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Importing a bank statement

Importar un extracto bancario

The lines of the bank reach the system in two ways: you import the statement file or you type them. Nothing else creates them: neither collections nor payments nor the POS add lines to a bank account.

Las líneas del banco llegan al sistema de dos formas: importás el archivo del extracto o las cargás a mano. Ninguna otra cosa las crea: ni los cobros, ni los pagos, ni el POS agregan líneas a una cuenta bancaria.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Banking → Statement Import · Transactions

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Banca → Importar Extractos · Transacciones

Formats

Formatos

Format	What you need
CAMT.053, MT940, OFX	Nothing: the system recognises the file by its content. Files with the extension .qfx are read as OFX.
CSV	A column mapping for that bank, which tells the system in which column each piece of data is. You create it once and reuse it.

Formato	Qué necesitás
CAMT.053, MT940, OFX	Nada: el sistema reconoce el archivo por su contenido. Los archivos con extensión .qfx se leen como OFX.
CSV	Un mapeo de columnas para ese banco, que le dice al sistema en qué columna está cada dato. Se crea una vez y se reutiliza.

The file can be up to 10 MB. Money that comes in is a positive amount and money that goes out is a negative amount.

El archivo puede pesar hasta 10 MB. La plata que entra es un importe positivo y la que sale es un importe negativo.

Create a CSV mapping

Crear un mapeo de CSV

In Statement Import, open the CSV Mappings tab and press New Mapping, or press New mapping inside the import itself.

En Importar Extractos, abrí la pestaña CSV Mappings y tocá Nuevo Mapeo, o tocá Nuevo mapeo dentro de la propia importación.

Name it in Mapping Name, after the bank and the account. The name has to be unique.
Choose Delimiter and Encoding, and in Skip Header Rows how many title rows the file has before the data.
Say where each column is. Columns are counted from zero: the first column of the file is 0, the second is 1. Fill in Date Column, Description Column and Amount Column, and choose the Date Format exactly as the file writes dates.
If the bank uses two columns, one for money out and one for money in, fill in both Debit Column and Credit Column: the system then takes money in minus money out and ignores the amount column. If the bank uses one signed column, leave those two empty.
Fill in Reference Column if the file has a reference or operation number. It is what lets the system recognise a line it already imported.
Press Create.

Ponele nombre en Mapeo Nombre, por el banco y la cuenta. El nombre tiene que ser único.
Elegí Delimitador y Codificación, y en Omitir filas de encabezado cuántas filas de título tiene el archivo antes de los datos.
Indicá dónde está cada columna. Las columnas se cuentan desde cero: la primera columna del archivo es 0, la segunda es 1. Completá Fecha Columna, Descripción Columna y Monto Columna, y elegí el Fecha Format exactamente como el archivo escribe las fechas.
Si el banco usa dos columnas, una para la plata que sale y otra para la que entra, completá las dos: Débito Columna y Crédito Columna. El sistema toma entonces lo que entra menos lo que sale e ignora la columna de monto. Si el banco usa una sola columna con signo, dejá esas dos vacías.
Completá Referencia Columna si el archivo trae un número de referencia o de operación. Es lo que le permite al sistema reconocer una línea que ya importó.
Tocá Crear.

⚠️

A mapping cannot be edited or deleted. If it came out wrong, create another one with a different name. In Amount Sign Convention, leave Signed (+/-): the other two options do not change how the file is read.Un mapeo no se puede editar ni borrar. Si salió mal, creá otro con un nombre distinto. En Monto Sign Convention, dejá Con signo (+/-): las otras dos opciones no cambian cómo se lee el archivo.

Import the statement

Importar el extracto

Open Statement Import, choose the account in Bank Account and press Import Statement.
Upload. Check the account and drop the file in the box, or click to choose it. Press Next.
Format & mapping. Leave Detect automatically, or choose the format. For a CSV file choose the mapping in CSV column mapping. Press Preview.
Preview. Read the cards: Statement period, Lines to import, Duplicates skipped and Credits / debits. Each line of the table says New or Duplicate. Compare the period and the totals with the paper statement.
Press Import … lines. The last step confirms how many lines came in. From there, Reconcile takes you to the reconciliation of the account.

Abrí Importar Extractos, elegí la cuenta en Banco Cuenta y tocá Importar Extracto.
Archivo. Revisá la cuenta y soltá el archivo en el recuadro, o hacé clic para elegirlo. Tocá Siguiente.
Formato y mapeo. Dejá Detectar automáticamente, o elegí el formato. Para un archivo CSV elegí el mapeo en Mapeo de columnas CSV. Tocá Ver vista previa.
Vista previa. Leé las tarjetas: Período del extracto, Líneas a importar, Duplicados omitidos y Créditos / débitos. Cada línea de la tabla dice Nueva o Duplicada. Compará el período y los totales con el extracto en papel.
Tocá Importar … líneas. El último paso confirma cuántas líneas entraron. Desde ahí, Conciliar te lleva a la conciliación de la cuenta.

⛔

An import cannot be undone. There is no way to delete an imported file or its lines. A wrong line can only be excluded. Read the preview before importing, above all the first time you use a mapping.Una importación no se puede deshacer. No hay forma de borrar un archivo importado ni sus líneas. Una línea equivocada solo se puede excluir. Leé la vista previa antes de importar, sobre todo la primera vez que usás un mapeo.

