Creating a project
Crear un proyecto
A project is the container for everything else: tasks, allocations, time, expenses and billing records all point to one. You create it as a draft, add its tasks and activate it when work starts.
El proyecto es el contenedor de todo lo demás: tareas, asignaciones, tiempo, gastos y registros de facturación apuntan a uno. Lo creás como borrador, le agregás las tareas y lo activás cuando empieza el trabajo.
Create the project
Crear el proyecto
- Press New Project. The New Project window opens.
- Type the Code. It is the short identifier of the project and it must be unique in your company. You cannot change it afterwards.
- Type the Name.
- Choose the Billing Model: Time & Materials, Fixed Price, Retainer or Milestone. It records how you agreed to bill the client; it comes as Time & Materials.
- Choose the Currency of the project.
- Set the Start Date and End Date if you know them. Both are optional.
- Type the Budget Amount and, if the contract has a ceiling, the NTE Amount (the amount not to exceed). Both are optional.
- Add a Description and Notes if useful, and press Create.
- Tocá Nuevo Proyecto. Se abre la ventana Nuevo Proyecto.
- Escribí el Código. Es el identificador corto del proyecto y tiene que ser único en tu empresa. Después no se puede cambiar.
- Escribí el Nombre.
- Elegí el Modelo de Facturación: Tiempo y Materiales, Precio Fijo, Anticipo o Hito. Deja asentado cómo acordaste facturarle al cliente; viene en Tiempo y Materiales.
- Elegí la Moneda del proyecto.
- Poné la Fecha de Inicio y la Fecha de Fin si las conocés. Las dos son opcionales.
- Escribí el Monto del Presupuesto y, si el contrato tiene un tope, el Monto NTE (el importe que no se debe superar). Los dos son opcionales.
- Agregá una Descripción y Notas si sirven, y tocá Crear.
The project is created in status Draft and appears in the list with its code, name, status, billing model, start date and budget.
El proyecto se crea en estado Borrador y aparece en la lista con su código, nombre, estado, modelo de facturación, fecha de inicio y presupuesto.
Add the tasks
Agregar las tareas
Tasks break the project into the pieces of work that people will record time against. Open the project by clicking its row and go to the Tasks tab.
Las tareas dividen el proyecto en los trabajos contra los que la gente va a registrar tiempo. Abrí el proyecto tocando su fila y andá a la pestaña Tareas.
- Press Add Task. The New Task window opens.
- Type the Name.
- Choose a Parent Task if this task belongs under another one, or leave None.
- Leave Billable ticked if the work on this task is meant to be billed to the client; untick it for internal work.
- Type the Estimated Hours and the Sort Order (the position of the task in the list) and press Create.
- Tocá Agregar Tarea. Se abre la ventana Nueva Tarea.
- Escribí el Nombre.
- Elegí una Tarea Padre si esta tarea va debajo de otra, o dejá Ninguno.
- Dejá marcado Facturable si el trabajo de esta tarea se le va a facturar al cliente; desmarcalo para trabajo interno.
- Escribí las Horas Estimadas y el Orden (la posición de la tarea en la lista) y tocá Crear.
The tab lists the tasks by their order, with status, whether they are billable and the estimated hours. A new task is Open. The list is flat: a task with a parent is shown at the same level as the others.
La pestaña lista las tareas según su orden, con estado, si son facturables y las horas estimadas. Una tarea nueva queda Abierto. La lista es plana: una tarea con tarea padre se muestra al mismo nivel que las demás.
Activate the project
Activar el proyecto
When work starts, press Activate at the top of the project, or choose Activate in the actions menu of its row. The project goes from Draft to Active, and from then on it counts in Active Projects on the module home.
Cuando empieza el trabajo, tocá Activar arriba en el proyecto, o elegí Activar en el menú de acciones de su fila. El proyecto pasa de Borrador a Activo, y desde ese momento cuenta en Proyectos Activos en el inicio del módulo.
| Status | Meaning |
|---|---|
| Draft | The project is being prepared. You can already add tasks, allocations and time. |
| Active | Work is under way. |
| Completed · Cancelled | They appear in the status filter, but the screens have no button yet to complete or cancel a project. |
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | El proyecto está en preparación. Ya se le pueden cargar tareas, asignaciones y tiempo. |
| Activo | El trabajo está en marcha. |
| Completado · Cancelado | Aparecen en el filtro de estado, pero las pantallas todavía no tienen un botón para completar o cancelar un proyecto. |
Read the project
Leer el proyecto
| Tab | What it shows |
|---|---|
| Overview | Billing model, currency, dates, budget, NTE and notes. Client Account shows a dash: the project window has no field to choose the client. |
| Tasks | The tasks of the project. |
| Financials | Total Expenses adds up the approved expenses of the project. Time Entries counts the entries dated between the start and end dates of the project, and how many of them are approved. The figures that depend on a rate (Total Billable, Total Cost, Margin, Realization, Leakage) stay at zero for time logged from these screens, because an entry does not carry a rate. Retainer Balance adds up the retainers of the project. |
| Allocations | The people planned on the project, with type, dates, hours per day and status. |
| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Resumen | Modelo de facturación, moneda, fechas, presupuesto, NTE y notas. Cuenta del Cliente muestra un guion: la ventana del proyecto no tiene un campo para elegir el cliente. |
| Tareas | Las tareas del proyecto. |
| Finanzas | Gastos Totales suma los gastos aprobados del proyecto. Registros de Tiempo cuenta los registros con fecha entre el inicio y el fin del proyecto, y cuántos están aprobados. Las cifras que dependen de una tarifa (Total facturable, Costo Total, Margen, Realización, Fuga) quedan en cero para el tiempo cargado desde estas pantallas, porque el registro no lleva tarifa. Saldo de Anticipo suma los anticipos del proyecto. |
| Asignaciones | Las personas planificadas en el proyecto, con tipo, fechas, horas por día y estado. |
To change the data of a project press Edit. You can change everything except the code, in any status.
Para cambiar los datos de un proyecto tocá Editar. Podés cambiar todo menos el código, en cualquier estado.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to save project"
- Most often the code is already used by another project of your company: choose a different one. It also appears when you lack permission to create projects.
- The Create button is greyed out
- Code and Name are mandatory.
- "Failed to activate project"
- The project could not be activated. Reload the page and try again; if it repeats, check with your administrator that your role can change projects.
- The Allocations tab does not show someone I allocated
- The tab looks through the hundred most recent allocations of the company. On a company with many allocations an older one may be missing here: look for it in Allocations.
- "Failed to load financials"
- Your role cannot read the financial figures of projects. The other tabs still work.
- «Error al guardar proyecto»
- Lo más común es que el código ya lo use otro proyecto de tu empresa: elegí otro. También aparece cuando no tenés permiso para crear proyectos.
- El botón Crear está en gris
- Código y Nombre son obligatorios.
- «Error al activar proyecto»
- No se pudo activar el proyecto. Recargá la página y probá de nuevo; si se repite, revisá con tu administrador que tu rol pueda cambiar proyectos.
- La pestaña Asignaciones no muestra a alguien que asigné
- La pestaña revisa las cien asignaciones más recientes de la empresa. En una empresa con muchas asignaciones puede faltar acá una más vieja: buscala en Asignaciones.
- «Error al cargar datos financieros»
- Tu rol no puede leer las cifras financieras de los proyectos. Las otras pestañas siguen funcionando.