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Credit and debit memos

Notas de crédito y de débito

A posted invoice is not edited: it is corrected with another document. A credit memo lowers what a customer owes you or what you owe a supplier; a debit memo raises it.

Una factura registrada no se edita: se corrige con otro documento. Una nota de crédito baja lo que te debe un cliente o lo que le debés a un proveedor; una nota de débito lo sube.

👤 Who: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Where: Accounting → Receivables → Credit Memos · Accounting → Payables → Debit Memos

👤 Quién: Accounting Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: Contabilidad → Cuentas por cobrar → Notas de Crédito · Contabilidad → Cuentas por pagar → Notas de Débito

Type and direction

Tipo y sentido

Every memo has a type, credit or debit, and a direction: AR for the customer side and AP for the supplier side. The creation dialog spells them out as accounts receivable and accounts payable.

Toda nota tiene un tipo, crédito o débito, y un sentido: AR del lado del cliente y AP del lado del proveedor. En el diálogo de creación en español figuran como CC y CP.

Memo	Direction	What it does
Credit memo	AR	Lowers what a customer owes: a return, a discount granted afterwards, an invoice that was too high.
Credit memo	AP	Lowers what you owe a supplier. It is the document that settles a supplier invoice in this version.
Debit memo	AR	Raises what a customer owes.
Debit memo	AP	Raises an expense or what you owe a supplier.

Nota	Sentido	Qué hace
Nota de crédito	AR	Baja lo que debe un cliente: una devolución, un descuento otorgado después, una factura que salió de más.
Nota de crédito	AP	Baja lo que le debés a un proveedor. Es el documento que cancela una factura de proveedor en esta versión.
Nota de débito	AR	Sube lo que debe un cliente.
Nota de débito	AP	Sube un gasto o lo que le debés a un proveedor.

Create the memo

Crear la nota

You can start from the list, with New credit memo or New debit memo, or from an invoice, with the Credit Memo button, which brings the customer name and a reference to the invoice. Either way the memo is created empty: the amount comes from the lines you add afterwards.

Podés empezar desde la lista, con Nueva nota de crédito o Nueva nota de débito, o desde una factura, con el botón Crédito Nota, que trae el nombre del cliente y una referencia a la factura. De las dos formas la nota se crea vacía: el importe sale de las líneas que agregás después.

Check Memo Type and Direction. They come filled in but can be changed.
Type the name of the customer or the supplier in Entity Name. It is free text: a memo created by hand is not linked to a customer or supplier record.
Choose the Currency. It starts empty, also when you come from an invoice: choose the currency of the invoice.
Write the Reason, and check Memo Date and Due Date.
Press Create Memo. The memo is saved in Draft. If you created it from an invoice, you stay on the invoice: reach the memo through the Related Memos table.
Open the memo and add its lines with Add Line: description, quantity and unit price. Lines cannot be edited or removed afterwards.
Press Send. The memo needs a total above zero. It becomes Sent; nothing is e-mailed.

Revisá Nota Tipo y Sentido. Vienen cargados pero se pueden cambiar.
Escribí el nombre del cliente o del proveedor en Entidad Nombre. Es texto libre: una nota creada a mano no queda vinculada a una ficha de cliente ni de proveedor.
Elegí la Moneda. Arranca vacía, también cuando venís desde una factura: elegí la moneda de la factura.
Escribí el Motivo, y revisá Nota Fecha y Vencimiento Fecha.
Tocá Crear nota. La nota se guarda en Borrador. Si la creaste desde una factura, te quedás en la factura: llegás a la nota por la tabla Related Notas.
Abrí la nota y agregale las líneas con Agregar Línea: descripción, cantidad y precio unitario. Las líneas no se pueden editar ni quitar después.
Tocá Enviar. La nota necesita un total mayor que cero. Pasa a Enviado; no se manda ningún correo.

