The customer record
La ficha del cliente
Everything about one customer on a single page: who it is, what it bought, its contacts and addresses, and its status. From here you also suspend and reactivate it.
Todo sobre un cliente en una sola página: quién es, qué compró, sus contactos y direcciones, y su estado. Desde acá también lo suspendés y lo reactivás.
The header
El encabezado
The blue band at the top shows the name, the status, the type and the tier, and under them the account number, the industry and the website. Status and type appear here as codes in capitals (ACTIVE, CUSTOMER). Below, five figures come from the customer's orders: Total Orders, Lifetime Revenue, Avg Order Value, Return and Credit Limit. Cancelled and draft orders are not counted.
La franja azul de arriba muestra el nombre, el estado, el tipo y el nivel, y debajo el número de cuenta, la industria y el sitio web. El estado y el tipo aparecen acá como códigos en mayúsculas (ACTIVE, CUSTOMER). Más abajo, cinco cifras salen de los pedidos del cliente: Pedidos totales, Ingresos de por vida, Valor medio del pedido, Devolución y Límite de crédito. Los pedidos cancelados y en borrador no se cuentan.
If purchase activity is switched on in your installation, the header also says when the customer last bought and how often, for example Last bought: 12 days ago · Avg every 45 days. It is refreshed every night for active customers. To refresh it now, open the three-dot menu and choose Recompute activity snapshot.
Si la actividad de compras está encendida en tu instalación, el encabezado también dice cuándo compró el cliente por última vez y cada cuánto, por ejemplo Última compra: 12 días atrás · Promedio cada 45 días. Se actualiza todas las noches para los clientes activos. Para actualizarlo ahora, abrí el menú de tres puntos y elegí Recalcular instantánea de actividad.
The tabs
Las pestañas
A customer opens on Timeline; a prospect opens on Overview. The page remembers the tab you were on if you reload it.
Un cliente se abre en Cronología; un prospecto se abre en Resumen. La página recuerda la pestaña en la que estabas si la recargás.
| Tab | What it holds |
|---|---|
| Timeline | Orders, invoices, payments and point-of-sale tickets of the customer, newest first. See Timeline, returns and store credit. |
| Credit | Not in use yet: it shows "No credit terms configured for this account" and the credit limit cannot be loaded from the screens. |
| Store Credit | The balance the customer has in its favour and its movements. See Timeline, returns and store credit. |
| Loyalty · Insights | Shown only if you have those modules and the permission. They are explained in the Loyalty and CRM Analytics sections. |
| Returns | The returns of the customer, read only. |
| Consent | A grid of channels and categories. Recording a consent from this tab is not available yet. |
| Overview | The data of the customer in four cards (see below). |
| Contacts | The people of this customer. Click a row to open the contact. |
| Addresses | The addresses, with Add Address. See Contacts and addresses. |
| Orders | Every sales order of the customer: number, status, total, date and lines. Shown if you have the orders module. |
| Audit Log | The changes made to the customer. |
| Pestaña | Qué trae |
|---|---|
| Cronología | Pedidos, facturas, pagos y tickets de punto de venta del cliente, del más nuevo al más viejo. Mirá Cronología, devoluciones y crédito en tienda. |
| Crédito | Todavía no está en uso: muestra «Esta cuenta no tiene condiciones de crédito configuradas» y el límite de crédito no se puede cargar desde las pantallas. |
| Crédito de tienda | El saldo a favor del cliente y sus movimientos. Mirá Cronología, devoluciones y crédito en tienda. |
| Fidelización · Información | Se ven solo si tenés esos módulos y el permiso. Se explican en las secciones de Fidelización y de Analítica CRM. |
| Devoluciones | Las devoluciones del cliente, solo lectura. |
| Consentimiento | Una grilla de canales y categorías. Registrar un consentimiento desde esta pestaña todavía no está disponible. |
| Resumen | Los datos del cliente en cuatro tarjetas (ver abajo). |
| Contactos | Las personas de este cliente. Hacé clic en una fila para abrir el contacto. |
| Direcciones | Las direcciones, con Agregar dirección. Mirá Contactos y direcciones. |
| Pedidos | Todos los pedidos de venta del cliente: número, estado, total, fecha y líneas. Se ve si tenés el módulo de pedidos. |
| Registro de auditoría | Los cambios hechos al cliente. |
The Overview tab
La pestaña Resumen
- General Information: type, industry, company size, website, e-mail, tax ID and fiscal condition.
- Financial: tier, credit limit, payment terms and currency. These four are shown only; the tier is changed with Edit, and there is no screen yet to load the credit limit or the payment terms.
- Notes: the free notes of the customer.
- Customer Groups: the groups the customer belongs to, with a star on the primary one. Manage groups changes them; see Customer groups.
- Información general: tipo, industria, tamaño de la empresa, sitio web, correo, identificación fiscal y condición fiscal.
