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Timeline, returns and store credit

Cronología, devoluciones y crédito en tienda

Three tabs of the customer record follow what happens with a customer: what it bought and paid, what it returned, and the balance it has in its favour.

Tres pestañas de la ficha siguen lo que pasa con un cliente: qué compró y pagó, qué devolvió, y el saldo que tiene a favor.

👤 Who: CRM Manager (timeline, returns) · Tenant Administrator (store credit)📍 Where: CRM → Core CRM → Accounts → (a customer)

👤 Quién: CRM Manager (cronología, devoluciones) · Tenant Administrator (crédito en tienda)📍 Dónde: CRM → CRM Principal → Cuentas → (un cliente)

ℹ️

These three tabs depend on functions that your installation may not have switched on. If a tab only shows "Failed to load timeline", "Failed to load returns" or "Failed to load store credit" after Retry, ask your administrator whether it is enabled.Estas tres pestañas dependen de funciones que tu instalación puede no tener encendidas. Si una pestaña solo muestra «No se pudo cargar la línea de tiempo», «No se pudieron cargar las devoluciones» o «No se pudo cargar el crédito en tienda» después de Reintentar, preguntale a tu administrador si está habilitada.

The timeline of a customer

La cronología de un cliente

Timeline gathers, newest first and grouped by day, what three parts of the system know about the customer.

Cronología junta, del más nuevo al más viejo y agrupado por día, lo que tres partes del sistema saben del cliente.

Source	What appears
OMS (orders)	Order created, shipped and delivered; return filed, accepted and refunded. Cancelled orders and returns are left out.
ACC (accounting)	Invoice issued, invoice paid, payment received and credit note. Without a date range, only the last twelve months.
RPOS (point of sale)	Tickets and refunds of completed sales.

Origen	Qué aparece
OMS (pedidos)	Pedido creado, despachado y entregado; devolución presentada, aceptada y reintegrada. Los pedidos y devoluciones cancelados quedan afuera.
ACC (contabilidad)	Factura emitida, factura pagada, pago recibido y nota de crédito. Sin rango de fechas, solo los últimos doce meses.
RPOS (punto de venta)	Tickets y reintegros de ventas completadas.

Each card shows the kind of event (in English), the time, how long ago it was and the source. Amounts are shown only to those who may see the customer's financial figures.
Date range narrows the period; set it to see accounting movements older than a year. Load more brings the next events.
Event types and Channels list more options than the timeline produces. If a choice leaves the list empty, press Clear filters.
Amount above only narrows what is already on screen.
If a source does not answer in time, a banner names it and the timeline shows the rest.
Calls, meetings, notes and messages are not here. They are the CRM activities, listed for all customers in CRM → Engagement → Timeline and explained in the selling section of the manual.

Cada tarjeta muestra el tipo de evento (en inglés), la hora, hace cuánto fue y el origen. Los importes se muestran solo a quienes pueden ver las cifras financieras del cliente.
Rango de fechas acota el período; usalo para ver movimientos contables de más de un año. Cargar más trae los eventos siguientes.
Tipos de evento y Canales listan más opciones de las que la cronología produce. Si una opción deja la lista vacía, tocá Limpiar filtros.
Importe superior a solo acota lo que ya está en pantalla.
Si un origen no contesta a tiempo, un cartel lo nombra y la cronología muestra el resto.
Las llamadas, reuniones, notas y mensajes no están acá. Son las actividades del CRM, que se listan para todos los clientes en CRM → Interacción → Línea de Tiempo y se explican en la sección comercial del manual.

The returns of a customer

Las devoluciones de un cliente

Returns lists the returns on the customer's orders, in any status, and the completed returns of the point of sale. Each row has the date, the source, the number, the reason, the status, the number of lines and the channel. It is a list to consult: returns are handled in orders and at the point of sale. The date range and Amount min narrow the list; the other filters and Export CSV are not available yet.

Devoluciones lista las devoluciones de los pedidos del cliente, en cualquier estado, y las devoluciones completadas del punto de venta. Cada fila trae la fecha, el origen, el número, el motivo, el estado, la cantidad de líneas y el canal. Es una lista de consulta: las devoluciones se gestionan en pedidos y en el punto de venta. El rango de fechas e Importe mínimo acotan la lista; los otros filtros y Exportar CSV todavía no están disponibles.

Store credit

Crédito en tienda

Store credit is a balance in the customer's favour, one per currency. It is built from movements that are never edited or erased: to correct one you add another. Each card shows Available, Balance, Held and Last activity; click a card to see its movements in Ledger history.

El crédito en tienda es un saldo a favor del cliente, uno por moneda. Se arma con movimientos que nunca se editan ni se borran: para corregir uno se agrega otro. Cada tarjeta muestra Disponible, Saldo, Retenido y Última actividad; hacé clic en una tarjeta para ver sus movimientos en Historial de movimientos.

Movement	Meaning
Issue	Credit given to the customer.
Redeem	Credit the customer used.
Adjust (+) · Adjust (−)	A correction that adds or takes away.
Reversal	The cancellation of an earlier movement.
Expire	Credit that lapsed.

