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Merging duplicates

Fusionar duplicados

When the same customer was loaded twice, a merge keeps one record and retires the other. Read what a merge does before using it: it is narrower than its name suggests.

Cuando el mismo cliente quedó cargado dos veces, una fusión conserva una ficha y da de baja la otra. Leé qué hace una fusión antes de usarla: es más acotada de lo que sugiere su nombre.

👤 Who: CRM Manager · Tenant Administrator📍 Where: CRM → Data Tools → Merge Accounts

👤 Quién: CRM Manager · Tenant Administrator📍 Dónde: CRM → Herramientas de Datos → Fusionar Cuentas

What a merge does

Qué hace una fusión

You choose two records yourself: the survivor, which stays, and the victim, which is retired. The system does not look for duplicates for you.

Las dos fichas las elegís vos: la superviviente, que queda, y la víctima, que se da de baja. El sistema no busca los duplicados por vos.

What	Result
Data the survivor already has	Stays as it is. The survivor always wins.
Empty data on the survivor	Filled from the victim, for these fields only: industry, company size, website, tax ID, payment terms and notes.
Name, type, tier and currency	Never changed, even when the preview lists them as conflicts.
The victim	Stays in the system with status Merged. The point of sale stops offering it.
Contacts, addresses, orders, groups, segments, store credit	Not moved. They stay on the merged record.

Qué	Resultado
Datos que la superviviente ya tiene	Quedan como están. Siempre gana la superviviente.
Datos vacíos en la superviviente	Se completan con los de la víctima, solo para estos campos: industria, tamaño de la empresa, sitio web, identificación fiscal, condiciones de pago y notas.
Nombre, tipo, nivel y moneda	No cambian nunca, aunque la vista previa los liste como conflictos.
La víctima	Queda en el sistema en estado Merged. El punto de venta deja de ofrecerla.
Contactos, direcciones, pedidos, grupos, segmentos, crédito en tienda	No se mueven. Quedan en la ficha fusionada.

⛔

A merge cannot be reversed. Before merging, load on the survivor the addresses and contacts it is missing and put it in the right groups. Choose as survivor the record that has the orders: the history of the other one stays on the merged record.Una fusión no se puede revertir. Antes de fusionar, cargá en la superviviente las direcciones y los contactos que le falten y ponela en los grupos que correspondan. Elegí como superviviente la ficha que tiene los pedidos: el historial de la otra queda en la ficha fusionada.

Merge two customers

Fusionar dos clientes

Go to CRM → Data Tools → Merge Accounts.
Under Survivor Account (keeps data) , type part of the name, number or tax ID, press Search and click the record that stays. A green line confirms the selection.
Under Victim Account (will be merged into survivor) , search and click the record to retire. Look at the account number in brackets to be sure it is the duplicate and not a record merged before.
Press Preview Merge. The second step shows both names and, under Conflicts, the fields where they differ, with the value of the survivor first.
Press Execute Merge. There is no further confirmation. You see "Accounts merged successfully" and the Merge Log opens.

Andá a CRM → Herramientas de Datos → Fusionar Cuentas.
En Cuenta superviviente (conserva los datos) , escribí parte del nombre, del número o de la identificación fiscal, tocá Buscar y hacé clic en la ficha que queda. Una línea verde confirma la selección.
En Cuenta víctima (se fusionará con la superviviente) , buscá y hacé clic en la ficha que se da de baja. Mirá el número de cuenta entre paréntesis para estar seguro de que es el duplicado y no una ficha fusionada antes.
Tocá Vista previa de la fusión. El segundo paso muestra los dos nombres y, en Conflictos, los campos en los que difieren, con el valor de la superviviente primero.
Tocá Ejecutar fusión. No hay otra confirmación. Ves «Cuentas combinadas correctamente» y se abre el Registro de combinaciones.

Merge two contacts

Fusionar dos contactos

CRM → Data Tools → Merge Contacts works the same way. The search matches the name or the e-mail. The empty e-mail, phone, mobile, job title, department and notes of the survivor are filled from the victim; names are never changed. The victim contact stays with status Merged.

CRM → Herramientas de Datos → Fusionar Contactos funciona igual. La búsqueda encuentra por nombre o por correo. El correo, el teléfono, el móvil, el cargo, el departamento y las notas vacíos de la superviviente se completan con los de la víctima; los nombres no cambian nunca. El contacto víctima queda en estado Merged.

The merge log

El registro de fusiones

CRM → Data Tools → Merge Log lists every merge, newest first: the type (ACCOUNT or CONTACT), the start of the internal codes of both records, the date and the status. The Undo icon asks for confirmation and marks the row as Rolled Back; it is only a mark in the log and does not give the merged record its status or its data back.

CRM → Herramientas de Datos → Registro de Fusiones lista todas las fusiones, de la más nueva a la más vieja: el tipo (ACCOUNT o CONTACT), el comienzo de los códigos internos de las dos fichas, la fecha y el estado. El ícono Deshacer pide confirmación y deja la fila como Revertida; es solo una marca en el registro y no le devuelve a la ficha fusionada su estado ni sus datos.

Common issues

Problemas habituales

The Merge Accounts entry takes me to the dashboard: Merging is switched off for your company or is not part of your edition. See CRM settings.
The search shows nothing: No account matches. The picker gives no message when it finds nothing: try with fewer letters.
Preview Merge stays grey: Choose both records, and make sure they are not the same one.
"Preview failed" · "Merge failed": The operation did not go through and nothing changed. Go Back and try again.
The merged customer still appears in searches and lists: It is kept with status Merged, with its contacts, addresses and orders, so you can consult it.
I merged the wrong way round: It cannot be reverted. Complete the surviving record by hand with Edit.
"Merge has already been rolled back": That row of the log was already marked.

La entrada Fusionar Cuentas me lleva al panel de inicio: La fusión está apagada para tu empresa o no forma parte de tu edición. Mirá Configuración del CRM.
La búsqueda no muestra nada: Ninguna cuenta coincide. El buscador no avisa cuando no encuentra nada: probá con menos letras.
Vista previa de la fusión queda en gris: Elegí las dos fichas, y fijate que no sean la misma.
«La vista previa falló» · «La combinación falló»: La operación no se hizo y no cambió nada. Volvé con Atrás y probá de nuevo.
El cliente fusionado sigue apareciendo en búsquedas y listas: Se conserva en estado Merged, con sus contactos, direcciones y pedidos, para que lo puedas consultar.
Fusioné al revés: No se puede revertir. Completá la ficha superviviente a mano con Editar.
"Merge has already been rolled back": Esa fila del registro ya estaba marcada.