Allocations
Asignaciones
An allocation says that a person is planned on a project between two dates, for so many hours. It is how you see who is assigned where, and it feeds the Forecast report.
Una asignación dice que una persona está planificada en un proyecto entre dos fechas, por tantas horas. Es la forma de ver quién está asignado dónde, y alimenta el informe Pronóstico.
Allocate a person to a project
Asignar una persona a un proyecto
- Press New Allocation.
- Choose the Resource.
- Find the Project. Type at least two letters of its name or code and pick it from the suggestions.
- Choose the Allocation Type: Soft for a tentative booking, Hard for a firm one.
- Set the Start Date and End Date.
- Type Hours/Day and Total Hours. They come as eight and forty. Total Hours is the figure the Forecast report uses.
- Add Notes if useful and press Create.
- Tocá Nueva Asignación.
- Elegí el Recurso.
- Buscá el Proyecto. Escribí al menos dos letras de su nombre o de su código y elegilo de las sugerencias.
- Elegí el Tipo de Asignación: Flexible para una reserva tentativa, Firme para una reserva en firme.
- Poné la Fecha de Inicio y la Fecha de Fin.
- Escribí Horas/Día y Horas Totales. Vienen en ocho y cuarenta. Horas Totales es la cifra que usa el informe Pronóstico.
- Agregá Notas si sirven y tocá Crear.
The allocation appears in the list in status Planned.
La asignación aparece en la lista en estado Planned.
Confirm or delete an allocation
Confirmar o eliminar una asignación
Open the actions menu of the row. Confirm takes the allocation to Confirmed: use it when the person is definitely on the project. Delete removes it, after you accept the question Delete this allocation?. Both actions are offered only while the allocation is not confirmed: a confirmed allocation can no longer be deleted or changed from the screen.
Abrí el menú de acciones de la fila. Confirmar pasa la asignación a Confirmado: usalo cuando la persona está definitivamente en el proyecto. Eliminar la quita, después de que aceptes la pregunta ¿Eliminar esta asignación?. Las dos acciones se ofrecen solo mientras la asignación no está confirmada: una asignación confirmada ya no se puede eliminar ni cambiar desde la pantalla.
| Status | Meaning |
|---|---|
| Planned | The allocation is recorded and can still be confirmed or deleted. |
| Confirmed | The allocation is firm. It stays as it is. |
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Planned | La asignación está registrada y todavía se puede confirmar o eliminar. |
| Confirmado | La asignación quedó firme. Queda como está. |
See who is assigned where
Ver quién está asignado dónde
- By project: open the project and go to its Allocations tab.
- By person: open the person in Resources and go to the Allocations tab.
- Everything: the Allocations list, ordered from the most recent start date, with resource, project, type, dates, hours per day and status.
- Por proyecto: abrí el proyecto y andá a su pestaña Asignaciones.
- Por persona: abrí a la persona en Recursos y andá a la pestaña Asignaciones.
- Todo: la lista Asignaciones, ordenada desde la fecha de inicio más reciente, con recurso, proyecto, tipo, fechas, horas por día y estado.
Allocations are a plan. They do not limit who can record time: a person can log time on a project without being allocated to it.
Las asignaciones son un plan. No limitan quién puede registrar tiempo: una persona puede cargar tiempo en un proyecto sin estar asignada a él.
Scenarios
Escenarios
Scenarios keeps a list of named planning alternatives. New Scenario asks for a Name, a Description and, optionally, a Base Scenario; the scenario is saved as Draft. Today a scenario is only that record: the screens do not let you place allocations inside a scenario or compare one with another.
Escenarios guarda una lista de alternativas de planificación con nombre. Nuevo Escenario pide un Nombre, una Descripción y, si querés, un Escenario Base; el escenario se guarda como Borrador. Hoy un escenario es solo ese registro: las pantallas no dejan poner asignaciones dentro de un escenario ni comparar uno con otro.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to save allocation"
- Check the dates and the hours: the end date cannot be earlier than the start date, and Hours/Day has to be more than zero and at most twenty-four.
- The Create button is greyed out
- Resource, both dates, Hours/Day and Total Hours are mandatory, and the project has to be picked from the suggestions, not just typed.
- No project appears when I type
- Type at least two letters. The search looks at the name and the code of the project.
- "Failed to delete allocation" or "Failed to confirm allocation"
- Someone else confirmed or deleted it in the meantime. Reload the list.
- I allocated the wrong person and already confirmed
- A confirmed allocation cannot be removed from the screen. Tell your administrator.
- «Error al guardar asignación»
- Revisá las fechas y las horas: la fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio, y Horas/Día tiene que ser mayor que cero y como máximo veinticuatro.
- El botón Crear está en gris
- Recurso, las dos fechas, Horas/Día y Horas Totales son obligatorios, y el proyecto hay que elegirlo de las sugerencias, no alcanza con escribirlo.
- No aparece ningún proyecto cuando escribo
- Escribí al menos dos letras. La búsqueda mira el nombre y el código del proyecto.
- «Error al eliminar asignación» o «Error al confirmar asignación»
- Otra persona la confirmó o la eliminó mientras tanto. Recargá la lista.
- Asigné a la persona equivocada y ya confirmé
- Una asignación confirmada no se puede quitar desde la pantalla. Avisale a tu administrador.