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Timesheets: submitting and approving

Hojas de tiempo: enviar y aprobar

A timesheet groups the time of one person over a period, typically a week, so that it can be submitted and approved as a whole. It has its own status, separate from the status of each time entry.

Una hoja de tiempo agrupa el tiempo de una persona en un período, normalmente una semana, para enviarlo y aprobarlo en conjunto. Tiene su propio estado, separado del estado de cada registro de tiempo.

👤 Who: PSA — Manager📍 Where: Services → Time Tracking → Timesheets

👤 Quién: PSA — Manager📍 Dónde: Servicios → Control de Tiempo → Hojas de Tiempo

Create a timesheet

Crear una hoja de tiempo

Press New Timesheet.
Choose the Resource: the person the timesheet belongs to.
Set Period Start and Period End. The end has to be later than the start; a one-day timesheet is not accepted.
Press Create. The timesheet is saved as Draft.

Tocá Nueva Hoja de Tiempo.
Elegí el Recurso: la persona a la que corresponde la hoja.
Poné Inicio del Período y Fin del Período. El fin tiene que ser posterior al inicio; no se acepta una hoja de un solo día.
Tocá Crear. La hoja se guarda como Borrador.

You do not add entries to a timesheet. Click its row and the Time Entries tab shows the entries of that person dated inside the period, whatever their status, with date, project, duration, description and whether they are billable. Log or correct the time in Time Entries and it appears here.

No se agregan registros a una hoja de tiempo. Tocá su fila y la pestaña Registros de Tiempo muestra los registros de esa persona con fecha dentro del período, en cualquier estado, con fecha, proyecto, duración, descripción y si son facturables. Cargá o corregí el tiempo en Registros de Tiempo y aparece acá.

ℹ️

Total Hours and Billable Hours show zero. The system does not add up the hours of the period yet. To know the total, add the durations of the Time Entries tab. The system also lets you create more than one timesheet for the same person and period: agree on one per person and week.Horas Totales y Horas Facturables muestran cero. El sistema todavía no suma las horas del período. Para saber el total, sumá las duraciones de la pestaña Registros de Tiempo. El sistema también deja crear más de una hoja para la misma persona y el mismo período: pónganse de acuerdo en una por persona y por semana.

Submit a timesheet

Enviar una hoja de tiempo

Open the timesheet and press Submit, or choose Submit in the actions menu of its row. It goes from Draft to Submitted and starts counting in Pending Timesheets on the module home. If you submitted too early, Recall returns it to Draft.

Abrí la hoja y tocá Enviar, o elegí Enviar en el menú de acciones de su fila. Pasa de Borrador a Enviado y empieza a contar en Hojas de Tiempo Pendientes en el inicio del módulo. Si la enviaste antes de tiempo, Retirar la devuelve a Borrador.

Approve or reject

Aprobar o rechazar

Filter by Submitted to see what is waiting, and open the timesheet.
Review the entries in the Time Entries tab.
Press Approve to accept it. The timesheet goes to Approved.
Or press Reject. The Reject Timesheet window asks you to provide a reason: type it and confirm. Without a reason nothing happens. The timesheet goes to Rejected and the reason is shown on it in the Rejection card.

Filtrá por Enviado para ver lo que está esperando, y abrí la hoja.
Revisá los registros en la pestaña Registros de Tiempo.
Tocá Aprobar para aceptarla. La hoja pasa a Aprobado.
O tocá Rechazar. La ventana Rechazar Hoja de Tiempo te pide un motivo: escribilo y confirmá. Sin motivo no pasa nada. La hoja pasa a Rechazado y el motivo queda a la vista en la tarjeta Rechazo.

Status	Meaning	What you can do
Draft	Being prepared.	Submit.
Submitted	Waiting for a decision.	Approve, reject, recall.
Approved	Accepted.	Nothing more.
Rejected	Returned with a reason.	Nothing more: a rejected timesheet cannot be submitted again.