- Financiero: nivel, límite de crédito, condiciones de pago y moneda. Estos cuatro solo se muestran; el nivel se cambia con Editar, y todavía no hay pantalla para cargar el límite de crédito ni las condiciones de pago.
- Notas: las notas libres del cliente.
- Grupos de clientes: los grupos a los que pertenece el cliente, con una estrella en el principal. Gestionar grupos los cambia; mirá Grupos de clientes.
Statuses
Estados
| Status | Meaning | How it gets there |
|---|---|---|
| Active | The customer can be used everywhere. | Every new customer starts here. |
| Suspended | The customer stays in the list but cannot be attached to a sale at the point of sale. Its purchase activity stops being refreshed. | Suspend, from the row menu of the list. |
| Inactive | Same effect as suspended, and it cannot be reactivated from the screen. | The bulk action Delete. |
| Merged | The record was merged into another one. The point of sale never offers it. | Merging duplicates. |
| Estado | Qué significa | Cómo se llega |
|---|---|---|
| Activo | El cliente se puede usar en todos lados. | Todo cliente nuevo arranca acá. |
| Suspendido | El cliente sigue en la lista pero no se puede asociar a una venta en el punto de venta. Su actividad de compras deja de actualizarse. | Suspender, desde el menú de la fila en la lista. |
| Inactivo | El mismo efecto que suspendido, y no se puede reactivar desde la pantalla. | La acción masiva Eliminar. |
| Merged | La ficha se fusionó en otra. El punto de venta nunca la ofrece. | Fusionar duplicados. |
Suspend and reactivate a customer
Suspender y reactivar un cliente
- Go to the Accounts list and find the customer.
- Open the three-dot menu of its row and choose Suspend. It is offered only for active customers.
- Confirm in the Suspend Account window. The row now shows Suspended.
- To undo it , open the same menu and choose Reactivate. It takes effect at once, without asking.
- Andá a la lista de Cuentas y buscá el cliente.
- Abrí el menú de tres puntos de su fila y elegí Suspender. Se ofrece solo para clientes activos.
- Confirmá en la ventana Suspender cuenta. La fila pasa a mostrar Suspendido.
- Para deshacerlo , abrí el mismo menú y elegí Reactivar. Se aplica en el momento, sin preguntar.
The audit log
El registro de auditoría
Each row has the date, an action code, the old and new value when there is one, and notes. The codes are: CREATED, UPDATED, EMAIL_CHANGED, FISCAL_CONDITION_CHANGED, STATUS_CHANGE (suspend and reactivate) and CREDIT_LIMIT_CHANGED. An ordinary edit is recorded as UPDATED without the detail of what changed. Bulk actions are not recorded here.
Cada fila trae la fecha, un código de acción, el valor anterior y el nuevo cuando lo hay, y notas. Los códigos son: CREATED, UPDATED, EMAIL_CHANGED, FISCAL_CONDITION_CHANGED, STATUS_CHANGE (suspender y reactivar) y CREDIT_LIMIT_CHANGED. Una edición común queda como UPDATED sin el detalle de qué cambió. Las acciones masivas no quedan registradas acá.
Common issues
Problemas habituales
- The Audit Log tab says "No audit log entries yet" on an old customer
- Reading the audit needs its own permission, which the Tenant Administrator has. Without it the tab stays empty.
- "Failed to recompute activity snapshot"
- Purchase activity is not switched on in your installation, so there is nothing to recalculate. In Spanish this message appears partly in English.
- "Invalid status transition from … to …"
- You tried to suspend a customer that is not active, or to reactivate one that is not suspended. The message is shown in English.
- The point of sale does not let the cashier attach the customer
- The customer is not in status Active. Reactivate it if it is suspended; the cashier can meanwhile go on with the sale without a customer.
- I cannot change the account type, the number or the currency
- They are fixed when the customer is created.
- There is no place to add tags to a customer
- Tags are not available on customers or contacts today.
- La pestaña Registro de auditoría dice «Aún no hay entradas en el registro de auditoría» en un cliente viejo
- Leer la auditoría necesita un permiso propio, que tiene el Tenant Administrator. Sin ese permiso la pestaña queda vacía.
- «Error al recompute activity snapshot»
- La actividad de compras no está encendida en tu instalación, así que no hay nada para recalcular. El mensaje aparece así, con una parte en inglés.
- "Invalid status transition from … to …"
- Intentaste suspender un cliente que no está activo, o reactivar uno que no está suspendido. El mensaje aparece en inglés.
- El punto de venta no deja que el cajero asocie al cliente
- El cliente no está en estado Activo. Reactivalo si está suspendido; mientras tanto el cajero puede seguir la venta sin cliente.
- No puedo cambiar el tipo de cuenta, el número ni la moneda
- Quedan fijos cuando se crea el cliente.
- No hay dónde ponerle etiquetas a un cliente
- Hoy las etiquetas no están disponibles en clientes ni en contactos.