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Images and files

Imágenes y archivos

Pictures and documents live in one library, Digital Assets, and are linked from there to products, SKUs and categories. One file can serve many products, and a product can show many pictures with one of them as the main one.

Las fotos y los documentos viven en una sola biblioteca, Activos Digitales, y desde ahí se vinculan a productos, SKUs y categorías. Un archivo puede servir a muchos productos, y un producto puede mostrar muchas fotos con una de ellas como principal.

👤 Who: PIM Manager📍 Where: Products → Assets → Digital Assets · and the Overview and Assets tabs of a product or SKU

👤 Quién: PIM Manager📍 Dónde: Productos → Activos → Activos Digitales · y las pestañas Resumen y Recursos de un producto o SKU

Add a picture to a product

Agregarle una foto a un producto

The fastest way is the picture area of the Overview tab, in a product family or in a SKU.

Lo más rápido es el área de fotos de la pestaña Resumen, en una familia de productos o en un SKU.

Click Add a photo if the product has none, or the + button on the picture if it already has some. The Add image window opens.
To upload a new picture, stay on the Upload tab, drag the file onto the box or click it to choose the file, and press Upload. This window takes pictures of up to 5 MB.
To use a picture that is already in the library, go to the Digital assets tab, search it, click it and press Use image.
Check the result. You see Image added. The first picture of a product becomes its main picture and carries the Primary mark; the following ones are added to its gallery.

Hacé clic en Agregar una foto si el producto no tiene ninguna, o en el botón + sobre la foto si ya tiene. Se abre la ventana Agregar imagen.
Para subir una foto nueva, quedate en la pestaña Subir, arrastrá el archivo al recuadro o hacé clic para elegirlo, y tocá Subir. Esta ventana acepta fotos de hasta 5 MB.
Para usar una foto que ya está en la biblioteca, andá a la pestaña Activos digitales, buscala, hacé clic en ella y tocá Usar imagen.
Revisá el resultado. Ves Imagen agregada. La primera foto de un producto pasa a ser su foto principal y lleva la marca Principal; las siguientes se suman a su galería.

To change the main picture, move through the pictures with the arrows until you reach the one you want and press Set as primary. The main picture is the one shown in the lists of products and SKUs.

Para cambiar la foto principal, pasá las fotos con las flechas hasta llegar a la que querés y tocá Definir como principal. La foto principal es la que se ve en las listas de productos y de SKUs.

Manage the files of a product

Administrar los archivos de un producto

The Assets tab of a product family or a SKU lists everything linked to it, pictures and documents alike, with its Link Type and Order.

La pestaña Recursos de una familia de productos o de un SKU lista todo lo que tiene vinculado, fotos y documentos por igual, con su Tipo de vínculo y su Orden.

Link a file from the library. Press Link Asset, search the file and click it, choose the Link Type (Gallery, Document, Video, Thumbnail or Primary Image) and press Link Asset. Files already linked to this product are not listed. The file has to be in the library first: this window does not upload.
Change the order. Drag a row by its handle. The new order is saved at once.
Unlink. Press the unlink icon on the row and confirm in Unlink Asset. The file stays in the library.

Vincular un archivo de la biblioteca. Tocá Vincular recurso, buscá el archivo y hacé clic en él, elegí el Tipo de vínculo (Galería, Documento, Video, Miniatura o Imagen principal) y tocá Vincular recurso. Los archivos ya vinculados a este producto no figuran. El archivo tiene que estar antes en la biblioteca: esta ventana no sube archivos.
Cambiar el orden. Arrastrá una fila por su tirador. El orden nuevo se guarda en el momento.
Desvincular. Tocá el ícono de desvincular en la fila y confirmá en Desvincular recurso. El archivo sigue en la biblioteca.

💡

To make a picture the main one, link it as Gallery and then use Set as primary in the Overview tab. That button is what moves the previous main picture back to the gallery.Para que una foto sea la principal, vinculala como Galería y después usá Definir como principal en la pestaña Resumen. Ese botón es el que devuelve la foto principal anterior a la galería.

The library: Digital Assets

La biblioteca: Activos Digitales

Products → Assets → Digital Assets shows the folders on the left and, on the right, the content of the folder you are in. All assets is the top level: it shows the top folders and the files that are in no folder. The icons next to the filter switch between Grid view and List view. The cards at the top (Total Assets, Images, Documents, Videos, Total Size) count the whole library, not the folder.

