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Statuses of products and SKUs

Estados de productos y SKUs

Every product family and every SKU has a status that tells where it is in its life: being prepared, in use, retired. This chapter explains each status, which changes are allowed, and when something can be deleted.

Cada familia de productos y cada SKU tiene un estado que dice en qué momento de su vida está: en preparación, en uso, retirado. Este capítulo explica cada estado, qué cambios están permitidos y cuándo se puede eliminar algo.

👤 Who: PIM Manager📍 Where: A product or a SKU → ⋮

👤 Quién: PIM Manager📍 Dónde: Un producto o un SKU → ⋮

The statuses

Los estados

Status	Meaning
Draft	Just created or still being prepared. Everything is born in this status.
In Review	Sent for someone to check.
Approved	Checked and accepted, waiting to be published.
Published	Approved and released.
Active	In use. This is the direct route from Draft when your company does not use the review steps.
Discontinued	No longer offered, but kept in the catalogue.
Archived	Put away. It stays in the system and can be restored.

Estado	Qué significa
Borrador	Recién creado o todavía en preparación. Todo nace en este estado.
En revisión	Enviado para que alguien lo controle.
Aprobado	Controlado y aceptado, a la espera de publicarse.
Publicado	Aprobado y liberado.
Activo	En uso. Es el camino directo desde Borrador cuando tu empresa no usa los pasos de revisión.
Descontinuado	Ya no se ofrece, pero sigue en el catálogo.
Archivado	Guardado. Queda en el sistema y se puede restaurar.

ℹ️

The status of a product family and the status of each of its SKUs are independent. Changing or archiving the family does not change its SKUs: change each SKU from its own page.El estado de una familia de productos y el de cada uno de sus SKUs son independientes. Cambiar o archivar la familia no cambia sus SKUs: cambiá cada SKU desde su propia ficha.

Change the status

Cambiar el estado

Open the product or the SKU and press the ⋮ button in the header.
Choose Move to … with the status you want. The menu lists only the statuses allowed from the current one.
Check the status label in the header: it changes at once and a notice confirms it.

Abrí el producto o el SKU y tocá el botón ⋮ del encabezado.
Elegí Cambiar a … con el estado que querés. El menú lista solo los estados permitidos desde el actual.
Fijate en la etiqueta de estado del encabezado: cambia en el momento y un aviso lo confirma.

From	You can move to
Draft	Active · In Review · (Archive)
In Review	Approved · Draft
Approved	Published · Draft
Active	Discontinued
Published	Discontinued
Discontinued	Active · Published · (Archive)
Archived	(Restore)

Desde	Podés pasar a
Borrador	Activo · En revisión · (Archivar)
En revisión	Aprobado · Borrador
Aprobado	Publicado · Borrador
Activo	Descontinuado
Publicado	Descontinuado
Descontinuado	Activo · Publicado · (Archivar)
Archivado	(Restaurar)

Archive and restore

Archivar y restaurar

Archive appears in the ⋮ menu only when the status is Draft or Discontinued. To archive something that is Active or Published, move it to Discontinued first. Restore appears when the status is Archived.

Archivar aparece en el menú ⋮ solo cuando el estado es Borrador o Descontinuado. Para archivar algo que está Activo o Publicado, pasalo primero a Descontinuado. Restaurar aparece cuando el estado es Archivado.

A restored product family goes back to the status it had before it was archived.
A restored SKU always goes back to Draft.

Una familia de productos restaurada vuelve al estado que tenía antes de archivarse.
Un SKU restaurado vuelve siempre a Borrador.

Delete

Eliminar

Deleting is done from the lists: ⋮ → Delete on the row of the product family or of the SKU, and then Delete in the confirmation. The system deletes only what is in Draft or Archived status.

Eliminar se hace desde las listas: ⋮ → Eliminar en la fila de la familia de productos o del SKU, y después Eliminar en la confirmación. El sistema elimina solo lo que está en estado Borrador o Archivado.

⛔

Deleting cannot be undone. Deleting a product family also deletes all its SKUs, whatever their status, together with their attribute values and their links to pictures and categories. If you only want to take it out of use, archive it.Eliminar no se puede deshacer. Eliminar una familia de productos elimina también todos sus SKUs, estén en el estado que estén, junto con sus valores de atributos y sus vínculos con fotos y categorías. Si solo querés sacarla de uso, archivala.

Common issues

Problemas habituales

The status I want is not in the menu: It is not allowed from the current status. Look at the table above and go through the intermediate status.
"Failed to delete. Please try again.": Most often the product or SKU is not in Draft or Archived. Archive it first (moving it to Discontinued if needed) and delete it again.
"Failed to update status": The change was not accepted. Reload the page: someone else may have changed the status in the meantime.
I restored a SKU and it came back as Draft: That is how SKUs are restored. Move it to the status you need.
I archived the product and its SKUs still appear as Active: Statuses are independent. Change each SKU from its own page.

El estado que quiero no está en el menú: No está permitido desde el estado actual. Mirá la tabla de arriba y pasá por el estado intermedio.
«Error al eliminar. Por favor, inténtelo de nuevo.»: Lo más habitual es que el producto o el SKU no esté en Borrador ni Archivado. Archivalo primero (pasándolo a Descontinuado si hace falta) y volvé a eliminarlo.
«No se pudo actualizar el estado»: El cambio no fue aceptado. Recargá la página: puede que otra persona haya cambiado el estado mientras tanto.
Restauré un SKU y volvió como Borrador: Así se restauran los SKUs. Pasalo al estado que necesites.
Archivé el producto y sus SKUs siguen figurando como Activo: Los estados son independientes. Cambiá cada SKU desde su propia ficha.