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Asset categories and depreciation methods
Categorías de activos y métodos de depreciación
A category groups assets of the same kind, such as vehicles or furniture. It decides how they depreciate and which ledger accounts their entries use, so it has to exist before you register the first asset.
Una categoría agrupa activos del mismo tipo, como rodados o muebles. Decide cómo se deprecian y qué cuentas contables usan sus asientos, así que tiene que existir antes de registrar el primer activo.
Create a category
Crear una categoría
- Press New Category. The Create Asset Category form opens.
- Type the Code and the Name. The code cannot be repeated or changed later.
- Choose the Depreciation Method. See the table below.
- Type the Useful Life (Months) and the Salvage Value %, the share of the cost you expect the asset to keep at the end. Leave the percentage empty for zero.
- Type the Declining Balance Rate if the field appears. It is the yearly percentage, and it shows only for the two declining methods.
- Choose the five required accounts under GL Accounts: Asset Cost Account, Accum. Depreciation Account, Depreciation Expense Account, Gain on Disposal Account and Loss on Disposal Account.
- Press Create.
- Tocá Nuevo Categoría. Se abre el formulario Crear categoría de activo.
- Escribí el Código y el Nombre. El código no se puede repetir ni cambiar después.
- Elegí el Depreciación Método. Mirá la tabla de abajo.
- Escribí la Vida útil (meses) y el Salvage Valor %, la parte del costo que esperás que el activo conserve al final. Dejá el porcentaje vacío para cero.
- Escribí el Declining Saldo Tasa si aparece el campo. Es el porcentaje anual, y se muestra solo para los dos métodos decrecientes.
- Elegí las cinco cuentas obligatorias en Cuentas GL: Activo Costo Cuenta, Accum. Depreciación Cuenta, Depreciación Expense Cuenta, Gain on Baja Cuenta y Loss on Baja Cuenta.
- Tocá Crear.
ℹ️
Revaluation Surplus Account, Impairment Loss Account and Clearing Account are optional and are not used by any entry yet. You can leave them on -- None --.Revaluación Surplus Cuenta, Deterioro Loss Cuenta y Clearing Cuenta son opcionales y todavía no las usa ningún asiento. Podés dejarlas en -- None --.
How each method calculates
Cómo calcula cada método
Depreciation is calculated month by month: each run charges one month to each asset. The amounts are kept with four decimals.
La depreciación se calcula mes a mes: cada corrida le carga un mes a cada activo. Los importes se guardan con cuatro decimales.
| Method | Amount of one month |
|---|---|
| Straight Line | Depreciable amount divided by the useful life in months. The same amount every month. |
| Declining Balance | Net book value multiplied by the Declining Balance Rate and divided by one thousand two hundred, that is, one twelfth of the yearly percentage. It gets smaller every month. With the rate empty it calculates zero. |
| Double Declining | Net book value multiplied by two and divided by the useful life in months. It does not use the rate field. |
| Units of Production | Not available yet: no screen lets you enter the total units the asset is expected to produce, so it calculates zero. |
| Sum of Years | Not available yet: an asset of a category with this method gets no depreciation. |
| Método | Importe de un mes |
|---|---|
| Straight Line | Importe depreciable dividido por la vida útil en meses. El mismo importe todos los meses. |
| Declining Balance | Valor en libros multiplicado por el Declining Saldo Tasa y dividido por mil doscientos, es decir, un doceavo del porcentaje anual. Se achica mes a mes. Con la tasa vacía calcula cero. |
| Double Declining | Valor en libros multiplicado por dos y dividido por la vida útil en meses. No usa el campo de tasa. |
| Units of Production | Todavía no disponible: ninguna pantalla deja cargar el total de unidades que se espera que produzca el activo, así que calcula cero. |
| Sum of Years | Todavía no disponible: un activo de una categoría con este método no recibe depreciación. |
- Floor. Whatever the method, the month is cut so that the book value never drops below the salvage value.
- End. An asset stops depreciating when its accumulated depreciation reaches its depreciable amount.
- Example. An asset that cost 12000, with a salvage percentage of 10 and a useful life of 60 months, has a salvage value of 1200 and a depreciable amount of 10800. With Straight Line each month is 180.
- Piso. Con cualquier método, el mes se recorta para que el valor en libros nunca baje del valor residual.
- Fin. Un activo deja de depreciarse cuando su depreciación acumulada llega a su importe depreciable.
- Ejemplo. Un activo que costó 12000, con un porcentaje residual de 10 y una vida útil de 60 meses, tiene un valor residual de 1200 y un importe depreciable de 10800. Con Straight Line cada mes es 180.
Change a category
Cambiar una categoría
The pencil icon on the row opens the category. What you change affects assets differently:
El ícono del lápiz en la fila abre la categoría. Lo que cambiás afecta a los activos de distinta manera:
- Method, useful life, salvage percentage and rate are copied to each asset when the asset is created. Changing them here affects only the assets you register afterwards.
- Accounts are read from the category when an entry is posted. Changing one changes the next entries of every asset in the category, old or new.
- The Code stays as it was created even if you retype it. A category cannot be deleted or deactivated from the screen.
- El método, la vida útil, el porcentaje residual y la tasa se copian a cada activo cuando se crea el activo. Cambiarlos acá afecta solo a los activos que registres después.
- Las cuentas se leen de la categoría cuando se contabiliza un asiento. Cambiar una cambia los próximos asientos de todos los activos de la categoría, viejos o nuevos.
- El Código queda como se creó aunque lo vuelvas a escribir. Una categoría no se puede eliminar ni desactivar desde la pantalla.
Common issues
Problemas habituales
- "Failed to create category"
- The usual cause is a code that already exists. It also appears when a required account is missing or your role is Accounting Viewer.
- "Failed to load GL accounts"
- The chart of accounts could not be read, so the account lists are empty. Close the form, reload the page and open it again.
- I changed the useful life and my assets still show the old one
- Each asset keeps the values it took when it was created. The change applies to new assets only.
- An account I need is not in the list
- The lists show the accounts of your chart of accounts. Create the account in the general ledger first.
- «Error al crear categoría»
- La causa habitual es un código que ya existe. También aparece cuando falta una cuenta obligatoria o tu rol es Accounting Viewer.
- «Error al cargar GL cuentas»
- No se pudo leer el plan de cuentas, así que las listas de cuentas quedan vacías. Cerrá el formulario, recargá la página y abrilo de nuevo.
- Cambié la vida útil y mis activos siguen mostrando la anterior
- Cada activo conserva los valores que tomó al crearse. El cambio se aplica solo a los activos nuevos.
- Una cuenta que necesito no está en la lista
- Las listas muestran las cuentas de tu plan de cuentas. Creá primero la cuenta en la contabilidad general.