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Project expenses
Gastos del proyecto
An expense records money a person spent for a project: travel, a licence, materials. Like time, it is created as a draft, submitted and then approved or rejected.
Un gasto deja asentada la plata que una persona gastó para un proyecto: un viaje, una licencia, materiales. Igual que el tiempo, se crea como borrador, se envía y después se aprueba o se rechaza.
Record an expense
Cargar un gasto
- Press New Expense.
- Choose the Resource who spent the money.
- Find the Project. Type at least two letters and pick it from the suggestions.
- Set the Expense Date.
- Type the Category. It is free text: agree on a short list with your team (travel, meals, software) so that the reports are readable.
- Type the Amount and, if it is not in the usual currency, choose it in Currency (optional).
- Leave Billable ticked if the expense is to be charged to the client, and press Create.
- Tocá Nuevo Gasto.
- Elegí el Recurso que hizo el gasto.
- Buscá el Proyecto. Escribí al menos dos letras y elegilo de las sugerencias.
- Poné la Fecha del Gasto.
- Escribí la Categoría. Es texto libre: acordá con tu equipo una lista corta (viajes, comidas, software) para que los informes se puedan leer.
- Escribí el Monto y, si no está en la moneda habitual, elegila en Currency (optional).
- Dejá marcado Facturable si el gasto se le va a cobrar al cliente, y tocá Crear.
⚠️
Check the expense before creating it. The screen has no action to edit or delete an expense, and no place to attach the receipt. Keep the receipt with your usual filing.Revisá el gasto antes de crearlo. La pantalla no tiene una acción para editar ni eliminar un gasto, ni un lugar para adjuntar el comprobante. Guardá el comprobante en tu archivo habitual.
Submit, approve or reject
Enviar, aprobar o rechazar
- Submit. In the actions menu of a draft expense choose Submit. It goes to Submitted and counts in Pending Expenses on the module home.
- Approve. In the actions menu of a submitted expense choose Approved. The expense goes to Approved.
- Or reject. Choose Reject, type the reason in the Reject Expense window and confirm. The expense goes to Rejected.
- Enviar. En el menú de acciones de un gasto en borrador elegí Enviar. Pasa a Enviado y cuenta en Gastos Pendientes en el inicio del módulo.
- Aprobar. En el menú de acciones de un gasto enviado elegí Aprobado. El gasto pasa a Aprobado.
- O rechazar. Elegí Rechazar, escribí el motivo en la ventana Reject Expense y confirmá. El gasto pasa a Rechazado.
| Status | Meaning | What you can do |
|---|---|---|
| Draft | Recorded but not sent. | Submit. |
| Submitted | Waiting for a decision. | Approve, reject. |
| Approved | Accepted. It adds to Total Expenses in the Financials tab of the project. | Nothing more. |
| Rejected | Not accepted. | Nothing more: record a new expense if it has to be claimed again. |
| Estado | Qué significa | Qué podés hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Cargado pero sin enviar. | Enviar. |
| Enviado | Espera una decisión. | Aprobar, rechazar. |
| Aprobado | Aceptado. Suma en Gastos Totales en la pestaña Finanzas del proyecto. | Nada más. |
| Rechazado | No aceptado. | Nada más: cargá un gasto nuevo si hay que reclamarlo otra vez. |
ℹ️
The reason of a rejection is saved, but the list does not show it. Tell the person why the expense was rejected.El motivo de un rechazo queda guardado, pero la lista no lo muestra. Avisale a la persona por qué se rechazó el gasto.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to save expense"
- Check that resource, date, category and amount are filled in and that the project was picked from the suggestions. It also appears when your role cannot write expenses.
- "Failed to submit expense"
- The expense is no longer in draft, or the approval could not start in the approvals inbox. Reload the list; if it repeats, tell your administrator.
- "This request is decided in the Approvals inbox."
- Your company decides expenses in the approvals inbox. Press Open Approvals inbox and decide it there.
- "Failed to approve expense" or "Failed to reject expense"
- The expense is no longer submitted. Reload the list.
- The Billable column says Yes or No in English
- That column is not translated yet. Yes means the expense is billable.
- «Error al guardar gasto»
- Revisá que recurso, fecha, categoría y monto estén completos y que el proyecto esté elegido de las sugerencias. También aparece cuando tu rol no puede escribir gastos.
- «Failed to submit expense»
- El gasto ya no está en borrador, o la aprobación no pudo empezar en la bandeja de aprobaciones. Recargá la lista; si se repite, avisale a tu administrador.
- «Esta solicitud se decide en la bandeja de aprobaciones.»
- Tu empresa decide los gastos en la bandeja de aprobaciones. Tocá Abrir bandeja de aprobaciones y decidilo ahí.
- «Error al aprobar gasto» o «Error al rechazar gasto»
- El gasto ya no está enviado. Recargá la lista.
- La columna Facturable dice Yes o No en inglés
- Esa columna todavía no está traducida. Yes quiere decir que el gasto es facturable.