Entering a supplier invoice

Cargar una factura de proveedor

Supplier invoices are always typed by hand: no purchase order and no goods receipt creates one. Starting from the purchase order brings the supplier, the currency and the lines still to be invoiced, and lets the system check the invoice against what was ordered and received.

Las facturas de proveedor siempre se cargan a mano: ninguna orden de compra ni ninguna recepción crea una. Partir de la orden de compra trae el proveedor, la moneda y las líneas pendientes de facturar, y deja que el sistema controle la factura contra lo pedido y lo recibido.

The list

La lista

Vendor bills shows each invoice with its internal number, the supplier's own invoice number, the supplier, the purchase order, the dates, the total, the balance and the status. A red Exceptions label says how many lines do not agree with the order or the receipts, and the due date is highlighted when it has passed. The search looks in the internal number, the supplier's number, the supplier name and the order number.

Facturas de proveedor muestra cada factura con su número interno, el número de comprobante del proveedor, el proveedor, la orden de compra, las fechas, el total, el saldo y el estado. Una etiqueta roja Excepciones dice cuántas líneas no coinciden con la orden o las recepciones, y el vencimiento se resalta cuando ya pasó. El buscador mira el número interno, el número del proveedor, el nombre del proveedor y el número de orden.

Enter an invoice from its purchase order

Cargar una factura desde su orden de compra

1. Press New vendor bill.
2. Find the order in Purchase order, by its number or by the supplier. Choosing it fills in the supplier, the currency and the payment terms, and brings the lines still to be invoiced: for each line of the order, what was received, or what was ordered if nothing was received yet, minus what earlier invoices already took.
3. Type the supplier's invoice number in Vendor invoice #, exactly as printed.
4. Set Bill date and Due. The due date is proposed from the payment terms, or thirty days after the bill date when the terms say nothing; once you type a date it is no longer recalculated.
5. Correct each line to what the supplier really charged: the quantity in Billed, the price in Bill price and the percentage in Tax %. Remove the lines the supplier did not invoice.
6. Press Save and match. The invoice is saved, checked against the order and the receipts, and its page opens.

1. Tocá Nueva factura de proveedor.
2. Buscá la orden en Orden de compra, por su número o por el proveedor. Al elegirla se completan el proveedor, la moneda y la condición de pago, y vienen las líneas pendientes de facturar: de cada línea de la orden, lo recibido, o lo pedido si todavía no se recibió nada, menos lo que ya tomaron facturas anteriores.
3. Escribí el número de comprobante del proveedor en N° de comprobante, tal como está impreso.
4. Poné Fecha y Vencimiento. El vencimiento se propone a partir de la condición de pago, o treinta días después de la fecha cuando la condición no dice nada; una vez que escribís una fecha ya no se recalcula.
5. Corregí cada línea a lo que el proveedor realmente cobró: la cantidad en Facturado, el precio en Precio factura y el porcentaje en IVA %. Quitá las líneas que el proveedor no facturó.
6. Tocá Guardar y controlar. La factura se guarda, se controla contra la orden y las recepciones, y se abre su página.

Enter an invoice without a purchase order

Cargar una factura sin orden de compra

For a service, a utility or any expense that had no order, leave Purchase order empty, choose the supplier in Vendor and add the lines with Add line. Each line needs a description, a quantity, a price and, in Expense account, the ledger account of the expense. An invoice can mix lines from an order and lines without one.

Para un servicio, un servicio público o cualquier gasto que no tuvo orden, dejá Orden de compra vacío, elegí el proveedor en Proveedor y agregá las líneas con Agregar línea. Cada línea necesita una descripción, una cantidad, un precio y, en Cuenta de gasto, la cuenta contable del gasto. Una factura puede mezclar líneas de una orden y líneas sin orden.

Tax, withholdings and totals

Impuestos, retenciones y totales

The only tax you type is the percentage of each line. The system then works out the withholdings that apply to that supplier on the total of the invoice and shows them on the invoice page as Withholding. Total payable is the subtotal plus tax, and Amount due is that total minus the withholdings and minus what was already paid.

El único impuesto que cargás es el porcentaje de cada línea. Después el sistema calcula las retenciones que le corresponden a ese proveedor sobre el total de la factura y las muestra en la página de la factura como Retenciones. Total a pagar es el subtotal más impuestos, y Saldo es ese total menos las retenciones y menos lo ya pagado.

Change an invoice

Cambiar una factura

Edit is available while the invoice has not been approved: in Draft, Matched, Match exception or On hold. Saving again replaces all the lines, runs the check again and clears the decisions taken on the lines. After approval nothing can be changed: the invoice is voided and typed again. See Approving, posting and paying.

Editar está disponible mientras la factura no fue aprobada: en Borrador, Conciliada, Excepción de control o Retenida. Al guardar de nuevo se reemplazan todas las líneas, se vuelve a correr el control y se borran las decisiones tomadas sobre las líneas. Después de la aprobación no se puede cambiar nada: la factura se anula y se carga de nuevo. Mirá Aprobar, registrar y pagar.

Common issues

Problemas habituales

The Save and match button is greyed out

It needs a supplier, the supplier's invoice number, the two dates and at least one line with a description, a quantity and a price. A line without a purchase order also needs an expense account.

"Vendor invoice … already exists for this vendor"

That supplier already has an invoice with that number. Look for it in the list: you may be typing it twice. Voiding an invoice frees its number.

"Every line of that order is already billed."

Earlier invoices took everything the order had. If the supplier invoiced something else, add the line by hand.

"Only bills not yet approved can be edited."

The invoice was already approved. To correct it, void it and type it again.

A line I left without a price is gone

Lines without a quantity or a price are not saved.

"Lines without a purchase order need an expense account."

Choose the ledger account of the expense on each line that does not come from an order.

El botón Guardar y controlar está en gris

Necesita proveedor, número de comprobante, las dos fechas y al menos una línea con descripción, cantidad y precio. Una línea sin orden de compra necesita además una cuenta de gasto.

«Vendor invoice … already exists for this vendor»

Ese proveedor ya tiene una factura con ese número. Buscala en la lista: puede que la estés cargando dos veces. Anular una factura libera su número.

«Todas las líneas de esa orden ya están facturadas.»

Las facturas anteriores tomaron todo lo que tenía la orden. Si el proveedor facturó otra cosa, agregá la línea a mano.

«Solo se editan facturas todavía no aprobadas.»

La factura ya fue aprobada. Para corregirla, anulala y cargala de nuevo.

Desapareció una línea que dejé sin precio

Las líneas sin cantidad o sin precio no se guardan.

«Las líneas sin orden de compra necesitan cuenta de gasto.»

Elegí la cuenta contable del gasto en cada línea que no viene de una orden.

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