Post the memo to the ledger

Registrar la nota en el mayor

On a memo in Sent, press Post to GL and choose the two accounts. The labels of the dialog are in English: AR Control Account and Revenue Account for a customer memo, AP Control Account and Expense Account for a supplier memo. The entry is made for the total of the memo, with the date of the memo, and tax is not split out.

En una nota en Enviado, tocá Registrar hasta GL y elegí las dos cuentas. Los rótulos del diálogo están en inglés: AR Control Account y Revenue Account en una nota de cliente, AP Control Account y Expense Account en una nota de proveedor. El asiento se hace por el total de la nota, con la fecha de la nota, y el impuesto no se separa.

Memo	Debit	Credit
Credit memo, customer	Income account	Receivables account
Debit memo, customer	Receivables account	Income account
Credit memo, supplier	Payables account	Expense account
Debit memo, supplier	Expense account	Payables account

Nota	Debe	Haber
Nota de crédito, cliente	Cuenta de ingresos	Cuenta de deudores
Nota de débito, cliente	Cuenta de deudores	Cuenta de ingresos
Nota de crédito, proveedor	Cuenta de proveedores	Cuenta de gasto
Nota de débito, proveedor	Cuenta de gasto	Cuenta de proveedores

Once posted, the memo shows the badge Posted to GL and a Journal Entry card with the link View Journal Entry. The rule of two people applies here too: whoever created the memo cannot post it.

Una vez registrada, la nota muestra la etiqueta Contabilizado en el GL y una tarjeta Asiento Contable con el enlace Ver Asiento. La regla de las dos personas vale también acá: quien creó la nota no puede registrarla.

Apply a credit memo

Aplicar una nota de crédito

Applying is what lowers the balance of an invoice. A customer credit memo in Sent shows Apply to Invoice; a supplier credit memo shows Apply to Bill.

Aplicar es lo que baja el saldo de una factura. Una nota de crédito de cliente en Enviado muestra Aplicar a factura; una de proveedor muestra Aplicar a factura de proveedor.

Open the invoice you want to credit in another tab and copy its identifier: the long code at the end of the address of its page.
Press Apply to Invoice on the memo and paste the code in Target Invoice ID. The invoice number is not accepted.
Press Apply Credit. The amount is not asked: the system applies as much as the memo has left, up to the balance of the invoice.

Abrí la factura que querés acreditar en otra pestaña y copiá su identificador: el código largo al final de la dirección de su página.
Tocá Aplicar a factura en la nota y pegá el código en Target Invoice ID. El número de factura no sirve.
Tocá Apply Crédito. No pide importe: el sistema aplica todo lo que le queda a la nota, hasta el saldo de la factura.

The invoice becomes Partially paid or Paid, and the memo shows the application on its Credit Applications card. A memo can be applied to several invoices until it is used up; then its status reads Paid on the page and Applied in the filters of the list. Reverse on a row undoes that application and gives both balances back. Applying does not create a ledger entry: the entry is the one made when the memo is posted.

La factura pasa a Pago parcial o Pagado, y la nota muestra la aplicación en su tarjeta Crédito Applications. Una nota se puede aplicar a varias facturas hasta agotarse; entonces su estado dice Pagado en la página y Aplicado en los filtros de la lista. Revertir en una fila deshace esa aplicación y devuelve los dos saldos. Aplicar no genera un asiento: el asiento es el que se hace al registrar la nota.

⚠️

Check the customer and the currency yourself. The system does not compare the memo with the invoice you paste: it applies number for number, even to another customer's invoice or to an invoice in another currency.Revisá vos el cliente y la moneda. El sistema no compara la nota con la factura que pegás: aplica número por número, incluso a la factura de otro cliente o a una factura en otra moneda.

⚠️

Today a credit memo can be applied only to invoices that arrived from sales orders. An invoice created with New invoice is refused. To cancel one of those that has nothing collected, void it.Hoy una nota de crédito se puede aplicar solo a facturas que llegaron desde pedidos de venta. Una factura creada con Nueva factura se rechaza. Para cancelar una de esas que no tiene nada cobrado, anulala.

