User manualManual de usuario › Services › Billing and reports › Reports: utilisation, margin and forecastServicios › Facturación e informes › Informes: utilización, margen y pronóstico
Reports: utilisation, margin and forecast
Informes: utilización, margen y pronóstico
Five reports summarise a period: how busy each person was, what each project earned and cost, which approved hours are still to be billed, and what the planned work will cost. All of them are run the same way.
Cinco informes resumen un período: cuán ocupada estuvo cada persona, qué ganó y qué costó cada proyecto, qué horas aprobadas falta facturar y cuánto va a costar el trabajo planificado. Todos se ejecutan de la misma forma.
Run a report
Ejecutar un informe
- Open the report from the Reports section of the menu.
- Set Period Start and Period End. The button stays disabled until both dates are set.
- Press Run Report. The summary appears in cards at the top and the detail in a table below.
- Abrí el informe desde la sección Informes del menú.
- Poné Inicio del Período y Fin del Período. El botón queda deshabilitado hasta que estén las dos fechas.
- Tocá Ejecutar Informe. El resumen aparece en tarjetas arriba y el detalle en una tabla debajo.
ℹ️
The cards and the column headings show the technical name of each figure in English (for example capacityHours), in both languages. The tables of this chapter tell you what each one means. People and projects appear with their internal identifier; the project reports also show the project name.Las tarjetas y los encabezados de columna muestran el nombre técnico de cada cifra en inglés (por ejemplo capacityHours), en los dos idiomas. Las tablas de este capítulo te dicen qué significa cada uno. Las personas y los proyectos aparecen con su identificador interno; los informes por proyecto muestran además el nombre del proyecto.
Utilization: capacity and how busy each person was
Utilización: capacidad y cuán ocupada estuvo cada persona
One row per resource. The report counts every time entry dated in the period, in any status.
Una fila por recurso. El informe cuenta todos los registros de tiempo con fecha en el período, en cualquier estado.
| Column | Meaning |
|---|---|
| role | The role of the person. |
| capacityHours | The hours a person could have worked in the period. It is the same for everyone: the days of the period, taking five out of every seven as working days, at eight hours each. A period of twenty-eight days gives one hundred and sixty hours. |
| totalHours | Hours recorded by the person in the period. |
| billableHours | The part of those hours marked as billable. |
| utilizationPct | Total hours as a percentage of the capacity. |
| billableUtilizationPct | Billable hours as a percentage of the capacity. |
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| role | El rol de la persona. |
| capacityHours | Las horas que una persona podría haber trabajado en el período. Es igual para todos: los días del período, tomando cinco de cada siete como laborables, a ocho horas cada uno. Un período de veintiocho días da ciento sesenta horas. |
| totalHours | Horas registradas por la persona en el período. |
| billableHours | La parte de esas horas marcada como facturable. |
| utilizationPct | Las horas totales como porcentaje de la capacidad. |
| billableUtilizationPct | Las horas facturables como porcentaje de la capacidad. |
The summary shows the average utilisation (avgUtilizationPct) and the number of people (totalResources).
El resumen muestra la utilización promedio (avgUtilizationPct) y la cantidad de personas (totalResources).
⚠️
The capacity does not look at the person. It ignores the weekly availability of each resource, the work calendar, the holidays and whether the period starts on a weekend. For a part-time person the percentage will look low. For a fair comparison, run the report for whole weeks.La capacidad no mira a la persona. No tiene en cuenta la disponibilidad semanal de cada recurso, el calendario laboral, los feriados ni si el período empieza en fin de semana. Para una persona de medio tiempo el porcentaje se va a ver bajo. Para comparar bien, ejecutá el informe por semanas completas.
Leakage: approved hours still to be billed
Fuga de Ingresos: horas aprobadas que falta facturar
One row per project that has billable time in the period.
Una fila por proyecto que tiene tiempo facturable en el período.
| Column | Meaning |
|---|---|
| approvedHours | Billable hours whose entry is approved or locked. |
| billedHours | Billable hours whose entry is locked. |
| leakedHours | Billable hours that are approved but not locked: time accepted and not yet closed for billing. |
| leakagePct | Leaked hours as a percentage of the approved hours. |
| leakedValue | The value of the leaked hours at the rate of each entry. |
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| approvedHours | Horas facturables cuyo registro está aprobado o bloqueado. |
| billedHours | Horas facturables cuyo registro está bloqueado. |
| leakedHours | Horas facturables aprobadas pero no bloqueadas: tiempo aceptado que todavía no se cerró para facturar. |
| leakagePct | Las horas fugadas como porcentaje de las horas aprobadas. |
| leakedValue | El valor de las horas fugadas a la tarifa de cada registro. |
Since no screen locks an entry today, read leakedHours as the approved billable hours of each project in the period. It is the practical list of what there is to bill.
