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Creating a customer

Crear un cliente

You create a customer with a number, a name and its tax data. The tax fields change with the country and with whether it is a company or a person.

Un cliente se crea con un número, un nombre y sus datos fiscales. Los campos fiscales cambian según el país y según sea una empresa o una persona.

👤 Who: CRM Manager · Tenant Administrator📍 Where: CRM → Core CRM → Accounts → New Account

👤 Quién: CRM Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: CRM → CRM Principal → Cuentas → Nueva cuenta

Create the customer

Crear el cliente

Press New Account. The New Account form opens.
Choose the Account Type. Leave Customer for someone who buys from you. The other types are Prospect, Partner and Vendor.
Type the Account Number. You decide it; the system does not generate one. It cannot be repeated.
Type the Name : the company name, or the full name of a person.
Choose the Country and the Person type under Fiscal identity: Legal for a company, Natural for a person, Foreign for someone from abroad. The tax fields below change with these two choices.
Fill in the tax fields that appear (see the next heading).
Complete the Profile if you have the data: Industry, Company Size, Tier, Email and Website. Currency comes filled in from the country; change it now if the customer buys in another one.
Press Create. You see "Created successfully" and the customer is in the list.

Tocá Nueva cuenta. Se abre el formulario Nueva cuenta.
Elegí el Tipo de cuenta. Dejá Cliente para alguien que te compra. Los otros tipos son Prospecto, Socio y Proveedor.
Escribí el Número de cuenta. Lo decidís vos; el sistema no genera uno. No se puede repetir.
Escribí el Nombre : la razón social, o el nombre completo de una persona.
Elegí el País y el Tipo de persona en Identidad fiscal: Jurídica para una empresa, Física para una persona, Extranjera para alguien del exterior. Los campos fiscales de abajo cambian con estas dos opciones.
Completá los campos fiscales que aparezcan (mirá el título siguiente).
Completá el Perfil si tenés los datos: Industria, Tamaño de la empresa, Nivel, Correo electrónico y Sitio Web. Moneda viene cargada según el país; cambiala ahora si el cliente compra en otra.
Tocá Crear. Ves «Creado exitosamente» y el cliente queda en la lista.

⚠️

Three things cannot be changed after creating: the account type, the account number and the currency. Check them before pressing Create.Tres cosas no se pueden cambiar después de crear: el tipo de cuenta, el número de cuenta y la moneda. Revisalas antes de tocar Crear.

Tax data for Argentina

Datos fiscales para Argentina

Person type	Fields	Rule
Legal	CUIT (Tax ID)	Required. Cannot be repeated on another account.
Natural	CUIT/CUIL and DNI (National ID)	CUIT/CUIL is required and cannot be repeated. DNI is optional: type it with digits only, without dots.
Foreign	Tax ID	Optional.

Tipo de persona	Campos	Regla
Jurídica	CUIT	Obligatorio. No se puede repetir en otra cuenta.
Física	CUIT/CUIL y DNI	El CUIT/CUIL es obligatorio y no se puede repetir. El DNI es opcional: escribilo solo con dígitos, sin puntos.
Extranjera	Identificación fiscal	Opcional.

For Argentina the form also shows Fiscal Condition, with four options: Responsable Inscripto, Monotributista, Exento and Consumidor Final. It is required for a company, and for a person whenever you load a CUIT, a CUIL or a tax ID. A DNI alone does not make it required.

Para Argentina el formulario muestra además Condición fiscal, con cuatro opciones: Responsable Inscripto, Monotributista, Exento y Consumidor Final. Es obligatoria para una empresa, y para una persona siempre que cargues un CUIT, un CUIL o una identificación fiscal. El DNI solo no la vuelve obligatoria.

