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Billing: what is billable and the billing records

Facturación: qué es facturable y los registros de facturación

Billing is where you keep track of what will be charged to the client: which time and expenses are billable, the work packages that mark a billing period, the retainers the client paid in advance and the requests to correct recorded time.

Facturación es donde llevás el control de lo que se le va a cobrar al cliente: qué tiempo y qué gastos son facturables, los paquetes de trabajo que marcan un período de facturación, los anticipos que el cliente pagó por adelantado y los pedidos de corrección del tiempo registrado.

👤 Who: PSA — Manager📍 Where: Services → Billing

👤 Quién: PSA — Manager📍 Dónde: Servicios → Facturación

What this module does and does not do

Qué hace y qué no hace este módulo

Services keeps the records that support a bill. It does not issue the invoice to the client and it does not put a value on the hours by itself: the amounts to charge are worked out outside these screens, from the approved time and expenses.

Servicios guarda los registros que respaldan una factura. No emite la factura al cliente y no valoriza las horas por su cuenta: los importes a cobrar se calculan fuera de estas pantallas, a partir del tiempo y los gastos aprobados.

What is billable

Qué es facturable

Where	What the mark means
Billable on a time entry	The time is meant to be charged. It is the mark the reports use: Utilization separates billable hours and Leakage only looks at billable entries.
Billable on an expense	The expense is meant to be charged to the client.
Billable on a task	A reference for whoever logs time on that task. It does not set the mark of the entry.
Default Billable on an activity type	A reference too. It does not set the mark of the entry.

Dónde	Qué significa la marca
Facturable en un registro de tiempo	El tiempo se piensa cobrar. Es la marca que usan los informes: Utilización separa las horas facturables y Fuga de Ingresos solo mira los registros facturables.
Facturable en un gasto	El gasto se le piensa cobrar al cliente.
Facturable en una tarea	Una referencia para quien carga tiempo en esa tarea. No define la marca del registro.
Facturable por Defecto en un tipo de actividad	También una referencia. No define la marca del registro.

To know what there is to bill for a project and a period, filter Time Entries by Approved and Expenses by Approved, and run the Leakage report for the period: it gives the approved billable hours per project.

Para saber qué hay para facturar de un proyecto y un período, filtrá Registros de Tiempo por Aprobado y Gastos por Aprobado, y ejecutá el informe de Fuga de Ingresos del período: da las horas facturables aprobadas por proyecto.

Work packages

Paquetes de trabajo

A billing work package (BWP) marks that a period of a project was prepared for billing to a client. Go to Billing → Work Packages.

Un paquete de trabajo de facturación (BWP) marca que un período de un proyecto se preparó para facturarle a un cliente. Entrá a Facturación → Paquetes de Trabajo.

Press New BWP. The New Billing Work Package window opens.
Type the BWP Number. You choose it, and it must be unique in your company.
Find the Client Account and the Project. Type at least two letters in each and pick from the suggestions.
Set Billing Period Start and Billing Period End.
Choose a currency in Currency (optional) and add Notes (optional), for example the total agreed with the client.
Press Create. The package is saved as Draft.
Press Review when you have checked the period. The package goes to Reviewed.

Tocá Nuevo BWP. Se abre la ventana Nuevo paquete de trabajo de facturación.
Escribí el Número de BWP. Lo elegís vos, y tiene que ser único en tu empresa.
Buscá la Cuenta de cliente y el Proyecto. Escribí al menos dos letras en cada uno y elegí de las sugerencias.
Poné Inicio del Período de Facturación y Fin del Período de Facturación.
Elegí una moneda en Currency (optional) y agregá Notas (opcional), por ejemplo el total acordado con el cliente.
Tocá Crear. El paquete se guarda como Borrador.
Tocá Revisar cuando hayas controlado el período. El paquete pasa a Reviewed.

Status	Meaning	What you can do
Draft	Being prepared.	Review, cancel.
Reviewed	Someone checked the period.	Nothing more from the screen.
Cancelled	Discarded.	Nothing more.

Estado	Qué significa	Qué podés hacer
Borrador	En preparación.	Revisar, cancelar.
Reviewed	Alguien controló el período.	Nada más desde la pantalla.
Cancelado	Descartado.	Nada más.

ℹ️

A work package is a record, not a calculation. It does not bring in the time entries or the expenses of the period, and there is no screen to add lines to it: the Lines tab stays empty and Subtotal, Tax Total and Total stay at zero. Sending a package to Accounting is not available from the screen yet, so a reviewed package stays in Reviewed.Un paquete de trabajo es un registro, no un cálculo. No trae los registros de tiempo ni los gastos del período, y no hay una pantalla para agregarle líneas: la pestaña Lines queda vacía y Subtotal, Total de impuestos y Total quedan en cero. Enviar un paquete a Contabilidad todavía no está disponible desde la pantalla, así que un paquete revisado queda en Reviewed.