Movimiento	Qué significa
Emisión	Crédito que se le dio al cliente.
Canje	Crédito que el cliente usó.
Ajuste (+) · Ajuste (−)	Una corrección que suma o resta.
Reversión	La anulación de un movimiento anterior.
Vencimiento	Crédito que caducó.

Give credit to a customer

Darle crédito a un cliente

Open the Store Credit tab and choose Issue, in the three-dot menu of a currency card or in the empty state.
Type the Amount and check the Currency.
Choose the Reason code : Service recovery, Return refund, Goodwill, Loyalty bonus, Promotion, Correction, Back-office adjustment or Other.
Write the Notes , at least ten characters, saying why.
Press Issue. You see "Store credit issued" and the balance goes up.

Abrí la pestaña Crédito de tienda y elegí Emitir, en el menú de tres puntos de la tarjeta de una moneda o en el estado vacío.
Escribí el Importe y revisá la Moneda.
Elegí el Código de motivo : Recuperación del servicio, Reembolso por devolución, Gesto comercial, Bonificación de fidelidad, Promoción, Corrección, Ajuste de back-office u Otro.
Escribí las Notas , al menos diez caracteres, diciendo por qué.
Tocá Emitir. Ves «Crédito en tienda emitido» y el saldo sube.

Correct the balance

Corregir el saldo

Adjust, in the menu of the card, adds (+ Credit) or takes away (− Debit) an amount, with a reason and notes of at least ten characters.
Reverse, the arrow at the end of a movement, cancels that movement with an opposite one. A movement can be reversed once, and a reversal cannot be reversed.

Ajustar, en el menú de la tarjeta, suma (+ Crédito) o resta (− Débito) un importe, con un motivo y notas de al menos diez caracteres.
Revertir, la flecha al final de un movimiento, anula ese movimiento con otro opuesto. Un movimiento se puede revertir una vez, y una reversión no se puede revertir.

⚠️

A debit can leave the balance below zero. The form warns you with "This adjustment would take the balance below zero" but lets you save. Read the warning before pressing Adjust.Un débito puede dejar el saldo por debajo de cero. El formulario avisa con «Este ajuste dejaría el saldo por debajo de cero» pero deja guardar. Leé el aviso antes de tocar Ajustar.

Expiry. Unless your company has another rule, a balance with no movement for about two years expires in full. The date in Expires at (optional) is not applied under that standard rule.
Using the credit. Today the balance is kept and corrected from this tab. Paying a sale at the point of sale or an order with store credit is not available from the screens yet.
The Types and Reason code filters only narrow the page of movements on screen. Export CSV is not available yet.

Vencimiento. Salvo que tu empresa tenga otra regla, un saldo sin movimientos durante unos dos años vence completo. La fecha de Vence el (opcional) no se aplica con esa regla estándar.
Uso del crédito. Hoy el saldo se lleva y se corrige desde esta pestaña. Pagar una venta en el punto de venta o un pedido con crédito en tienda todavía no está disponible desde las pantallas.
Los filtros Tipos y Código de motivo solo acotan la página de movimientos que está en pantalla. Exportar CSV todavía no está disponible.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to load store credit" and I am a CRM Manager: Store credit is reserved for the Tenant Administrator.
The menu of the card is empty, or Issue does nothing: Your role cannot issue or adjust store credit.
"Notes must be at least 10 characters.": Explain the reason in a few words.
"Failed to reverse entry": That movement was already reversed, or it is itself a reversal.
"Failed to issue store credit" · "Failed to adjust store credit": The movement was not saved. Check the amount and the notes and try again.
"No activity yet for this account": The customer has no orders, invoices or tickets in the period shown.
"… data unavailable — showing what we have": One of the sources did not answer. Reload in a moment to see everything.
The icon to open an order or a ticket from the timeline leads nowhere: Only the links to invoices work today. Find the order or the ticket by its date in the Orders tab or in its own module.
The Credit tab says "No credit terms configured for this account": Credit limits are not in use yet: they cannot be loaded from the screens and sales do not check them.

«No se pudo cargar el crédito en tienda» y soy CRM Manager: El crédito en tienda está reservado al Tenant Administrator.
El menú de la tarjeta está vacío, o Emitir no hace nada: Tu rol no puede emitir ni ajustar crédito en tienda.
«Las notas deben tener al menos 10 caracteres.»: Explicá el motivo en unas palabras.
«No se pudo revertir el movimiento»: Ese movimiento ya estaba revertido, o es él mismo una reversión.
«No se pudo emitir el crédito en tienda» · «No se pudo ajustar el crédito en tienda»: El movimiento no se guardó. Revisá el importe y las notas y probá de nuevo.
«Esta cuenta todavía no tiene actividad»: El cliente no tiene pedidos, facturas ni tickets en el período que se muestra.
«Datos de … no disponibles: se muestra la información disponible»: Uno de los orígenes no contestó. Recargá en un momento para ver todo.
El ícono para abrir un pedido o un ticket desde la cronología no lleva a ningún lado: Hoy solo funcionan los enlaces a facturas. Buscá el pedido o el ticket por su fecha en la pestaña Pedidos o en su propio módulo.
La pestaña Crédito dice «Esta cuenta no tiene condiciones de crédito configuradas»: Los límites de crédito todavía no están en uso: no se pueden cargar desde las pantallas y las ventas no los controlan.