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Withholdings

Retenciones

A withholding is a percentage you keep back from what you pay a supplier, to hand it over to the tax authority. You define the percentage once, assign the suppliers it applies to, and the system works it out on each of their bills.

Una retención es un porcentaje que te quedás de lo que le pagás a un proveedor, para entregárselo al fisco. Definís el porcentaje una vez, asignás los proveedores a los que se aplica, y el sistema la calcula en cada una de sus facturas.

👤 Who: Accounting Manager📍 Where: Accounting → Tax → Withholding

👤 Quién: Accounting Manager (responsable de contabilidad)📍 Dónde: Contabilidad → Impuestos → Retenciones

Create a withholding configuration

Crear una configuración de retención

Press New Config. The Create Withholding Config form opens.
Type the Name and choose the Withholding Type: INCOME_TAX, PROFESSIONAL_SERVICES, RENT, ROYALTIES, DIVIDENDS, INTEREST or OTHER. The type is a label; it does not change the calculation.
Type the Rate (%). It has to be greater than zero.
Type the Threshold Amount if bills below a certain total should not be withheld. Leave it empty to withhold on every bill.
Choose the Jurisdiction the withholding is paid to.
Paste the Payable Account ID: the identifier of the ledger account where the withheld amounts accumulate until you pay them to the tax authority. It is the long code at the end of the address of that account's page in the chart of accounts.
Set Effective From and, if it has an end, Effective To.
Press Create. The configuration is saved as Active.

Tocá Nueva configuración. Se abre el formulario Crear configuración de retención.
Escribí el Nombre y elegí el Retencion Tipo: INCOME_TAX, PROFESSIONAL_SERVICES, RENT, ROYALTIES, DIVIDENDS, INTEREST u OTHER. El tipo es una etiqueta; no cambia el cálculo.
Escribí la Tasa (%). Tiene que ser mayor que cero.
Escribí el Umbral Monto si las facturas por debajo de cierto total no llevan retención. Dejalo vacío para retener en todas las facturas.
Elegí la Jurisdicción a la que se le paga la retención.
Pegá el Por pagar Cuenta ID: el identificador de la cuenta contable donde se acumulan los importes retenidos hasta que se los pagás al fisco. Es el código largo que figura al final de la dirección de la página de esa cuenta en el plan de cuentas.
Poné Vigente Desde y, si tiene fin, Vigente Hasta.
Tocá Crear. La configuración se guarda como Activo.

ℹ️

Threshold Period and Expense Account ID are stored but not used. The threshold is compared with each bill on its own, whatever period you choose; the system does not add up the bills of a month or a year.Umbral Periodo y Expense Cuenta ID se guardan pero no se usan. El umbral se compara con cada factura por separado, elijas el período que elijas; el sistema no suma las facturas de un mes o de un año.

Assign suppliers

Asignar proveedores

Open the row menu of the configuration and choose Assign Vendor.
Paste the Vendor Account ID, the identifier of the supplier: the long code at the end of the address of the supplier's page.
Set Effective From and, if it applies, Effective To.
Press Assign.

Abrí el menú de la fila de la configuración y elegí Asignar proveedor.
Pegá el ID de Cuenta de Proveedor, el identificador del proveedor: el código largo que figura al final de la dirección de la página del proveedor.
Poné Vigente desde y, si corresponde, Vigente hasta.
Tocá Asignar.

View Vendors opens the Vendor assignments section under the table, with the suppliers of that configuration and their dates. Suppliers appear by the first characters of their identifier, not by name. An assignment cannot be removed or edited from the screen.

Ver proveedores abre la sección Asignaciones de proveedores debajo de la tabla, con los proveedores de esa configuración y sus fechas. Los proveedores figuran por los primeros caracteres de su identificador, no por nombre. Una asignación no se puede quitar ni editar desde la pantalla.

⚠️

Assign each supplier to a single configuration. Only one withholding is calculated per bill. If a supplier has two assignments in force, the system takes one of them and you cannot choose which.Asigná cada proveedor a una sola configuración. Se calcula una sola retención por factura. Si un proveedor tiene dos asignaciones vigentes, el sistema toma una de ellas y no podés elegir cuál.