Como hoy ninguna pantalla bloquea un registro, leé leakedHours como las horas facturables aprobadas de cada proyecto en el período. Es la lista práctica de lo que hay para facturar.
Margin and Realization
Margen y Realización
| Report | What it calculates |
|---|---|
| Margin | Per project: revenue (billable hours at the rate of each entry), cost (hours at the cost rate of each entry, plus the expenses dated in the period, in any status), margin (revenue less cost) and marginPct. |
| Realization | Per project: billablePotential (approved billable hours at the rate of each entry), invoicedAmount (the total of the work packages already invoiced) and realizationPct. |
| Informe | Qué calcula |
|---|---|
| Margen | Por proyecto: revenue (horas facturables a la tarifa de cada registro), cost (horas a la tarifa de costo de cada registro, más los gastos con fecha en el período, en cualquier estado), margin (ingresos menos costo) y marginPct. |
| Realización | Por proyecto: billablePotential (horas facturables aprobadas a la tarifa de cada registro), invoicedAmount (el total de los paquetes de trabajo ya facturados) e realizationPct. |
ℹ️
These two reports depend on a rate on each time entry. Time logged from these screens does not carry one, so for that time the revenue, the cost of the hours, the billable potential and the leaked value show zero. In Margin you will see the expenses of the period as the cost of each project.Estos dos informes dependen de que cada registro de tiempo tenga una tarifa. El tiempo cargado desde estas pantallas no la lleva, así que para ese tiempo los ingresos, el costo de las horas, el potencial facturable y el valor fugado muestran cero. En Margen vas a ver los gastos del período como el costo de cada proyecto.
Forecast: what the planned work will cost
Pronóstico: cuánto va a costar el trabajo planificado
One row per allocation that falls in the period, with the project and the person.
Una fila por asignación que cae en el período, con el proyecto y la persona.
| Column | Meaning |
|---|---|
| allocatedHours | The Total Hours of the allocation. |
| forecastedCost | Those hours multiplied by the Cost Rate of the person. |
| forecastedRevenue | An estimate: the forecast cost plus one half. It does not come from a rate card. |
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| allocatedHours | Las Horas Totales de la asignación. |
| forecastedCost | Esas horas multiplicadas por la Tarifa de Costo de la persona. |
| forecastedRevenue | Una estimación: el costo pronosticado más la mitad. No sale de un tarifario. |
The report takes the whole Total Hours of each allocation, even when only part of it falls inside the period, and it does not convert currencies: if your people have cost rates in different currencies, the totals mix them.
El informe toma las Horas Totales completas de cada asignación, aunque solo una parte caiga dentro del período, y no convierte monedas: si tu gente tiene tarifas de costo en monedas distintas, los totales las mezclan.
Common issues
Problemas habituales
- "Start date must be before end date"
- The start of the period is later than the end. Correct the dates and run the report again.
- "Failed to run report"
- The report could not be calculated. Check the network; if it repeats, your role may not include the reports.
- "No data for the selected period"
- There is nothing to show: no resources for Utilization, no billable time for Leakage, no allocations for Forecast. Widen the period.
- The Run Report button is greyed out
- Set both dates.
- Margin and Realization show zeros
- They need a rate on each time entry, which time logged from the screens does not have. See the note above.
- A person shows more than one hundred percent
- The person recorded more hours than the standard capacity of the period. Entries in every status count, drafts included. Review the entries in Time Entries.
- What is the line "Executed in … ms"?
- The time the system took to calculate the report. You can ignore it.
- «La fecha de inicio debe ser anterior a la fecha de fin»
- El inicio del período es posterior al fin. Corregí las fechas y ejecutá el informe de nuevo.
- «No se pudo ejecutar el informe»
- El informe no se pudo calcular. Revisá la red; si se repite, puede que tu rol no incluya los informes.
- «No hay datos para el período seleccionado»
- No hay nada para mostrar: ningún recurso en Utilización, nada de tiempo facturable en Fuga de Ingresos, ninguna asignación en Pronóstico. Ampliá el período.
- El botón Ejecutar Informe está en gris
- Poné las dos fechas.
- Margen y Realización muestran ceros
- Necesitan una tarifa en cada registro de tiempo, que el tiempo cargado desde las pantallas no tiene. Mirá la nota de arriba.
- Una persona muestra más de cien por ciento
- La persona registró más horas que la capacidad estándar del período. Cuentan los registros en cualquier estado, también los borradores. Revisá los registros en Registros de Tiempo.
- ¿Qué es la línea «Executed in … ms»?
- El tiempo que tardó el sistema en calcular el informe. La podés ignorar.