How Services works
Cómo funciona Servicios
Services follows a project from the moment you open it until its time is approved: you set up the people, create the project, plan who works on it, record time and expenses, and approve them. This chapter shows the route, the module home and who can do what.
Servicios sigue un proyecto desde que lo abrís hasta que su tiempo queda aprobado: cargás a las personas, creás el proyecto, planificás quién trabaja en él, registrás tiempo y gastos, y los aprobás. Este capítulo muestra el recorrido, la página de inicio del módulo y quién puede hacer qué.
The usual route
El recorrido habitual
- Prepare the lists. Create the roles people work under (consultant, analyst, project lead) and, if you use them, the activity types. See Roles, activity types and rate cards.
- Load the people. Each person who records time is a resource linked to a user of the system. See The team: resources.
- Create the project and its tasks, and activate it. See Creating a project.
- Plan who works where. An allocation reserves hours of a person for a project between two dates. See Allocations.
- Record time against the project, entry by entry. See Logging time.
- Submit and approve. Entries and timesheets go from draft to submitted to approved. See Timesheets.
- Record expenses of the project and approve them. See Project expenses.
- Keep the billing records and read the reports. See Billing and Reports.
- Prepará las listas. Creá los roles con los que trabaja la gente (consultor, analista, líder de proyecto) y, si los usás, los tipos de actividad. Mirá Roles, tipos de actividad y tarifarios.
- Cargá a las personas. Cada persona que registra tiempo es un recurso vinculado a un usuario del sistema. Mirá El equipo: recursos.
- Creá el proyecto y sus tareas, y activalo. Mirá Crear un proyecto.
- Planificá quién trabaja dónde. Una asignación reserva horas de una persona para un proyecto entre dos fechas. Mirá Asignaciones.
- Registrá el tiempo contra el proyecto, entrada por entrada. Mirá Registrar tiempo.
- Enviá y aprobá. Los registros y las hojas de tiempo pasan de borrador a enviado y de ahí a aprobado. Mirá Hojas de tiempo.
- Registrá los gastos del proyecto y aprobalos. Mirá Gastos del proyecto.
- Llevá los registros de facturación y leé los informes. Mirá Facturación e Informes.
The parts of the module
Las partes del módulo
| Menu section | What you find there |
|---|---|
| Project Delivery | Projects, Resources (the people), Allocations (who is planned on which project) and Scenarios. |
| Time Tracking | Time Entries (each piece of work recorded) and Timesheets (a person and a period, sent for approval). |
| Billing | Work Packages, Expenses, Retainers and Corrections. |
| Reports | Utilization, Margin, Leakage, Realization and Forecast. |
| Administration | Resource Roles, Activity Types, Rate Cards, Calendars, Time Policies, Approval Flows and Project Templates. |
| Sección del menú | Qué encontrás ahí |
|---|---|
| Entrega de Proyectos | Proyectos, Recursos (las personas), Asignaciones (quién está planificado en qué proyecto) y Escenarios. |
| Control de Tiempo | Registros de Tiempo (cada trabajo registrado) y Hojas de Tiempo (una persona y un período, que se envían a aprobación). |
| Facturación | Paquetes de Trabajo, Gastos, Anticipos y Correcciones. |
| Informes | Utilización, Margen, Fuga de Ingresos, Realización y Pronóstico. |
| Administración | Roles de Recursos, Tipos de Actividad, Tarifarios, Calendarios, Políticas de Tiempo, Flujos de Aprobación y Plantillas de Proyectos. |
The module home
La página de inicio del módulo
Opening Services shows the Professional Services page. At the top there are four figures, and each one takes you to its list when you click it.
Al entrar a Servicios se abre la página Servicios Profesionales. Arriba hay cuatro cifras, y cada una te lleva a su lista cuando la tocás.
| Figure | What it counts |
|---|---|
| Active Projects | Projects in status Active. |
| Pending Timesheets | Timesheets that were submitted and are waiting for a decision. |
| Total Resources | People loaded as resources. |
| Pending Expenses | Expenses that were submitted and are waiting for a decision. |
| Cifra | Qué cuenta |
|---|---|
| Proyectos Activos | Proyectos en estado Activo. |
| Hojas de Tiempo Pendientes | Hojas de tiempo enviadas que esperan una decisión. |
| Recursos Totales | Personas cargadas como recursos. |
| Gastos Pendientes | Gastos enviados que esperan una decisión. |
When there are timesheets or expenses waiting, a notice appears under the figures with the count (timesheets awaiting approval, expense claims awaiting approval). Below come the shortcuts New Project, Log Time, Timesheets and Expenses, which open the matching list, and a card for every screen of the module. The refresh button reloads the figures.