Productos → Activos → Activos Digitales muestra las carpetas a la izquierda y, a la derecha, el contenido de la carpeta en la que estás. Todos los activos es el nivel superior: muestra las carpetas principales y los archivos que no están en ninguna carpeta. Los íconos al lado del filtro cambian entre Vista de cuadrícula y Vista de lista. Las tarjetas de arriba (Activos totales, Imágenes, Documentos, Videos, Tamaño total) cuentan toda la biblioteca, no la carpeta.

Task	How
Upload one file	Open the folder, press Upload Asset, click the box to choose the file, fill in Title and Alt Text if you want and press Upload. Leave Folder Path as it comes. The title and the alt text can only be set here, at upload.
Upload several files	Drag them from your computer onto the page and drop them when you see Drop files to upload. They go into the folder you are in.
Find a file	Type at least two characters in Search folders and files.... The list that drops down shows matching folders and files; click one to go to it. Files are found by their name and title.
See a file	Click it. A panel opens on the right with its preview, type, size, folder and date, and for pictures the sizes the system generated. Expand shows the picture full screen.
Create a folder	Switch to List view, press New Folder, type the name in the row that appears and press Enter. It is created inside the folder you are in.
Rename a folder	In List view, ⋯ → Rename, type the new name and press Enter.
Move files or folders	Move to... in the menu or in the side panel, choose the destination and press Move Here. You can also drag a file or a folder onto a folder.
Download	Download saves a document as it is. For a picture it lets you choose the original and the generated sizes and gives you a ZIP file. Download all on a folder gives you a ZIP with everything in it, subfolders included.
Delete a file	Delete in the menu or in the side panel, and confirm in Delete Asset.
Delete several files	In List view press Select, tick the files, press Delete … asset(s) and confirm.
Delete a folder	Delete on the folder and confirm in Delete Folder. The folder has to be empty of files; empty subfolders go with it.

Tarea	Cómo
Subir un archivo	Abrí la carpeta, tocá Subir activo, hacé clic en el recuadro para elegir el archivo, completá Título y Texto alternativo si querés y tocá Subir. Dejá Ruta de carpeta como viene. El título y el texto alternativo solo se pueden cargar acá, al subir.
Subir varios archivos	Arrastralos desde tu computadora a la página y soltalos cuando veas Suelta los archivos para subirlos. Van a la carpeta en la que estás.
Buscar un archivo	Escribí al menos dos caracteres en Buscar carpetas y archivos.... La lista que se despliega muestra carpetas y archivos que coinciden; hacé clic en uno para ir a él. Los archivos se encuentran por su nombre y su título.
Ver un archivo	Hacé clic en él. Se abre un panel a la derecha con su vista previa, tipo, tamaño, carpeta y fecha, y en las fotos los tamaños que generó el sistema. Ampliar muestra la foto a pantalla completa.
Crear una carpeta	Pasá a la Vista de lista, tocá Nueva carpeta, escribí el nombre en la fila que aparece y tocá Enter. Se crea dentro de la carpeta en la que estás.
Renombrar una carpeta	En la Vista de lista, ⋯ → Renombrar, escribí el nombre nuevo y tocá Enter.
Mover archivos o carpetas	Mover a... en el menú o en el panel lateral, elegí el destino y tocá Mover aquí. También podés arrastrar un archivo o una carpeta sobre una carpeta.
Descargar	Descargar guarda un documento tal cual. En una foto te deja elegir el original y los tamaños generados y te da un archivo ZIP. Descargar todo en una carpeta te da un ZIP con todo lo que tiene, subcarpetas incluidas.
Eliminar un archivo	Eliminar en el menú o en el panel lateral, y confirmá en Eliminar activo.
Eliminar varios archivos	En la Vista de lista tocá Seleccionar, tildá los archivos, tocá Eliminar … activo(s) y confirmá.
Eliminar una carpeta	Eliminar en la carpeta y confirmá en Eliminar carpeta. La carpeta no puede tener archivos; las subcarpetas vacías se van con ella.

⛔

Deleting a file takes it off every product that uses it, without warning, and it cannot be undone. The library does not show where a file is used: before deleting a picture, make sure no product needs it.Eliminar un archivo lo saca de todos los productos que lo usan, sin avisar, y no se puede deshacer. La biblioteca no muestra dónde se usa un archivo: antes de eliminar una foto, asegurate de que ningún producto la necesite.

Limits and formats

Límites y formatos

The library accepts any type of file, of up to 50 MB each. The file name needs an extension (.jpg, .pdf).
The Add image window of a product accepts only pictures, of up to 5 MB.
For JPEG, PNG, WebP, GIF and BMP pictures the system prepares four smaller sizes by itself (thumbnail, small, medium and large). You see them in the Formats panel of the picture; Regenerate builds them again. Other formats, SVG among them, are kept as uploaded.
A folder name takes up to 255 characters and cannot contain a slash (/).