How the withholding is calculated on a bill

Cómo se calcula la retención en una factura

Every time the totals of a supplier bill are recalculated, the system checks whether the supplier has an active assignment in force on the bill date, and whether its configuration is active and in force on that date.

Cada vez que se recalculan los totales de una factura de proveedor, el sistema se fija si el proveedor tiene una asignación activa y vigente a la fecha de la factura, y si su configuración está activa y vigente a esa fecha.

The base is the total of the bill, tax included.
If the configuration has a threshold and the total is below it, nothing is withheld.
Otherwise the withholding is the total multiplied by the rate and divided by one hundred, rounded to two decimals.
What remains to be paid to the supplier is the total, less the withholding, less what was already paid.
When the bill is posted, the amount withheld goes to the payable account of the configuration.

La base es el total de la factura, con impuestos incluidos.
Si la configuración tiene umbral y el total está por debajo, no se retiene nada.
Si no, la retención es el total multiplicado por la tasa y dividido por cien, redondeado a dos decimales.
Lo que queda por pagarle al proveedor es el total, menos la retención, menos lo que ya se pagó.
Cuando la factura se contabiliza, el importe retenido va a la cuenta por pagar de la configuración.

Example: a bill with a total of 1210 and a rate of 2 has a withholding of 24.20, and 1185.80 remains to be paid.

Ejemplo: una factura con un total de 1210 y una tasa de 2 tiene una retención de 24,20, y quedan 1185,80 por pagar.

Change or switch off a configuration

Cambiar o apagar una configuración

Edit changes the name, the rate, the threshold, the end date and the notes. The type, the jurisdiction, the payable account and the start date are fixed once the configuration exists. Deactivate stops the withholding on new calculations and Activate brings it back. The section Withholding transactions at the foot of the screen is not filled in yet: the amount withheld is on each supplier bill.

Editar cambia el nombre, la tasa, el umbral, la fecha de fin y las notas. El tipo, la jurisdicción, la cuenta por pagar y la fecha de inicio quedan fijos una vez que la configuración existe. Desactivar frena la retención en los cálculos nuevos y Activar la recupera. La sección Transacciones de retención al pie de la pantalla todavía no se completa: el importe retenido está en cada factura de proveedor.

ℹ️

Kubrik OS has no separate function for perceptions charged to your customers. An extra tax on a sale is handled as a tax code or a tax group.Kubrik OS no tiene una función aparte para las percepciones que les cobrás a tus clientes. Un impuesto adicional en una venta se maneja como un código de impuesto o un grupo fiscal.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create withholding config": The rate is zero, the Payable Account ID is not a valid identifier, or a required field is missing. Check them and try again.
"Failed to assign vendor": The supplier is already assigned to this configuration, or the identifier pasted is not valid.
A bill of an assigned supplier shows no withholding: Check four things: the bill date is inside the dates of the assignment and of the configuration, both are active, the total reaches the threshold, and the supplier on the bill is the one you assigned.
The withholding is larger than I expected: It is calculated on the total with tax included, not on the net amount.
I assigned the wrong supplier: The assignment cannot be removed from the screen. Ask whoever administers your company to remove it.

«Error al crear retencion config»: La tasa es cero, el Por pagar Cuenta ID no es un identificador válido, o falta un campo obligatorio. Revisalos y probá de nuevo.
«Error al asignar proveedor»: El proveedor ya está asignado a esta configuración, o el identificador pegado no es válido.
Una factura de un proveedor asignado no muestra retención: Revisá cuatro cosas: que la fecha de la factura esté dentro de las fechas de la asignación y de la configuración, que las dos estén activas, que el total llegue al umbral, y que el proveedor de la factura sea el que asignaste.
La retención es más grande de lo que esperaba: Se calcula sobre el total con impuestos incluidos, no sobre el neto.
Asigné el proveedor equivocado: La asignación no se puede quitar desde la pantalla. Pedile a quien administra tu empresa que la quite.