Cuando hay hojas de tiempo o gastos esperando, debajo de las cifras aparece un aviso con la cantidad (hojas de tiempo esperando aprobación, gastos esperando aprobación). Más abajo están los accesos Nuevo Proyecto, Registrar Tiempo, Hojas de Tiempo y Gastos, que abren la lista correspondiente, y una tarjeta por cada pantalla del módulo. El botón de actualizar vuelve a cargar las cifras.
The Project Delivery page adds an Active Projects panel with up to five active projects. The bar under each name shows how much of the time between its start date and its end date has already passed; it does not measure work done.
La página Entrega de Proyectos suma un panel Proyectos activos con hasta cinco proyectos activos. La barra debajo de cada nombre muestra cuánto del tiempo entre su fecha de inicio y su fecha de fin ya pasó; no mide el trabajo hecho.
Who can do what
Quién puede hacer qué
| Role | What it allows |
|---|---|
| PSA — Manager | Everything in the module: create and change projects, tasks, people, allocations, time entries, timesheets, expenses and billing records; approve and reject; read the reports; maintain the administration lists. |
| PSA — Viewer | Read only: projects, tasks, people, allocations, time entries, timesheets, expenses, billing records, reports, activity types and rate cards. It cannot create, change or approve anything. |
| Company administrator | The same as PSA — Manager. |
| Rol | Qué permite |
|---|---|
| PSA — Manager | Todo lo del módulo: crear y cambiar proyectos, tareas, personas, asignaciones, registros de tiempo, hojas de tiempo, gastos y registros de facturación; aprobar y rechazar; leer los informes; mantener las listas de administración. |
| PSA — Viewer | Solo lectura: proyectos, tareas, personas, asignaciones, registros de tiempo, hojas de tiempo, gastos, registros de facturación, informes, tipos de actividad y tarifarios. No puede crear, cambiar ni aprobar nada. |
| Administrador de la empresa | Lo mismo que PSA — Manager. |
What to expect from the lists
Qué esperar de las listas
- Every list is paged; the paginator under the table lets you choose ten, twenty or fifty rows.
- Lists with a Status filter show one status at a time, or All.
- The Resource and Project columns of several lists show the internal identifier of the person or the project, not the name. To see who or what it is, open the person in Resources or the project in Projects.
- The search box above Projects and Resources does not filter the list yet. Use the status filter and the pages.
- Todas las listas están paginadas; el paginador debajo de la tabla te deja elegir diez, veinte o cincuenta filas.
- Las listas con filtro Estado muestran un estado por vez, o Todas.
- Las columnas Recurso y Proyecto de varias listas muestran el identificador interno de la persona o del proyecto, no el nombre. Para saber quién o qué es, abrí a la persona en Recursos o el proyecto en Proyectos.
- El cuadro de búsqueda que está arriba de Proyectos y de Recursos todavía no filtra la lista. Usá el filtro de estado y las páginas.
Common issues
Problemas habituales
- "Could not load dashboard data. Please try again."
- None of the four figures could be loaded. Check the network and press Retry. If only some figures show zero, you may not have permission to read that part of the module.
- A screen of the menu opens empty or with an error
- Your role may not include that part. PSA — Viewer, for example, cannot open Resource Roles, Calendars, Time Policies, Approval Flows or Project Templates.
- I do not see Services in the menu
- The module is not enabled for your company, or your role has no access to it. Ask your administrator.
- «No se pudieron cargar los datos del panel. Intentá de nuevo.»
- No se pudo cargar ninguna de las cuatro cifras. Revisá la red y tocá Reintentar. Si solo algunas cifras muestran cero, puede que no tengas permiso para leer esa parte del módulo.
- Una pantalla del menú se abre vacía o con error
- Puede que tu rol no incluya esa parte. PSA — Viewer, por ejemplo, no puede abrir Roles de Recursos, Calendarios, Políticas de Tiempo, Flujos de Aprobación ni Plantillas de Proyectos.
- No veo Servicios en el menú
- El módulo no está habilitado para tu empresa, o tu rol no tiene acceso. Consultá a tu administrador.