from a purchase order has nothing to be compared with and never stops the invoice. Totals and taxes are not compared. These margins are the same for every company and there is no screen to change them.
Una línea que no viene de una orden de compra no tiene contra qué compararse y nunca frena la factura. Los totales y los impuestos no se comparan. Estos márgenes son los mismos para todas las empresas y no hay pantalla para cambiarlos.
When the check runs
Cuándo corre el control
- Every time you save the invoice.
- When you press Re-run match on the invoice.
- After each decision on a line.
- By itself, when a goods receipt of that purchase order is posted in Purchasing: the invoices of the order that were waiting are checked again.
- Cada vez que guardás la factura.
- Cuando tocás Volver a controlar en la factura.
- Después de cada decisión sobre una línea.
- Solo, cuando en Compras se registra una recepción de esa orden de compra: las facturas de la orden que estaban esperando se vuelven a controlar.
Read the result
Leer el resultado
The Three-way match card on the invoice shows, for each line, PO qty, Received, Billed, PO price, Bill price, Amount and, in Match, the result:
La tarjeta Control de tres vías de la factura muestra, para cada línea, Cant. OC, Recibido, Facturado, Precio OC, Precio factura, Importe y, en Control, el resultado:
| Result | Meaning |
|---|---|
| Matched | Quantity and price agree. A small price difference is shown as within tolerance. |
| Quantity variance | More or less was invoiced than was received. The line shows the gap in units and in money. |
| Price variance | The price differs from the order by more than the margin. The line shows the percentage. |
| Two-way (no receipt) | The line has no purchase order: there is nothing to compare. |
| Held | You decided to wait for a receipt. |
| Not matched yet | The check has not run on this line. |
| Resultado | Qué significa |
|---|---|
| Coincide | Cantidad y precio coinciden. Una diferencia chica de precio se muestra como dentro de la tolerancia. |
| Diferencia de cantidad | Se facturó más o menos de lo recibido. La línea muestra la diferencia en unidades y en plata. |
| Diferencia de precio | El precio difiere del de la orden en más que el margen. La línea muestra el porcentaje. |
| Dos vías (sin recepción) | La línea no tiene orden de compra: no hay nada que comparar. |
| Retenida | Decidiste esperar una recepción. |
| Sin controlar | El control todavía no corrió sobre esta línea. |
The invoice takes its status from its lines: Match exception if any line has a quantity or price variance, On hold if none has but one is held, and Matched when every line passes. Only a Matched invoice can be approved.
La factura toma su estado de sus líneas: Excepción de control si alguna línea tiene diferencia de cantidad o de precio, Retenida si ninguna la tiene pero alguna está retenida, y Conciliada cuando todas pasan. Solo se puede aprobar una factura Conciliada.
Resolve a line that does not match
Resolver una línea que no coincide
- Press Resolve… on the line.
- Choose what happens with the difference (see the table below).
- Write the reason in Reason. It is mandatory and stays on the invoice and in the audit trail.
- Press Apply. The check runs again and the invoice changes status.
- Tocá Resolver… en la línea.
- Elegí qué pasa con la diferencia (mirá la tabla de abajo).
- Escribí el motivo en Motivo. Es obligatorio y queda en la factura y en la auditoría.
- Tocá Aplicar. El control corre de nuevo y la factura cambia de estado.
| Option | What it does | When to use it |
|---|---|---|
| Short-pay to the received quantity | Cuts the invoiced quantity down to what was received and, on a price variance, replaces the price with the order price. The totals of the invoice are recalculated. | The supplier invoiced more than it delivered, or charged more than agreed, and you will pay only what is right. |
| Hold until the receipt | Leaves the line as Held and the invoice On hold. | The goods are on their way and you do not want to decide yet. |
| Accept the variance | Passes the line with its difference. When the invoice is posted, a price difference goes to the purchase price variance account. | The difference is right: a price increase that was agreed, for example. |
| Opción | Qué hace | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| Pagar solo lo recibido | Baja la cantidad facturada a lo recibido y, en una diferencia de precio, reemplaza el precio por el de la orden. Los totales de la factura se recalculan. | El proveedor facturó más de lo que entregó, o cobró más de lo acordado, y vas a pagar solo lo que corresponde. |
| Retener hasta la recepción | Deja la línea como Retenida y la factura Retenida. | La mercadería está en camino y todavía no querés decidir. |
| Aceptar la diferencia | Hace pasar la línea con su diferencia. Al registrar la factura, una diferencia de precio va a la cuenta de variación de precio de compras. | La diferencia es correcta: un aumento de precio que se acordó, por ejemplo. |
⚠️
A held line does not release itself. Once a line is held it stays Held even after the receipt is posted, and it has no Resolve… button. When the goods arrive, press Edit and Save and match: saving rebuilds the lines and runs the check from scratch.Una línea retenida no se libera sola. Una vez retenida, la línea sigue Retenida aunque se registre la recepción, y no tiene botón Resolver…. Cuando llegue la mercadería, tocá Editar y Guardar y controlar: al guardar se rearman las líneas y el control corre desde cero.
ℹ️
Purchasing has its own list, Purchasing → Transactions → Match Exceptions, with the lines that are open at this moment. It is for looking things up: every decision is taken here, on the invoice.Compras tiene su propia lista, Compras → Transacciones → Excepciones de conciliación, con las líneas abiertas en este momento. Sirve para consultar: todas las decisiones se toman acá, en la factura.
Common issues
Problemas habituales
- "You don't have permission to accept variances."
- Accepting a difference needs a higher permission than typing invoices. Ask an Accounting Manager, or choose another option.
- "A reason is required to resolve a match exception"
- Write the reason before pressing Apply.
- "Line … has no PO line — nothing to resolve"
- The line does not come from a purchase order, so it has no difference to resolve.
- Received shows zero but the goods arrived
- The goods receipt was not posted in Purchasing. Only posted receipts count. Once it is posted, the invoice is checked again by itself.
- The invoice is Matched and I resolved nothing
- Every line passed, or the invoice has only lines without a purchase order.
- "Bill … has open match exceptions — resolve them before approving"
- The invoice is in Match exception or On hold. Resolve every line first.
- «No tenés permiso para aceptar diferencias.»
- Aceptar una diferencia pide un permiso mayor que cargar facturas. Pedíselo a un Accounting Manager, o elegí otra opción.
- «A reason is required to resolve a match exception»
- Escribí el motivo antes de tocar Aplicar.
- «Line … has no PO line — nothing to resolve»
- La línea no viene de una orden de compra, así que no tiene diferencia que resolver.
- Recibido muestra cero pero la mercadería llegó
- La recepción no se registró en Compras. Cuentan solo las recepciones registradas. Cuando se registre, la factura se vuelve a controlar sola.
- La factura está Conciliada y no resolví nada
- Todas las líneas pasaron, o la factura solo tiene líneas sin orden de compra.
- «Bill … has open match exceptions — resolve them before approving»
- La factura está en Excepción de control o Retenida. Resolvé primero todas las líneas.