External identifiers, codes and barcodes
Identificadores externos, códigos y códigos de barras
A product is usually known by other names in other systems. Here you record those identifiers, find a product from one of them, and decide how the system proposes new codes and barcodes.
Un producto suele tener otros nombres en otros sistemas. Acá dejás anotados esos identificadores, encontrás un producto a partir de uno de ellos, y decidís cómo propone el sistema los códigos y códigos de barras nuevos.
Record the identifier of a product in another system
Anotar el identificador de un producto en otro sistema
- Open the product and go to the External IDs tab.
- Press Add External ID.
- Type the System Code: a short name for the other system, for example SAP or SHOPIFY. Always write it the same way.
- Type the External ID: the identifier the product has there.
- Confirm. The pair appears in the list with its date.
- Abrí el producto y andá a la pestaña IDs Externos.
- Tocá Agregar ID externo.
- Escribí el Código de sistema: un nombre corto para el otro sistema, por ejemplo SAP o SHOPIFY. Escribilo siempre igual.
- Escribí el ID externo: el identificador que el producto tiene ahí.
- Confirmá. El par aparece en la lista con su fecha.
The bin deletes a pair after a confirmation. A pair cannot be edited: delete it and add it again. SKUs have the same tab.
El tacho elimina un par después de una confirmación. Un par no se puede editar: eliminalo y agregalo de nuevo. Los SKU tienen la misma pestaña.
Find a product from an external identifier
Encontrar un producto a partir de un identificador externo
- Go to Products → Tools → External ID Lookup.
- Type the System Code and the External ID exactly as they were recorded.
- Press Lookup, or the Enter key.
- Read Match Found. It shows what kind of record it is and when the pair was recorded. Press the button at the bottom of the card to open the product or the SKU.
- Entrá a Productos → Herramientas → Búsqueda de IDs Externos.
- Escribí el Código de Sistema y el ID externo exactamente como se anotaron.
- Tocá Consulta, o la tecla Enter.
- Leé Coincidencia encontrada. Muestra qué tipo de registro es y cuándo se anotó el par. Tocá el botón al pie de la tarjeta para abrir el producto o el SKU.
Choose how new codes are proposed
Elegir cómo se proponen los códigos nuevos
Products → Tools → Code Conventions decides the code the system suggests when you create a product or a SKU. It is a suggestion: you can always change the code before saving. Changing the convention affects only the codes suggested from then on.
Productos → Herramientas → Convenciones de Códigos decide el código que el sistema sugiere cuando creás un producto o un SKU. Es una sugerencia: siempre podés cambiar el código antes de guardar. Cambiar la convención afecta solo a los códigos que se sugieren de ahí en adelante.
| For | Option | Suggested code |
|---|---|---|
| SKU | Opaque sequence | A running number without meaning, like SKU-000001. |
| SKU | Family + number (default) | The product family and a number that restarts in each family, like MART_03. |
| SKU | Category + family + number | The main category of the family, the family and a number, like HERR_MART_03. |
| SKU | Family code + number | The full code of the family, a hyphen and a number. |
| Product | Opaque sequence (default) | A running number without meaning, like PROD-000001. |
| Product | Category + number | The category and a number that restarts in each category, like HERR_02. |
| Product | Custom prefix + number | A prefix you type in Custom prefix and a running number. |
| Para | Opción | Código sugerido |
|---|---|---|
| SKU | Secuencia opaca | Un número correlativo sin significado, como SKU-000001. |
| SKU | Familia + número (predeterminado) | La familia de producto y un número que se reinicia en cada familia, como MART_03. |
| SKU | Categoría + familia + número | La categoría principal de la familia, la familia y un número, como HERR_MART_03. |
| SKU | Código de familia + número | El código completo de la familia, un guion y un número. |
| Producto | Secuencia opaca (predeterminado) | Un número correlativo sin significado, como PROD-000001. |
| Producto | Categoría + número | La categoría y un número que se reinicia en cada categoría, como HERR_02. |
| Producto | Prefijo personalizado + número | Un prefijo que escribís en Prefijo personalizado y un número correlativo. |
SKU sequence digits and Product sequence digits set the minimum number of digits of the number, from 1 to 8; it grows by itself when it runs out. The example next to each option changes as you type. Press Save conventions to apply.
Dígitos de la secuencia de SKU y Dígitos de la secuencia de producto fijan la cantidad mínima de dígitos del número, de 1 a 8; se agranda solo cuando no alcanza. El ejemplo al lado de cada opción cambia mientras escribís. Tocá Guardar convenciones para aplicar.
