User manualManual de usuario › Taxes and fixed assets › Fixed assets › Depreciation runsImpuestos y activos fijos › Activos fijos › Corridas de depreciación

Depreciation runs

Corridas de depreciación

A depreciation run calculates one month of depreciation for the assets in use and, when you post it, updates their book value and writes the journal entry. One run per fiscal period.

Una corrida de depreciación calcula un mes de depreciación para los activos en uso y, al contabilizarla, actualiza su valor en libros y genera el asiento. Una corrida por período fiscal.

👤 Who: Accounting Manager📍 Where: Accounting → Fixed Assets → Depreciation Runs

👤 Quién: Accounting Manager (responsable de contabilidad)📍 Dónde: Contabilidad → Activos Fijos → Corridas de Depreciación

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Check the number of assets before you post. In the current version a run does not pick up the assets placed in service from the asset page: it comes out with zero assets and a zero total, and posting it creates no journal entry. Until a run lists your assets, book the depreciation of the period with a manual journal entry, using the amounts in Asset categories and depreciation methods.Revisá la cantidad de activos antes de contabilizar. En la versión actual una corrida no toma los activos dados de alta en servicio desde la página del activo: sale con cero activos y total cero, y contabilizarla no genera ningún asiento. Hasta que una corrida liste tus activos, registrá la depreciación del período con un asiento manual, usando los importes de Categorías de activos y métodos de depreciación.

Create the run

Crear la corrida

Press New Run. The Create Depreciation Run form opens.
Paste the Fiscal Period ID, the identifier of the period you are depreciating. It is the long code in the address of that period's close page, under Accounting → Close & Audit → Fiscal Periods; if you cannot find it, ask your administrator.
Press Create. The run is saved in Draft with today's date as Run Date, and it already holds the calculation.

Tocá New Run. Se abre el formulario Crear Depreciación Ejecución.
Pegá el Fiscal Periodo ID, el identificador del período que estás depreciando. Es el código largo que figura en la dirección de la página de cierre de ese período, en Contabilidad → Cierre y auditoría → Períodos Fiscales; si no lo encontrás, pedíselo a tu administrador.
Tocá Crear. La corrida se guarda en Borrador con la fecha de hoy como Fecha de Ejecución, y ya trae el cálculo hecho.

A draft changes nothing: no asset and no ledger account moves until you post it. There can be only one run per fiscal period; to run a period again you first reverse the run it has.

Un borrador no cambia nada: ningún activo ni ninguna cuenta se mueve hasta que la contabilizás. Puede haber una sola corrida por período fiscal; para volver a correr un período primero hay que revertir la corrida que tiene.

Review the run

Revisar la corrida

In the row menu choose View Details. Run Details shows Total Assets and Total Depreciation, and Depreciation Entries lists one row per asset with the Amount of the month, Accum. After and NBV After: what the accumulated depreciation and the book value will be once the run is posted. Assets appear by the first characters of their identifier.

En el menú de la fila elegí Ver Detalles. Ejecución Detalles muestra Total de activos y Depreciación total, y Depreciación Contables lista una fila por activo con el Monto del mes, Acum. Después y VNC Después: cuánto van a quedar la depreciación acumulada y el valor en libros una vez contabilizada la corrida. Los activos figuran por los primeros caracteres de su identificador.

The run is meant to include the assets in use whose accumulated depreciation has not yet reached their depreciable amount.
Each asset gets one month, calculated with its own method, whatever the length of the fiscal period.
The amount is cut so that the book value does not drop below the salvage value.

La corrida está pensada para incluir los activos en uso cuya depreciación acumulada todavía no llegó a su importe depreciable.
A cada activo le toca un mes, calculado con su propio método, sea cual sea la duración del período fiscal.
El importe se recorta para que el valor en libros no baje del valor residual.

Post the run

Contabilizar la corrida

Open the run and check Total Assets and Total Depreciation.
Press Post. A confirmation shows how many assets and what total will be posted.
Press Post again to confirm. The run becomes Posted.

Abrí la corrida y revisá Total de activos y Depreciación total.
Tocá Registrar. Una confirmación muestra cuántos activos y qué total se van a contabilizar.
Tocá Registrar de nuevo para confirmar. La corrida pasa a Contabilizado.

