User manualManual de usuario › Services › Administration › Roles, activity types and rate cardsServicios › Administración › Roles, tipos de actividad y tarifarios

Roles, activity types and rate cards

Roles, tipos de actividad y tarifarios

Three lists give a common vocabulary to the rest of the module: the roles people work under, the kinds of activity they record, and the rate cards that keep the agreed bill and cost rates.

Tres listas le dan un vocabulario común al resto del módulo: los roles con los que trabaja la gente, los tipos de actividad que registran, y los tarifarios que guardan las tarifas de facturación y de costo acordadas.

👤 Who: PSA — Manager📍 Where: Services → Administration

👤 Quién: PSA — Manager📍 Dónde: Servicios → Administración

Resource roles

Roles de recursos

A resource role is the position a person works under on projects: consultant, analyst, project lead. It is what you choose in Role when you load a person and when you add a rate.

Un rol de recurso es el puesto con el que una persona trabaja en los proyectos: consultor, analista, líder de proyecto. Es lo que elegís en Rol cuando cargás a una persona y cuando agregás una tarifa.

Go to Administration → Resource Roles and press New Role.
Type the Code (short and unique in your company) and the Name, and a Description if useful.
Press Create. The role is saved as active.

Entrá a Administración → Roles de Recursos y tocá Nuevo rol.
Escribí el Código (corto y único en tu empresa) y el Nombre, y una Descripción si sirve.
Tocá Crear. El rol se guarda activo.

To change a role press the edit button of its row. You can change the name and the description, and untick Active to retire it: an inactive role is no longer offered when you load a person or a rate. The code cannot be changed.

Para cambiar un rol tocá el botón de editar de su fila. Podés cambiar el nombre y la descripción, y desmarcar Activo para retirarlo: un rol inactivo ya no se ofrece cuando cargás a una persona o una tarifa. El código no se puede cambiar.

ℹ️

A person keeps the name of the role as it was when you chose it. If you rename a role later, open each person and choose it again.Una persona conserva el nombre del rol tal como estaba cuando lo elegiste. Si después le cambiás el nombre a un rol, abrí a cada persona y volvé a elegirlo.

Activity types

Tipos de actividad

An activity type classifies the work of a time entry: development, analysis, meetings, travel. In Administration → Activity Types press New Activity Type, type the Code (for example DEV), the Name and a Description, tick Default Billable if that kind of work is normally charged, and press Create.

Un tipo de actividad clasifica el trabajo de un registro de tiempo: desarrollo, análisis, reuniones, viaje. En Administración → Tipos de Actividad tocá Nuevo Tipo de Actividad, escribí el Código (por ejemplo DEV), el Nombre y una Descripción, marcá Facturable por Defecto si ese tipo de trabajo normalmente se cobra, y tocá Crear.

The list shows code, name, whether it is billable by default and whether it is active. An activity type cannot be edited or deleted from the screen, so check the code before creating it. Default Billable is a reference: it does not tick or untick the Billable box of a time entry.

La lista muestra código, nombre, si es facturable por defecto y si está activo. Un tipo de actividad no se puede editar ni eliminar desde la pantalla, así que revisá el código antes de crearlo. Facturable por Defecto es una referencia: no marca ni desmarca la casilla Facturable de un registro de tiempo.

Rate cards

Tarifarios

A rate card keeps the rates agreed for a project, for a client or in general: for each role, and optionally for one person or one activity type, the bill rate per hour and the cost rate per hour.

Un tarifario guarda las tarifas acordadas para un proyecto, para un cliente o en general: para cada rol, y si querés para una persona o un tipo de actividad, la tarifa de facturación por hora y la tarifa de costo por hora.

Go to Administration → Rate Cards and press New Rate Card.
Type the Name and a Description.
Choose the Scope Type: PROJECT, CLIENT or GLOBAL. With PROJECT, find the project in Scope — Project; with CLIENT, find the client in Scope — Client Account.
Set Effective From and, if the rates have an end date, Effective To.
Choose the currency in Currency Code and press Create. The card is saved as Draft.
Open the card with View in the actions menu of its row and go to the Entries tab.
Press Add Entry. Choose the Role, optionally a User and an Activity Type, type the Bill Rate (mandatory) and the Cost Rate, and press Add Entry. Repeat for each rate.
Press Activate when the card is complete. It goes to Active.

Entrá a Administración → Tarifarios y tocá Nuevo Tarifario.
Escribí el Nombre y una Descripción.
Elegí el Tipo de alcance: PROJECT, CLIENT o GLOBAL. Con PROJECT, buscá el proyecto en Alcance: proyecto; con CLIENT, buscá el cliente en Alcance: cuenta de cliente.
Poné Vigente desde y, si las tarifas tienen fecha de fin, Vigente hasta.
Elegí la moneda en Currency Code y tocá Crear. El tarifario se guarda como Borrador.
Abrí el tarifario con Ver en el menú de acciones de su fila y andá a la pestaña Entries.
Tocá Agregar Entrada. Elegí el Rol, si querés un Usuario y un Tipo de actividad, escribí la Tarifa de Facturación (obligatoria) y la Tarifa de Costo, y tocá Agregar entrada. Repetí por cada tarifa.
Tocá Activar cuando el tarifario esté completo. Pasa a Activo.

⚠️

Check each rate before adding it. An entry cannot be edited or deleted from the screen, and an active rate card cannot be returned to draft or deactivated. To replace rates, create a new rate card with a new Effective From date.Revisá cada tarifa antes de agregarla. Una entrada no se puede editar ni eliminar desde la pantalla, y un tarifario activo no se puede devolver a borrador ni desactivar. Para reemplazar tarifas, creá un tarifario nuevo con otra fecha en Vigente desde.

ℹ️

Rate cards are a reference today. Logging time does not look the rate up, so the rates do not turn hours into amounts in the project or in the reports. Use the rate card as the agreed price list when you prepare a bill. The Entries tab shows the person and the activity type by their internal identifier.Hoy los tarifarios son una referencia. Al cargar tiempo no se busca la tarifa, así que las tarifas no convierten las horas en importes en el proyecto ni en los informes. Usá el tarifario como la lista de precios acordada cuando preparás una factura. La pestaña Entries muestra a la persona y al tipo de actividad con su identificador interno.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to save resource role": Most often the code is already used by another role. Choose a different one.
"Failed to save activity type": Code and name are mandatory, and the code must not repeat an existing one.
"Failed to save rate card": Name, scope type and Effective From are mandatory. With PROJECT or CLIENT, pick the project or the client from the suggestions.
"Failed to activate rate card": Reload the page and try again. If it repeats, your role may not be allowed to change rate cards.
The role I created is not offered in a rate card entry: Only active roles are offered. Check that Active is ticked on the role.
The tabs of a rate card say Overview and Entries in English: Those two titles are not translated yet.

«Error al guardar rol de recurso»: Lo más común es que el código ya lo use otro rol. Elegí otro.
«Error al guardar tipo de actividad»: Código y nombre son obligatorios, y el código no puede repetir uno existente.
«Error al guardar tarifario»: Nombre, tipo de alcance y Vigente desde son obligatorios. Con PROJECT o CLIENT, elegí el proyecto o el cliente de las sugerencias.
«Failed to activate rate card»: Recargá la página y probá de nuevo. Si se repite, puede que tu rol no tenga permitido cambiar tarifarios.
El rol que creé no se ofrece en una entrada de tarifario: Solo se ofrecen los roles activos. Revisá que el rol tenga marcado Activo.
Las pestañas de un tarifario dicen Overview y Entries en inglés: Esos dos títulos todavía no están traducidos.