Choose how barcodes are generated
Elegir cómo se generan los códigos de barras
Products → Tools → Barcode Generation decides what happens with a SKU that has no barcode from its manufacturer.
Productos → Herramientas → Generación de Códigos de Barras decide qué pasa con un SKU que no trae código de barras de su fabricante.
| Generation mode | What it does | What it asks for |
|---|---|---|
| Manufacturer only (default) | Never generates a code. The barcode of the supplier is used. | Nothing. |
| GS1 company prefix | Generates a 13-digit code that is unique worldwide, from the prefix that GS1 assigned to your company. | GS1 company prefix, 6 to 10 digits. |
| Internal range (in-store) | Generates a 13-digit code for use inside your shops. It is valid for scanning there, but it is not unique worldwide. | Internal prefix, a number from 20 to 29. |
| Modo de generación | Qué hace | Qué pide |
|---|---|---|
| Solo fabricante (predeterminado) | Nunca genera un código. Se usa el código de barras del proveedor. | Nada. |
| Prefijo de empresa GS1 | Genera un código de 13 dígitos único a nivel mundial, a partir del prefijo que GS1 le asignó a tu empresa. | Prefijo de empresa GS1, de 6 a 10 dígitos. |
| Rango interno (en tienda) | Genera un código de 13 dígitos para usar dentro de tus locales. Sirve para escanear ahí, pero no es único a nivel mundial. | Prefijo interno, un número de 20 a 29. |
Write to field chooses where the generated code is stored in the SKU: EAN, which is the recommended one, or Barcode. A generated code always has a valid check digit and never repeats an existing code. Press Save settings to apply.
Escribir en el campo elige dónde se guarda en el SKU el código generado: EAN, que es el recomendado, o Código de barras. Un código generado siempre tiene un dígito de control válido y nunca repite un código existente. Tocá Guardar configuración para aplicar.
Policies and webhooks
Políticas y webhooks
Two more screens of Products → Tools are not operational yet. Policies lets you write rules, but they are not applied when products are saved and the Evaluate tab does not reflect them. Webhooks lets you register an address to be notified, but no product event sends a notification today.
Dos pantallas más de Productos → Herramientas todavía no están operativas. Políticas te deja escribir reglas, pero no se aplican cuando se guardan los productos y la pestaña Evaluar no las refleja. Webhooks te deja registrar una dirección para recibir avisos, pero hoy ningún evento de producto envía un aviso.
Common issues
Problemas habituales
- "No Match Found"
- No product or SKU has that pair. Check the spelling of the system code: SAP and Sap are different.
- "Error performing reverse lookup"
- The search could not be completed. Try again; if it repeats, tell your administrator.
- I do not see the External IDs tab
- The tab belongs to the Tools part of the Products module. If your company has that part switched off, the tab is hidden.
- The Save conventions button is greyed out
- Nothing changed yet, or you chose Custom prefix + number and left the prefix empty.
- The Save settings button is greyed out
- The GS1 prefix has to have 6 to 10 digits, and the internal prefix has to be a number from 20 to 29.
- The Code Conventions or Barcode Generation page does not load
- Both pages need permission to edit products. A read-only role cannot open them.
- I changed the convention and old products keep their codes
- Existing codes are never changed. The convention applies only to new suggestions.
- «Sin Coincidencias»
- Ningún producto ni SKU tiene ese par. Revisá cómo está escrito el código de sistema: SAP y Sap son distintos.
- «Error al realizar la búsqueda inversa»
- La búsqueda no se pudo completar. Probá de nuevo; si se repite, avisale a tu administrador.
- No veo la pestaña IDs Externos
- La pestaña pertenece a la parte Herramientas del módulo Productos. Si tu empresa tiene esa parte apagada, la pestaña queda oculta.
- El botón Guardar convenciones está en gris
- Todavía no cambiaste nada, o elegiste Prefijo personalizado + número y dejaste el prefijo vacío.
- El botón Guardar configuración está en gris
- El prefijo GS1 tiene que tener de 6 a 10 dígitos, y el prefijo interno tiene que ser un número de 20 a 29.
- La página de Convenciones de Códigos o de Generación de Códigos de Barras no carga
- Las dos páginas necesitan permiso para editar productos. Un rol de solo lectura no las puede abrir.
- Cambié la convención y los productos viejos conservan sus códigos
- Los códigos existentes nunca se cambian. La convención vale solo para las sugerencias nuevas.