Fiscal credit notes

Notas de crédito fiscales

An invoice that was issued fiscally is corrected with a fiscal credit note. On the invoice, press Fiscal credit note, set how much of each line to credit in To credit, write the Reason and press Create credit note. A draft opens: press Issue credit note to request its voucher. The notes of one invoice can never add up to more than the invoice.

Una factura emitida fiscalmente se corrige con una nota de crédito fiscal. En la factura, tocá Nota de crédito fiscal, indicá cuánto acreditar de cada línea en A acreditar, escribí el Motivo y tocá Crear nota de crédito. Se abre un borrador: tocá Emitir nota de crédito para pedir su comprobante. Las notas de una factura nunca pueden sumar más que la factura.

⛔

Do not press Post to GL or Record Payment on that page. The draft opens on the invoice screen, and there those two buttons treat it as a sale. To send, post and apply the credit note, find it in Credit Memos and work on it there.No toques Registrar hasta GL ni Registro Pago en esa página. El borrador se abre en la pantalla de facturas, y ahí esos dos botones lo tratan como una venta. Para enviar, registrar y aplicar la nota de crédito, buscala en Notas de Crédito y trabajala ahí.

Void a memo

Anular una nota

Void asks for a reason and works on any memo that is not already void. If the memo has applications, reverse them first. If it was posted, its entry is reversed automatically.

Anular pide un motivo y funciona en cualquier nota que no esté ya anulada. Si la nota tiene aplicaciones, revertilas primero. Si estaba registrada, su asiento se revierte solo.

ℹ️

Debit memos can be created, sent, posted, printed and voided, but they cannot be applied to anything, and no collection can be recorded against them from their page.Las notas de débito se pueden crear, enviar, registrar, imprimir y anular, pero no se pueden aplicar a nada, y desde su página no se les puede asentar un cobro.

Common issues

Problemas habituales

"Memo must have a positive amount before sending": The memo has no lines. Add at least one with Add Line.
"Credit memo can only be applied to a regular invoice, not a STANDARD": The invoice was created by hand with New invoice. Credit memos cannot be applied to those today.
"Target invoice not found": You pasted the invoice number, or an incomplete code. Paste the long identifier from the address of the invoice page.
"Invoice is already fully paid": The invoice has no balance left. Choose another invoice of the customer.
"Cannot void memo with … active application(s). Reverse them first.": Open the Credit Applications card and press Reverse on each row; then void.
"You don’t have permission to perform this action." when posting: You created the memo, so another person has to post it. A credit memo that arrived by itself from a sales return has no author and is refused in the same way, unless the company allows one person to create and post.
The second account of the posting dialog shows a strange text when empty: It is the required-field message of that list. Choose an account in both lists.

«Memo must have a positive amount before sending»: La nota no tiene líneas. Agregá al menos una con Agregar Línea.
«Credit memo can only be applied to a regular invoice, not a STANDARD»: La factura se creó a mano con Nueva factura. Hoy las notas de crédito no se pueden aplicar a esas.
«Target invoice not found»: Pegaste el número de la factura, o un código incompleto. Pegá el identificador largo de la dirección de la página de la factura.
«Invoice is already fully paid»: A la factura no le queda saldo. Elegí otra factura del cliente.
«Cannot void memo with … active application(s). Reverse them first.»: Abrí la tarjeta Crédito Applications y tocá Revertir en cada fila; después anulá.
«No tienes permiso para realizar esta acción.» al registrar: La nota la creaste vos, así que la tiene que registrar otra persona. Una nota de crédito que llegó sola desde una devolución de venta no tiene autor y se rechaza de la misma forma, salvo que la empresa permita que una sola persona cree y registre.
La segunda cuenta del diálogo de registro muestra un texto raro cuando está vacía: Es el mensaje de campo obligatorio de esa lista. Elegí una cuenta en las dos listas.