Cancel is offered while the package is a draft; it asks Are you sure you want to cancel this billing work package? and cannot be undone. The options In Review and Sent to ACC of the status filter do not match any package today.

Cancelar se ofrece mientras el paquete es un borrador; pregunta Are you sure you want to cancel this billing work package? y no se puede deshacer. Las opciones En revisión y Enviado a Contabilidad del filtro de estado hoy no coinciden con ningún paquete.

Retainers

Anticipos

A retainer records an amount a client paid in advance for a project. In Billing → Retainers press New Retainer, find the Project and the Client Account, type the Total Amount, choose the Currency, set the Start Date and End Date, choose the Rollover Policy (None, Rollover or Expire) and press Create. The retainer is saved as active, and its balance starts equal to the total.

Un anticipo deja asentado un importe que un cliente pagó por adelantado para un proyecto. En Facturación → Anticipos tocá Nuevo Anticipo, buscá el Proyecto y la Cuenta de cliente, escribí el Monto total, elegí la Moneda, poné la Fecha de Inicio y la Fecha de Fin, elegí la Política de traslado (Ninguno, Traslado o Vencer) y tocá Crear. El anticipo se guarda activo, y su saldo arranca igual al total.

ℹ️

The balance does not go down by itself. There is no screen to record what was consumed from a retainer, so the balance stays equal to the total, and the rollover policy is kept only as a note of what was agreed. Follow the consumption outside the system. A retainer cannot be edited or deleted from the screen.El saldo no baja solo. No hay una pantalla para registrar lo que se consumió de un anticipo, así que el saldo queda igual al total, y la política de traslado se guarda solo como constancia de lo acordado. Llevá el consumo fuera del sistema. Un anticipo no se puede editar ni eliminar desde la pantalla.

Corrections

Correcciones

A correction is a written request to adjust time that was already recorded. In Billing → Corrections press New Correction, pick the Original Time Entry from the suggestions, optionally the Original BWP, type the Reason and, if you know it, the Adjustment Amount, and press Create. The request is saved as Requested.

Una corrección es un pedido por escrito para ajustar tiempo que ya estaba registrado. En Facturación → Correcciones tocá Nueva Corrección, elegí el Registro de horas original de las sugerencias, si querés el BWP original, escribí el Motivo y, si lo sabés, el Monto del ajuste, y tocá Crear. El pedido se guarda como Solicitado.

ℹ️

The list does not offer the actions to approve or reject a correction yet, so a request stays in Requested, and it does not change the time entry it refers to. Use it as a log of what has to be adjusted. The time entry selector offers the fifty most recent entries.La lista todavía no ofrece las acciones para aprobar o rechazar una corrección, así que un pedido queda en Solicitado, y no cambia el registro de tiempo al que se refiere. Usalo como bitácora de lo que hay que ajustar. El selector de registros de tiempo ofrece los cincuenta registros más recientes.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to save billing work package": Most often the number is already used by another package: choose a different one. Check also that the client and the project were picked from the suggestions.
"Failed to review BWP": The package is no longer a draft. Reload the list.
I do not see Send to ACC after reviewing: That step is not available from the screen yet. The package stays in Reviewed.
"Failed to save retainer": The total amount has to be greater than zero, and the project and the client have to be picked from the suggestions.
"Failed to save correction": Pick the time entry from the suggestions and type a reason.
The time entry I need is not offered in a correction: Only the fifty most recent entries are offered. Describe the entry (person, date, project) in the reason of a correction on a recent entry, or ask your administrator.

«Failed to save billing work package»: Lo más común es que el número ya lo use otro paquete: elegí otro. Revisá también que el cliente y el proyecto estén elegidos de las sugerencias.
«Failed to review BWP»: El paquete ya no es un borrador. Recargá la lista.
No veo Enviar a Contabilidad después de revisar: Ese paso todavía no está disponible desde la pantalla. El paquete queda en Reviewed.
«Error al guardar anticipo»: El monto total tiene que ser mayor que cero, y el proyecto y el cliente hay que elegirlos de las sugerencias.
«Error al guardar corrección»: Elegí el registro de tiempo de las sugerencias y escribí un motivo.
En una corrección no se ofrece el registro de tiempo que necesito: Solo se ofrecen los cincuenta registros más recientes. Describí el registro (persona, fecha, proyecto) en el motivo de una corrección sobre un registro reciente, o consultá a tu administrador.