ℹ️

The system checks the verification digit of the CUIT and the CUIL. With the standard setting, a number that does not pass is saved anyway and you see the warning "Saved. One or more tax identifiers did not pass validation and were stored unverified." Open the customer again and correct the number. Your company can be set up to refuse those numbers instead of warning.El sistema controla el dígito verificador del CUIT y del CUIL. Con la configuración estándar, un número que no pasa el control se guarda igual y ves el aviso «Guardado. Uno o más identificadores fiscales no pasaron la validación y se guardaron sin verificar.». Abrí de nuevo el cliente y corregí el número. Tu empresa puede estar configurada para rechazar esos números en vez de avisar.

Other countries

Otros países

The Country list has two groups: Supported and Other countries. For any country other than Argentina the form shows a single optional field, Tax ID, with no format check and no fiscal condition. The country still decides the currency that comes filled in.

La lista de País tiene dos grupos: Compatibles y Otros países. Para cualquier país que no sea Argentina el formulario muestra un solo campo opcional, Identificación fiscal, sin control de formato y sin condición fiscal. El país igual decide la moneda que viene cargada.

Edit a customer

Editar un cliente

Open the customer and press Edit, or use Edit in the row menu of the list. You can change the name, the tax data, the profile fields and the notes, and finish with Update. If you change the country, the person type or a tax identifier, the fiscal condition is checked again.

Abrí el cliente y tocá Editar, o usá Editar en el menú de la fila de la lista. Podés cambiar el nombre, los datos fiscales, los campos del perfil y las notas, y terminás con Actualizar. Si cambiás el país, el tipo de persona o una identificación fiscal, la condición fiscal se vuelve a controlar.

Common issues

Problemas habituales

"Account number already exists: …": Another account already uses that number. Choose a different one. The message is shown in English.
"A tax identifier with this value already exists for another account": That CUIT, CUIL or tax ID is already loaded on another account. Search for it in the list by its number: the customer probably exists. If it is a duplicate, see Merging duplicates.
"Missing required tax identifier(s): …": The country and person type you chose require an identifier that is empty. Fill it in.
"Invalid tax identifier(s) for: …": Your company refuses numbers that fail the verification digit. Check the number against the customer's tax certificate.
"The fiscal condition is required": Choose one of the four options. It is required for companies and for anyone with a CUIT or CUIL.
"Not offered for this account's country. Choose another option.": The fiscal condition that was stored does not belong to the country now selected. Choose one from the list.
"Enter a valid email address": The e-mail is optional, but if you type one it has to be complete.
"This record was changed by someone else. Refresh and try again.": Another person saved the same customer while you had it open. Press Refresh and repeat your change.
The Create button stays grey: A required field is empty: the account number, the name, or a tax identifier marked as required.

"Account number already exists: …": Otra cuenta ya usa ese número. Elegí otro. El mensaje aparece en inglés.
"A tax identifier with this value already exists for another account": Ese CUIT, CUIL o identificación fiscal ya está cargado en otra cuenta. Buscalo en la lista por su número: probablemente el cliente ya exista. Si es un duplicado, mirá Fusionar duplicados.
"Missing required tax identifier(s): …": El país y el tipo de persona que elegiste exigen una identificación que está vacía. Completala.
"Invalid tax identifier(s) for: …": Tu empresa rechaza los números que no pasan el dígito verificador. Revisá el número contra la constancia fiscal del cliente.
«La condición fiscal es obligatoria»: Elegí una de las cuatro opciones. Es obligatoria para empresas y para cualquiera que tenga CUIT o CUIL.
«No se ofrece para el país de la cuenta. Elegí otra opción.»: La condición fiscal que estaba guardada no corresponde al país elegido ahora. Elegí una de la lista.
«Ingresá un correo electrónico válido»: El correo es opcional, pero si escribís uno tiene que estar completo.
«Otro usuario modificó este registro. Actualiza e inténtalo de nuevo.»: Otra persona guardó el mismo cliente mientras lo tenías abierto. Tocá Actualizar y repetí tu cambio.
El botón Crear queda en gris: Falta un campo obligatorio: el número de cuenta, el nombre, o una identificación fiscal marcada como obligatoria.