How duplicates are avoided

Cómo se evitan los duplicados

The same file twice. If you upload exactly the same file for the same account, nothing is added and the preview says so.
The same line in two files. In CAMT.053, MT940 and OFX each line carries an identifier of the bank; a line whose identifier is already on the account is skipped. In CSV, a line is skipped when another one with the same date, amount and reference exists.
CSV without a reference column. The lines cannot be recognised. If you import two files whose dates overlap, the repeated lines come in twice.

El mismo archivo dos veces. Si subís exactamente el mismo archivo para la misma cuenta, no se agrega nada y la vista previa lo dice.
La misma línea en dos archivos. En CAMT.053, MT940 y OFX cada línea trae un identificador del banco; una línea cuyo identificador ya está en la cuenta se saltea. En CSV, una línea se saltea cuando existe otra con la misma fecha, importe y referencia.
CSV sin columna de referencia. Las líneas no se pueden reconocer. Si importás dos archivos cuyas fechas se pisan, las líneas repetidas entran dos veces.

The Transactions screen

La pantalla Transacciones

Transactions lists the lines of one bank account: choose it in Bank Account. You can search by reference, description or payee, filter by date, and see only the lines that are Unmatched, Matched or Excluded.

Transacciones lista las líneas de una cuenta bancaria: elegila en Banco Cuenta. Podés buscar por referencia, descripción o beneficiario, filtrar por fecha, y ver solo las líneas No conciliado, Conciliado o Excluido.

To type a line by hand, press New Transaction and fill in Date, Description, Amount and, if you have them, Reference and Payee/Payer. A line typed by hand cannot be edited or deleted.

Para cargar una línea a mano, tocá New Transaction y completá Fecha, Descripción, Monto y, si los tenés, Referencia y Beneficiario/Pagador. Una línea cargada a mano no se puede editar ni borrar.

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Type money that goes out with a minus sign. The Type selector, Debit or Credit, is only a label: it does not change the sign of the amount.Escribí la plata que sale con signo menos. El selector Tipo, Débito o Crédito, es solo una etiqueta: no cambia el signo del importe.

⚠️

Match and exclude lines inside a reconciliation, not from this list. The Match and Exclude actions of the row menu cannot be undone from the screen, and a line matched or excluded here no longer appears in the reconciliations of the account.Emparejá y excluí líneas dentro de una conciliación, no desde esta lista. Las acciones Conciliar y Excluir del menú de la fila no se pueden deshacer desde la pantalla, y una línea emparejada o excluida acá deja de aparecer en las conciliaciones de la cuenta.

Common issues

Problemas habituales

"The file is larger than 10 MB.": Ask the bank for a shorter period, or split the file.
"A CSV mapping template is required to import a CSV statement": Choose a mapping in the second step, or create it with New mapping.
"… segments could not be read. Fix the file or the mapping before importing.": Some rows could not be understood, and the import is all or nothing. The table Segments that could not be read says which row and why. For a CSV the usual causes are a date format that is not the one of the file, or a wrong column number.
"Empty date" or "Empty amount" on the first rows: The file has more title rows than the mapping skips. Create a mapping with the right number in Skip Header Rows.
"Column … is missing (row has … columns)": The mapping points to a column the file does not have, or the delimiter is not the one of the file.
"This exact file was already imported. Importing again adds nothing.": You already imported this file for this account. There is nothing to do.
"Could not detect the statement format": Choose the format by hand in File format.
The Import button is greyed out: There is a row that could not be read, or every line is a duplicate.
All the amounts came in with the wrong sign: The lines cannot be deleted. Exclude them in a reconciliation, create a mapping that reads the amounts correctly and import again.

«El archivo supera los 10 MB.»: Pedile al banco un período más corto, o partí el archivo.
«A CSV mapping template is required to import a CSV statement»: Elegí un mapeo en el segundo paso, o crealo con Nuevo mapeo.
«No se pudieron leer … segmentos. Corregí el archivo o el mapeo antes de importar.»: Algunas filas no se pudieron entender, y la importación es todo o nada. La tabla Segmentos que no se pudieron leer dice qué fila y por qué. En un CSV las causas habituales son un formato de fecha que no es el del archivo, o un número de columna equivocado.
«Empty date» o «Empty amount» en las primeras filas: El archivo tiene más filas de título que las que saltea el mapeo. Creá un mapeo con el número correcto en Omitir filas de encabezado.
«Column … is missing (row has … columns)»: El mapeo apunta a una columna que el archivo no tiene, o el delimitador no es el del archivo.
«Este mismo archivo ya se importó. Importarlo de nuevo no agrega nada.»: Ya importaste este archivo para esta cuenta. No hay nada que hacer.
«Could not detect the statement format»: Elegí el formato a mano en Formato del archivo.
El botón Importar está en gris: Hay una fila que no se pudo leer, o todas las líneas son duplicadas.
Todos los importes entraron con el signo al revés: Las líneas no se pueden borrar. Excluilas en una conciliación, creá un mapeo que lea bien los importes y volvé a importar.