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From the list, Post does not ask for confirmation. The row menu of the list has the same action (it shows as Post in English and Después in Spanish) and it posts at once. Post from inside the run, where you see the totals first.Desde la lista, la acción no pide confirmación. El menú de la fila de la lista tiene la misma acción (figura como Después en español y Post en inglés) y contabiliza en el momento. Contabilizá desde adentro de la corrida, donde ves primero los totales.

Posting does three things:

Contabilizar hace tres cosas:

On each asset: the accumulated depreciation and the net book value take the values of the run, the remaining life goes down by one month, and the run date is kept as the date of the last depreciation.
In the ledger: one journal entry for the whole run, dated on the Run Date (the day the run was created, not the last day of the period), with reference DEPR- and that date. For each asset it debits the Depreciation Expense Account and credits the Accum. Depreciation Account of the asset's category, for the amount of the month.
On the run: it is marked as posted, with the date and time.

En cada activo: la depreciación acumulada y el valor en libros toman los valores de la corrida, la vida útil restante baja un mes, y la fecha de la corrida queda como fecha de la última depreciación.
En la contabilidad: un solo asiento para toda la corrida, con la Fecha de Ejecución (el día en que se creó la corrida, no el último día del período), con referencia DEPR- y esa fecha. Por cada activo debita la Depreciación Expense Cuenta y acredita la Accum. Depreciación Cuenta de la categoría del activo, por el importe del mes.
En la corrida: queda marcada como contabilizada, con fecha y hora.

ℹ️

Create and post on a day inside the period. Because the entry takes the date the run was created, a run created after the period ended posts into the following period, and it is refused if the period of that date is closed.Creá y contabilizá en un día dentro del período. Como el asiento toma la fecha en que se creó la corrida, una corrida creada después de terminado el período se contabiliza en el período siguiente, y se rechaza si el período de esa fecha está cerrado.

Reverse a posted run

Revertir una corrida contabilizada

Open the run and press Reverse. The button shows only on posted runs.
Type the Reason for Reversal and press Reverse.

Abrí la corrida y tocá Revertir. El botón aparece solo en las corridas contabilizadas.
Escribí el Motivo de la reversión y tocá Revertir.

The journal entry of the run is voided, each asset gets back the depreciation of that month and one month of remaining life, and the run is left as Reversed with the reason, the date and the time. After that you can create a new run for the same period.

El asiento de la corrida se anula, cada activo recupera la depreciación de ese mes y un mes de vida útil restante, y la corrida queda como Revertido con el motivo, la fecha y la hora. Después de eso podés crear una corrida nueva para el mismo período.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create run": The period already has a run that is not reversed, or the text pasted in Fiscal Period ID is not a valid identifier. Look for the run of that period in the list; to run it again, reverse it first.
The run shows zero assets and "No entries in this run": The run did not pick up any asset. Do not rely on it: book the depreciation of the period with a manual journal entry and tell your administrator.
"Failed to post run": The run is no longer in draft, the fiscal period of the run date is closed, or an account of a category is inactive. Reload the page and check the period and the accounts of the categories.
"Failed to reverse run": Only a posted run can be reversed. It also fails when the period of the journal entry is closed.
An asset is missing from the run: An asset in draft or disposed is never included, and neither is one that is already fully depreciated.
The amount of an asset is zero: Its method does not calculate yet (Units of Production, Sum of Years), or it is Declining Balance with an empty rate.

«Error al crear ejecución»: El período ya tiene una corrida sin revertir, o el texto pegado en Fiscal Periodo ID no es un identificador válido. Buscá la corrida de ese período en la lista; para volver a correrlo, primero revertila.
La corrida muestra cero activos y «No contables en este ejecución»: La corrida no tomó ningún activo. No te apoyes en ella: registrá la depreciación del período con un asiento manual y avisale a tu administrador.
«Error al registrar ejecución»: La corrida ya no está en borrador, el período fiscal de la fecha de la corrida está cerrado, o una cuenta de una categoría está inactiva. Recargá la página y revisá el período y las cuentas de las categorías.
«Error al revertir ejecución»: Solo se puede revertir una corrida contabilizada. También falla cuando el período del asiento está cerrado.
Falta un activo en la corrida: Un activo en borrador o dado de baja nunca se incluye, y tampoco uno que ya está totalmente depreciado.
El importe de un activo es cero: Su método todavía no calcula (Units of Production, Sum of Years), o es Declining Balance con la tasa vacía.