The team: resources
El equipo: recursos
A resource is a person who can be planned on projects and record time. You create one for each user of the system that works on client projects, with the role, cost and weekly availability.
Un recurso es una persona que se puede planificar en proyectos y que registra tiempo. Creás uno por cada usuario del sistema que trabaja en proyectos de clientes, con su rol, su costo y su disponibilidad semanal.
Add a person
Agregar una persona
- Press New Resource.
- Find the user. Type part of the e-mail, first name or last name in User and pick the person from the suggestions. The button to create stays disabled until you pick one from the list.
- Choose the Role from the active resource roles, or leave -- None --.
- Type the Cost Rate (what an hour of this person costs your company) and choose its Currency.
- Set Availability (hours/week). It comes as forty.
- Choose a Calendar if you keep work calendars, and press Create.
- Tocá Nuevo Recurso.
- Buscá al usuario. Escribí parte del e-mail, del nombre o del apellido en Usuario y elegí a la persona de las sugerencias. El botón de crear queda deshabilitado hasta que elijas uno de la lista.
- Elegí el Rol entre los roles de recursos activos, o dejá -- Ninguno --.
- Escribí la Tarifa de Costo (lo que le cuesta a tu empresa una hora de esta persona) y elegí su Moneda.
- Poné la Disponibilidad (horas/semana). Viene en cuarenta.
- Elegí un Calendario si llevás calendarios laborales, y tocá Crear.
What each field is used for
Para qué se usa cada dato
| Field | Where it is used |
|---|---|
| Role | It identifies the person in the selectors of the other screens and in the Utilization report. |
| Cost Rate | The Forecast report multiplies it by the hours allocated to estimate the cost of the planned work. |
| Availability · Calendar | They are shown on the file of the person. The Utilization report does not use them: it applies the same standard capacity to everyone. See Reports. |
| Dato | Dónde se usa |
|---|---|
| Rol | Identifica a la persona en los selectores de las otras pantallas y en el informe de Utilización. |
| Tarifa de Costo | El informe Pronóstico la multiplica por las horas asignadas para estimar el costo del trabajo planificado. |
| Disponibilidad · Calendario | Se muestran en la ficha de la persona. El informe de Utilización no los usa: aplica la misma capacidad estándar a todos. Mirá Informes. |
Recognise a person in the other screens
Reconocer a una persona en las otras pantallas
The list of resources shows the User ID, the role, the cost rate, the availability and the status. Wherever you have to choose a person (an allocation, a time entry, a timesheet, an expense), the selector shows each one as the role followed by the user identifier. If several people share a role, compare that identifier with the User ID column of this list.
La lista de recursos muestra el ID de Usuario, el rol, la tarifa de costo, la disponibilidad y el estado. Donde haya que elegir a una persona (una asignación, un registro de tiempo, una hoja de tiempo, un gasto), el selector muestra a cada una como el rol seguido del identificador de usuario. Si varias personas comparten rol, compará ese identificador con la columna ID de Usuario de esta lista.
The file of a person
La ficha de una persona
Click a row to open the person. Overview shows the details; Allocations shows the projects the person is planned on; Time Entries shows the time recorded, with date, duration, status and whether it is billable. Press Edit to change the role, the cost rate, the availability or the calendar. The user cannot be changed, and the screen has no action to deactivate or delete a resource.
Tocá una fila para abrir a la persona. Resumen muestra los datos; Asignaciones muestra los proyectos en los que está planificada; Registros de Tiempo muestra el tiempo registrado, con fecha, duración, estado y si es facturable. Tocá Editar para cambiar el rol, la tarifa de costo, la disponibilidad o el calendario. El usuario no se puede cambiar, y la pantalla no tiene una acción para desactivar ni eliminar un recurso.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to save resource"
- Most often that user is already loaded as a resource. Look for the person in the list instead of creating it again.
- The Create button is greyed out
- You typed in User but did not pick a person from the suggestions. Pick one.
- The role I need is not in the list
- Only active roles are offered. Create it or reactivate it in Administration → Resource Roles.
- The user I am looking for does not appear
- The person needs a user in the system first. On a company with more than two hundred users, a user beyond that number is not offered: tell your administrator.
- «Error al guardar recurso»
- Lo más común es que ese usuario ya esté cargado como recurso. Buscá a la persona en la lista en vez de crearla de nuevo.
- El botón Crear está en gris
- Escribiste en Usuario pero no elegiste a una persona de las sugerencias. Elegí una.
- El rol que necesito no está en la lista
- Solo se ofrecen los roles activos. Crealo o reactivalo en Administración → Roles de Recursos.
- No aparece el usuario que busco
- La persona primero tiene que tener un usuario en el sistema. En una empresa con más de doscientos usuarios, un usuario que queda más allá de esa cantidad no se ofrece: avisale a tu administrador.