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Logging time

Registrar tiempo

A time entry records that a person worked so many minutes on a project on a given day. Entries start as drafts that you can correct; once submitted they wait for approval.

Un registro de tiempo deja asentado que una persona trabajó tantos minutos en un proyecto en un día dado. Los registros nacen como borradores que podés corregir; una vez enviados, esperan aprobación.

👤 Who: PSA — Manager📍 Where: Services → Time Tracking → Time Entries

👤 Quién: PSA — Manager📍 Dónde: Servicios → Control de Tiempo → Registros de Tiempo

Log an entry

Cargar un registro

Press Log Time. The Log Time Entry window opens.
Choose the Resource: the person who did the work.
Find the Project. Type at least two letters of its name or code and pick it from the suggestions. The tasks of that project are then loaded.
Choose the Task and the Activity Type if you use them. Both are optional.
Set the Date the work was done.
Type the Duration (minutes). An hour and a half is ninety.
Describe the work in Description. It is what the approver reads.
Leave Billable ticked if the time is to be billed to the client; untick it for internal or non-chargeable work.
Press Create. The entry is saved as Draft.

Tocá Registrar Tiempo. Se abre la ventana Registrar Entrada de Tiempo.
Elegí el Recurso: la persona que hizo el trabajo.
Buscá el Proyecto. Escribí al menos dos letras de su nombre o de su código y elegilo de las sugerencias. Ahí se cargan las tareas de ese proyecto.
Elegí la Tarea y el Tipo de Actividad si los usás. Los dos son opcionales.
Poné la Fecha en que se hizo el trabajo.
Escribí la Duración (minutos). Una hora y media son noventa.
Describí el trabajo en Descripción. Es lo que lee quien aprueba.
Dejá marcado Facturable si el tiempo se le va a facturar al cliente; desmarcalo para trabajo interno o que no se cobra.
Tocá Crear. El registro se guarda como Borrador.

ℹ️

Billable always starts ticked. It does not follow the task or the activity type you choose: if the task is not billable, untick the box yourself.Facturable siempre arranca marcado. No sigue a la tarea ni al tipo de actividad que elijas: si la tarea no es facturable, desmarcá la casilla vos.

ℹ️

The system accepts time on any project, in draft or active, and for any date, past or future. It does not require the person to be allocated to the project and it does not limit the hours of a day.El sistema acepta tiempo en cualquier proyecto, en borrador o activo, y para cualquier fecha, pasada o futura. No exige que la persona esté asignada al proyecto ni limita las horas de un día.

Correct or delete a draft

Corregir o eliminar un borrador

While an entry is in Draft, its actions menu offers Edit and Delete. Edit lets you change the project, task, activity type, date, duration, description and the billable mark, but not the person: if you chose the wrong resource, delete the entry and log it again. Delete asks Are you sure you want to delete this time entry? before removing it.

Mientras un registro está en Borrador, su menú de acciones ofrece Editar y Eliminar. Editar te deja cambiar el proyecto, la tarea, el tipo de actividad, la fecha, la duración, la descripción y la marca de facturable, pero no la persona: si elegiste mal el recurso, eliminá el registro y cargalo de nuevo. Eliminar pregunta ¿Está seguro de que desea eliminar este registro de tiempo? antes de quitarlo.

Submit and approve an entry

Enviar y aprobar un registro

Submit. In the actions menu of a draft choose Submit. The entry goes to Submitted.
Approve. In the actions menu of a submitted entry choose Approve. The entry goes to Approved.

Enviar. En el menú de acciones de un borrador elegí Enviar. El registro pasa a Enviado.
Aprobar. En el menú de acciones de un registro enviado elegí Aprobar. El registro pasa a Aprobado.

⚠️

Check the entry before submitting it. A submitted entry can no longer be edited or deleted, and there is no action to reject it or send it back to draft. If it is wrong, record the difference in a new entry and explain it in the description.Revisá el registro antes de enviarlo. Un registro enviado ya no se puede editar ni eliminar, y no hay una acción para rechazarlo o devolverlo a borrador. Si está mal, cargá la diferencia en un registro nuevo y explicala en la descripción.

Status	Meaning	What you can do
Draft	Recorded but not yet sent.	Edit, submit, delete.
Submitted	Waiting for approval.	Approve.
Approved	Accepted. It counts as approved time in the project and in the reports.	Nothing more.
Locked	It appears in the status filter. No action on these screens takes an entry to this status today.	—

Estado	Qué significa	Qué podés hacer
Borrador	Cargado pero todavía sin enviar.	Editar, enviar, eliminar.
Enviado	Espera aprobación.	Aprobar.
Aprobado	Aceptado. Cuenta como tiempo aprobado en el proyecto y en los informes.	Nada más.
Bloqueado	Aparece en el filtro de estado. Hoy ninguna acción de estas pantallas lleva un registro a este estado.	—

Read the list

Leer la lista

The list shows the entries from the most recent date, with date, resource, project, duration in minutes (ninety minutes is shown as 90m), status and whether it is billable. Use the Status filter to see only the drafts you still have to submit, or only what is waiting for approval.

La lista muestra los registros desde la fecha más reciente, con fecha, recurso, proyecto, duración en minutos (noventa minutos se ve como 90m), estado y si es facturable. Usá el filtro Estado para ver solo los borradores que te falta enviar, o solo lo que espera aprobación.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to save time entry": Check the duration: it has to be a whole number of minutes greater than zero. It also appears when your role cannot write time entries.
The Create button is greyed out: Resource, Date and Duration are mandatory, and the project has to be picked from the suggestions.
The task list is empty: Choose the project first; the tasks offered are the ones of that project. If it has none, leave the task empty or add tasks to the project.
"Failed to submit time entry" or "Failed to approve time entry": The entry is no longer in the status the action needs, usually because someone else acted on it. Reload the list.
I do not see Approve: Approve is offered only on submitted entries, and it needs the permission to approve time, which PSA — Manager has.
Do I have to approve entries and timesheets separately?: Yes. Approving a timesheet does not change the status of the entries of its period. See Timesheets.

«Error al guardar registro de tiempo»: Revisá la duración: tiene que ser un número entero de minutos mayor que cero. También aparece cuando tu rol no puede escribir registros de tiempo.
El botón Crear está en gris: Recurso, Fecha y Duración son obligatorios, y el proyecto hay que elegirlo de las sugerencias.
La lista de tareas está vacía: Elegí primero el proyecto; las tareas que se ofrecen son las de ese proyecto. Si no tiene ninguna, dejá la tarea vacía o agregale tareas al proyecto.
«Error al enviar registro de tiempo» o «Error al aprobar registro de tiempo»: El registro ya no está en el estado que la acción necesita, casi siempre porque otra persona actuó sobre él. Recargá la lista.
No veo Aprobar: Aprobar se ofrece solo en registros enviados, y necesita el permiso para aprobar tiempo, que tiene PSA — Manager.
¿Tengo que aprobar por separado los registros y las hojas de tiempo?: Sí. Aprobar una hoja de tiempo no cambia el estado de los registros de su período. Mirá Hojas de tiempo.