User manualManual de usuario › Product quality and publishing › Review and publishing › Reviewing and approving productsCalidad y publicación de productos › Revisión y publicación › Revisar y aprobar productos

Reviewing and approving products

Revisar y aprobar productos

Review today is done with the product statuses: one person sends the product to review and another approves it. You can also write down your approval steps as workflow definitions.

Hoy la revisión se hace con los estados del producto: una persona manda el producto a revisión y otra lo aprueba. Además podés dejar escritos tus pasos de aprobación como definiciones de flujo de trabajo.

👤 Who: PIM Manager📍 Where: Products → Product Families · Products → Workflows & Data → Workflow Definitions

👤 Quién: PIM Manager📍 Dónde: Productos → Familias de Productos · Productos → Flujos de trabajo y datos → Definiciones

Review a product with its statuses

Revisar un producto con sus estados

The author finishes the product and moves it to In Review from More actions.
The reviewer opens the product and checks the Overview tab: the quality score, the checklist and the mandatory attributes.
If it is right, the reviewer moves it to Approved. If something is missing, the reviewer moves it back to Draft and tells the author what to fix.
Whoever publishes moves the approved product to Published.

Quien cargó el producto lo termina y lo pasa a En revisión desde Más acciones.
Quien revisa abre el producto y mira la pestaña Resumen: la puntuación de calidad, el checklist y los atributos obligatorios.
Si está bien, lo pasa a Aprobado. Si falta algo, lo devuelve a Borrador y le avisa a quien lo cargó qué corregir.
Quien publica pasa el producto aprobado a Publicado.

⚠️

There is no field for the reason of a rejection and no notification. Returning a product to Draft does not tell the author why. Use your usual channel to say what has to be fixed.No hay un campo para el motivo de un rechazo ni una notificación. Devolver un producto a Borrador no le avisa a quien lo cargó por qué. Usá tu canal habitual para decir qué hay que corregir.

To find the products waiting for you, filter the product list by status.

Para encontrar los productos que te esperan, filtrá la lista de productos por estado.

Workflow definitions

Definiciones de flujo de trabajo

A workflow definition describes an approval route: its steps, in order, and the role that approves each one. Workflow Definitions lists them with their code, name, type of record, number of steps and whether they are active.

Una definición de flujo de trabajo describe un circuito de aprobación: sus pasos, en orden, y el rol que aprueba cada uno. Definiciones de flujo de trabajo las lista con su código, nombre, tipo de registro, cantidad de pasos y si están activas.

Press New Definition.
Type the Code (for example PRODUCT_APPROVAL) and the Name. The code cannot be changed later.
Choose the Entity Type: Product, SKU or Category. It cannot be changed later either.
Fill in the first step: Step Name, Approver Role and, if you want, a Description.
Press Add Step for each further step. They are numbered in the order you add them. The bin removes a step; at least one has to remain.
Press Create.

Tocá Nueva definición.
Escribí el Código (por ejemplo PRODUCT_APPROVAL) y el Nombre. El código no se puede cambiar después.
Elegí el Tipo de entidad: Producto, SKU o Categoría. Tampoco se puede cambiar después.
Completá el primer paso: Nombre del paso, Rol aprobador y, si querés, una Descripción.
Tocá Agregar paso por cada paso adicional. Se numeran en el orden en que los agregás. El tacho quita un paso; tiene que quedar al menos uno.
Tocá Crear.

To change a definition, use Edit in its three-dot menu or on its page. Delete removes it after a confirmation and cannot be undone.

Para cambiar una definición, usá Editar en su menú de tres puntos o en su página. Eliminar la quita después de una confirmación y no se puede deshacer.

ℹ️

Sending a product through a definition is not available from this module yet. Workflow Instances, the screen where reviews would be submitted, approved and rejected, shows Coming soon. Until then, use the statuses as described above.Todavía no se puede mandar un producto por una definición desde este módulo. Instancias, la pantalla donde se enviarían, aprobarían y rechazarían las revisiones, muestra Próximamente. Mientras tanto, usá los estados como se explica arriba.

Common issues

Problemas habituales

"Workflow definition code already exists: …": Another definition already uses that code. Choose a different one.
The Create button is greyed out: The code, the name or the name of some step is empty.
Workflow Instances says "Coming soon": That screen is not available yet. Nothing is wrong with your set-up.
Anyone in my team can approve: Yes: every user who can edit products can change any status. The approver role of a definition is not applied to status changes.

«Workflow definition code already exists: …»: Otra definición ya usa ese código. Elegí uno distinto.
El botón Crear está en gris: Está vacío el código, el nombre o el nombre de algún paso.
Instancias dice «Próximamente»: Esa pantalla todavía no está disponible. No hay nada mal en tu configuración.
Cualquiera de mi equipo puede aprobar: Sí: todo usuario que puede editar productos puede cambiar cualquier estado. El rol aprobador de una definición no se aplica a los cambios de estado.