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How product data matures
Cómo madura la ficha de un producto
A product starts as a draft and moves through a few statuses until it is published or active. This chapter explains those statuses, how to move a product from one to the next, and which tools of this section are ready to use today.
Un producto nace como borrador y pasa por algunos estados hasta quedar publicado o activo. Este capítulo explica esos estados, cómo pasar un producto de uno al siguiente y qué herramientas de esta sección se pueden usar hoy.
The usual path
El recorrido habitual
- Create the product. It is saved as Draft.
- Complete it. Fill in the description, brand, attributes, images and categories until the quality score is high enough for you (see Completeness).
- Send it to review. Move it to In Review so that whoever approves knows it is ready to be looked at.
- Approve it. The reviewer moves it to Approved, or back to Draft if something is missing.
- Publish it. Move it to Published.
- Creá el producto. Se guarda como Borrador.
- Completalo. Cargá la descripción, la marca, los atributos, las imágenes y las categorías hasta que la puntuación de calidad te parezca suficiente (mirá Completitud).
- Mandalo a revisión. Pasalo a En revisión para que quien aprueba sepa que está listo para mirarlo.
- Aprobalo. Quien revisa lo pasa a Aprobado, o lo devuelve a Borrador si falta algo.
- Publicalo. Pasalo a Publicado.
If your company does not use a review step, a draft can go straight to Active.
Si tu empresa no usa un paso de revisión, un borrador puede pasar directo a Activo.
The statuses
Los estados
| Status | Meaning | From here you can move to |
|---|---|---|
| Draft | The product is being prepared. | Active, In Review |
| In Review | Someone has to check it. | Approved, Draft |
| Approved | Checked and accepted, not published yet. | Published, Draft |
| Published | Approved and released. | Discontinued |
| Active | In use without having gone through review. | Discontinued |
| Discontinued | No longer offered. | Active, Published |
| Archived | Put away. It keeps its data. | The status it had before, with Restore |
| Estado | Qué significa | Desde acá podés pasar a |
|---|---|---|
| Borrador | El producto se está preparando. | Activo, En revisión |
| En revisión | Alguien lo tiene que revisar. | Aprobado, Borrador |
| Aprobado | Revisado y aceptado, todavía sin publicar. | Publicado, Borrador |
| Publicado | Aprobado y liberado. | Descontinuado |
| Activo | En uso sin haber pasado por revisión. | Descontinuado |
| Descontinuado | Ya no se ofrece. | Activo, Publicado |
| Archivado | Guardado aparte. Conserva sus datos. | El estado que tenía antes, con Restaurar |
Change the status of a product
Cambiar el estado de un producto
- Open the product. The current status is shown next to the name.
- Press the three-dot button at the top right (More actions).
- Choose Move to … The menu lists only the statuses allowed from the current one.
- Check the result. The status next to the name changes and a message starting with Status updated to appears.
- Abrí el producto. El estado actual figura al lado del nombre.
- Tocá el botón de tres puntos arriba a la derecha (Más acciones).
- Elegí Cambiar a … El menú lista solo los estados permitidos desde el actual.
- Revisá el resultado. El estado al lado del nombre cambia y aparece un mensaje que empieza con Estado actualizado a.
ℹ️
The status is set by hand. The system does not ask for a minimum quality score, and it does not check who approves: anyone who can edit products can make every move. Agree inside your team who moves a product to Approved and to Published.El estado se cambia a mano. El sistema no pide una puntuación de calidad mínima ni controla quién aprueba: cualquiera que pueda editar productos puede hacer todos los pasos. Acordá en tu equipo quién pasa un producto a Aprobado y a Publicado.
Archive and restore
Archivar y restaurar
Archive appears in More actions when the product is in Draft or Discontinued. An archived product shows Restore instead, which returns it to the status it had before being archived.
Archivar aparece en Más acciones cuando el producto está en Borrador o Descontinuado. Un producto archivado muestra en su lugar Restaurar, que lo devuelve al estado que tenía antes de archivarlo.
What is ready today in this section
Qué se puede usar hoy en esta sección
| Tool | State |
|---|---|
| Quality score and checklist, Data Quality dashboard | Ready. See Completeness. |
| Statuses, archive and restore | Ready (this chapter). |
| Channels, transformation rules and channel preview | Ready. See Channels and readiness. |
| SEO fields, languages, versions, history, duplicates | Ready. Each has its chapter. |
| Import from a file, AI Import Studio | Ready. See Importing products. |
| Publish Jobs, Schedules, Snapshots, Publish Analytics | The screens open but nothing sends products to a channel yet. |
| Workflow Instances, Bulk Operations | Show Coming soon. |
| Exports, Policies, Webhooks | Not operational yet. See the notes in each chapter. |
| Herramienta | Situación |
|---|---|
| Puntuación de calidad y checklist, panel de Calidad de Datos | Disponible. Mirá Completitud. |
| Estados, archivar y restaurar | Disponible (este capítulo). |
| Canales, reglas de transformación y vista previa del canal | Disponible. Mirá Canales y aptitud. |
| Campos SEO, idiomas, versiones, historial, duplicados | Disponible. Cada uno tiene su capítulo. |
| Importar desde un archivo, Importación con IA | Disponible. Mirá Importar productos. |
| Trabajos de Publicación, Programaciones, Instantáneas, Analítica de Publicación | Las pantallas se abren, pero todavía nada envía productos a un canal. |
| Instancias de flujo de trabajo, Operaciones Masivas | Muestran Próximamente. |
| Exportaciones, Políticas, Webhooks | Todavía no están operativos. Mirá las notas de cada capítulo. |
ℹ️
The round icon between the quality score and the buttons in the product header does not report publish readiness yet: it always says Publish readiness unknown.El ícono redondo que está entre la puntuación de calidad y los botones, en el encabezado del producto, todavía no informa si el producto está listo: siempre dice Estado de preparación de publicación desconocido.
Common issues
Problemas habituales
- The status I need is not in the menu
- Only the moves allowed from the current status are listed. For example, a draft cannot go straight to Published: it has to pass through In Review and Approved.
- "Failed to update status"
- The move was rejected. Three usual causes: your role can read products but not edit them (ask an administrator for the PIM Manager role); someone else changed the status in the meantime (reload the page); or you were moving the product to Published and your installation is set to refuse publishing while mandatory attributes are missing or an image has an expired licence (fix them and try again).
- "Failed to archive product"
- Only products in Draft or Discontinued can be archived. Move it to Discontinued first.
- El estado que necesito no está en el menú
- Solo se listan los pasos permitidos desde el estado actual. Por ejemplo, un borrador no puede ir directo a Publicado: tiene que pasar por En revisión y Aprobado.
- «No se pudo actualizar el estado»
- El cambio fue rechazado. Tres causas habituales: tu rol puede ver productos pero no editarlos (pedile a un administrador el rol PIM Manager); otra persona cambió el estado mientras tanto (recargá la página); o estabas pasando el producto a Publicado y tu instalación está configurada para no publicar mientras falten atributos obligatorios o haya una imagen con la licencia vencida (corregilos y probá de nuevo).
- «No se pudo archivar el producto»
- Solo se archivan productos en Borrador o Descontinuado. Pasalo primero a Descontinuado.