La biblioteca acepta archivos de cualquier tipo, de hasta 50 MB cada uno. El nombre del archivo necesita una extensión (.jpg, .pdf).
La ventana Agregar imagen de un producto acepta solo fotos, de hasta 5 MB.
En las fotos JPEG, PNG, WebP, GIF y BMP el sistema prepara solo cuatro tamaños más chicos (miniatura, chico, mediano y grande). Los ves en el panel Formatos de la foto; Regenerar los arma de nuevo. Los demás formatos, entre ellos SVG, quedan como se subieron.
El nombre de una carpeta admite hasta 255 caracteres y no puede llevar barra (/).

Photos sent from the warehouse

Fotos enviadas desde el almacén

Product photos taken with the mobile app wait for approval before they are shown. Users allowed to approve them see the Photo captures review card in Products → Assets. There, Approve publishes the photo on its SKU (as the main picture if the SKU has none, otherwise in its gallery), and Reject asks for a Reason and discards it.

Las fotos de productos sacadas con la app móvil esperan aprobación antes de mostrarse. Los usuarios habilitados para aprobarlas ven la tarjeta Revisión de fotos capturadas en Productos → Activos. Ahí, Aprobar publica la foto en su SKU (como foto principal si el SKU no tiene, o en su galería si ya tiene), y Rechazar pide un Motivo y la descarta.

Common issues

Problemas habituales

"Image must be 5 MB or smaller.": The Add image window of the product has that limit. Make the picture lighter, or upload it in Digital Assets and then choose it from the Digital assets tab.
"Please choose an image file.": That window takes only pictures. Documents are uploaded in Digital Assets and linked from the Assets tab.
"Upload failed": The file was not stored. Check that it has an extension and is under the size limit, and try again.
"… file(s) failed to upload.": Some of the files you dropped were not stored. The ones that did upload are in the folder; upload the missing ones again, one at a time, to see which fails.
I press New Folder or Rename and nothing happens: Those two work in List view. Switch view with the icons next to the filter.
"Folder contains … asset(s). Move or delete them first.": Only folders without files can be deleted. Move the files out or delete them.
"Cannot move a folder into itself or one of its subfolders.": Choose another destination.
"No Matching Assets": The Type filter left nothing on this page. It filters only the files of the page on screen: press Clear Filter or look on the other pages.
A product ended up with two main pictures: It happens if a second file is linked as Primary Image from the Assets tab. Open the Overview tab and press Set as primary on the right one: the other goes back to the gallery.
"No assets available. Upload one first.": The library is empty. Upload the file in Digital Assets and come back.
I cannot change the title or the alt text of a file: There is no screen for it yet. Upload the file again with the right texts and delete the old one.

«La imagen debe pesar 5 MB o menos.»: La ventana Agregar imagen del producto tiene ese límite. Alivianá la foto, o subila en Activos Digitales y después elegila desde la pestaña Activos digitales.
«Elige un archivo de imagen.»: Esa ventana acepta solo fotos. Los documentos se suben en Activos Digitales y se vinculan desde la pestaña Recursos.
«Error al subir el recurso»: El archivo no se guardó. Revisá que tenga extensión y que no pase el límite de tamaño, y probá de nuevo.
«No se pudieron subir … archivo(s).»: Algunos de los archivos que soltaste no se guardaron. Los que sí subieron están en la carpeta; volvé a subir los que faltan, de a uno, para ver cuál falla.
Toco Nueva carpeta o Renombrar y no pasa nada: Esas dos funcionan en la Vista de lista. Cambiá de vista con los íconos al lado del filtro.
«Folder contains … asset(s). Move or delete them first.»: Solo se pueden eliminar carpetas sin archivos. Sacá los archivos o eliminalos.
«Cannot move a folder into itself or one of its subfolders.»: Elegí otro destino.
«Sin activos coincidentes»: El filtro Tipo no dejó nada en esta página. Filtra solo los archivos de la página que está en pantalla: tocá Limpiar filtro o mirá en las otras páginas.
Un producto quedó con dos fotos principales: Pasa si se vincula un segundo archivo como Imagen principal desde la pestaña Recursos. Abrí la pestaña Resumen y tocá Definir como principal en la correcta: la otra vuelve a la galería.
«No hay recursos disponibles. Suba uno primero.»: La biblioteca está vacía. Subí el archivo en Activos Digitales y volvé.
No puedo cambiar el título o el texto alternativo de un archivo: Todavía no hay una pantalla para eso. Subí el archivo de nuevo con los textos correctos y eliminá el anterior.