Estado	Qué significa	Qué podés hacer
Borrador	En preparación.	Enviar.
Enviado	Espera una decisión.	Aprobar, rechazar, retirar.
Aprobado	Aceptada.	Nada más.
Rechazado	Devuelta con un motivo.	Nada más: una hoja rechazada no se puede volver a enviar.

⚠️

After a rejection, create a new timesheet. Correct the time in Time Entries (new entries, or drafts that were not yet submitted), then create a new timesheet for the same person and period and submit that one. The rejected one stays as a record.Después de un rechazo, creá una hoja nueva. Corregí el tiempo en Registros de Tiempo (registros nuevos, o borradores que no se habían enviado), después creá una hoja nueva para la misma persona y el mismo período y enviá esa. La rechazada queda como constancia.

ℹ️

The timesheet and its entries are approved separately. Approving or rejecting a timesheet does not change the status of the time entries of its period. The reports count hours by the status of each entry, so approve the entries too in Time Entries.La hoja y sus registros se aprueban por separado. Aprobar o rechazar una hoja no cambia el estado de los registros de tiempo de su período. Los informes cuentan las horas según el estado de cada registro, así que aprobá también los registros en Registros de Tiempo.

When approvals go through the approvals inbox

Cuando las aprobaciones pasan por la bandeja de aprobaciones

Your company can route the approval of timesheets and expenses to the general approvals inbox. In that case a submitted timesheet does not show the Approve, Reject and Recall buttons: it shows the notice This request is decided in the Approvals inbox. with the button Open Approvals inbox. The person in charge decides it there, and the timesheet changes status by itself.

Tu empresa puede derivar la aprobación de hojas de tiempo y de gastos a la bandeja general de aprobaciones. En ese caso, una hoja enviada no muestra los botones Aprobar, Rechazar y Retirar: muestra el aviso Esta solicitud se decide en la bandeja de aprobaciones. con el botón Abrir bandeja de aprobaciones. La persona a cargo la decide ahí, y la hoja cambia de estado sola.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to save timesheet": Check the period: the end date has to be later than the start date.
"This request is decided in the Approvals inbox.": This timesheet is decided in the approvals inbox, not from this screen. Press Open Approvals inbox.
"Failed to submit timesheet": The timesheet is not in draft any more: reload the list. If your company routes approvals to the inbox and the approval could not start, the timesheet stays in draft: tell your administrator.
"Failed to approve timesheet", "Failed to reject timesheet" or "Failed to recall timesheet": The timesheet is no longer submitted, usually because someone else decided it. Reload the list.
The Time Entries tab is empty but the person logged time: Check that the dates of the entries fall inside the period and that they were logged for this same resource. The tab looks through the two hundred most recent entries of the company; on a busy company, review an old period in Time Entries.
The Status row of the Overview shows a word in capitals: It is the same status as the label at the top (DRAFT is Draft, SUBMITTED is Submitted, and so on).

«Error al guardar hoja de tiempo»: Revisá el período: la fecha de fin tiene que ser posterior a la de inicio.
«Esta solicitud se decide en la bandeja de aprobaciones.»: Esta hoja se decide en la bandeja de aprobaciones, no desde esta pantalla. Tocá Abrir bandeja de aprobaciones.
«Error al enviar hoja de tiempo»: La hoja ya no está en borrador: recargá la lista. Si tu empresa deriva las aprobaciones a la bandeja y la aprobación no pudo empezar, la hoja queda en borrador: avisale a tu administrador.
«Error al aprobar hoja de tiempo», «Error al rechazar hoja de tiempo» o «Error al retirar hoja de tiempo»: La hoja ya no está enviada, casi siempre porque otra persona la decidió. Recargá la lista.
La pestaña Registros de Tiempo está vacía pero la persona cargó tiempo: Revisá que las fechas de los registros caigan dentro del período y que se hayan cargado para este mismo recurso. La pestaña revisa los doscientos registros más recientes de la empresa; en una empresa con mucho movimiento, revisá un período viejo en Registros de Tiempo.
La fila Estado del Resumen muestra una palabra en mayúsculas: Es el mismo estado que la etiqueta de arriba (DRAFT es Borrador, SUBMITTED es Enviado, y así).