The asset register and the life of an asset
El registro de activos y la vida de un activo
The register keeps one record per fixed asset: what it cost, how much of that cost has been depreciated and what it is worth in the books today. This chapter explains the figures, the statuses and how to find an asset.
El registro guarda una ficha por cada activo fijo: cuánto costó, cuánto de ese costo ya se depreció y cuánto vale hoy en libros. Este capítulo explica las cifras, los estados y cómo encontrar un activo.
The life of an asset
La vida de un activo
| Status | Meaning | How it gets there |
|---|---|---|
| Draft | Registered but not in use yet. It does not count in the totals of the home. | When you create the asset. |
| Active | In use. Its cost and book value count in the totals. | With Place In Service. |
| Disposed | Off the books. Final. | When its disposal is posted. |
| Estado | Qué significa | Cómo llega |
|---|---|---|
| Borrador | Registrado pero todavía sin uso. No cuenta en los totales del inicio. | Al crear el activo. |
| Activo | En uso. Su costo y su valor en libros cuentan en los totales. | Con Dar de alta en servicio. |
| Dado de baja | Fuera de los libros. Definitivo. | Cuando se contabiliza su baja. |
The figures of an asset
Las cifras de un activo
Open an asset from the list to see its page. The Financial Details card holds the figures:
Abrí un activo desde la lista para ver su página. La tarjeta Detalle financiero tiene las cifras:
| Figure | What it is |
|---|---|
| Acquisition Cost | What the asset cost. It is fixed when the asset is created. |
| Salvage Value | What you expect it to be worth at the end of its life: the cost multiplied by the salvage percentage of its category. |
| Depreciable Amount | Cost less salvage value: the part that is depreciated. |
| Accumulated Depreciation | What has been depreciated so far, plus any impairment. |
| Net Book Value | What the asset is worth in the books today. It starts equal to the cost. |
| Remaining Life | Months of useful life left. It starts at the useful life of the category. |
| Cifra | Qué es |
|---|---|
| Costo de adquisición | Lo que costó el activo. Queda fijo al crear el activo. |
| Valor residual | Lo que esperás que valga al final de su vida: el costo multiplicado por el porcentaje residual de su categoría. |
| Importe depreciable | Costo menos valor residual: la parte que se deprecia. |
| Depreciación acumulada | Lo que se depreció hasta hoy, más cualquier deterioro. |
| Valor en Libros Neto | Lo que vale el activo hoy en libros. Empieza igual al costo. |
| Vida útil restante | Meses de vida útil que quedan. Empieza en la vida útil de la categoría. |
The page also has the Asset Information card (number, serial number, dates, method and useful life) and Location & Custodian. The custodian appears as an identifier, not as a name. The two tabs at the foot, Depreciation Schedule and Related Transactions, do not show data yet.
La página tiene además la tarjeta Información del activo (número, número de serie, fechas, método y vida útil) y Ubicación y responsable. El responsable figura como un identificador, no como un nombre. Las dos pestañas del pie, Depreciation Schedule y Related Transactions, todavía no muestran datos.
Find an asset
Buscar un activo
- Go to Assets. The list shows Asset #, Name, Category, Status, Acquisition Cost and Acquisition Date, twenty-five rows per page.
- Type in Search assets. It looks in the number, the name, the serial number and the description.
- Filter by status with the chips above the table. Assets in use are under Active; the In Service chip does not return any.
- Press the eye icon or the asset number to open the asset.
- Entrá a Activos. La lista muestra Activo #, Nombre, Categoría, Estado, Acquisition Costo y Acquisition Fecha, de a veinticinco filas por página.
- Escribí en Buscar activos. Busca en el número, el nombre, el número de serie y la descripción.
- Filtrá por estado con las etiquetas de arriba de la tabla. Los activos en uso están en Active; la etiqueta In Service no devuelve ninguno.
- Tocá el ícono del ojo o el número del activo para abrirlo.
The Category column shows the first characters of the category's identifier, not its name. Export downloads the rows on screen as a file for a spreadsheet; tick rows and use Export Selected to download only those. The bookmark icon saves the current search and status as a preset you can load later.
La columna Categoría muestra los primeros caracteres del identificador de la categoría, no su nombre. Exportar baja las filas en pantalla como un archivo para planilla de cálculo; tildá filas y usá Exportar Seleccionados para bajar solo esas. El ícono del marcador guarda la búsqueda y el estado actuales como un filtro que podés volver a cargar.
The Fixed Assets home
El inicio de Activos Fijos
| Figure | What it counts |
|---|---|
| Active assets | Assets in Active status, with the number still in draft underneath. |
| Net book value | The sum of the book value of the active assets, with the sum of their cost underneath. |
| Depreciation runs in draft | Runs created and not posted, with the date of the last posted run. |
| Disposals pending | Disposals in draft or approved, not posted yet. |
| Cifra | Qué cuenta |
|---|---|
| Activos en servicio | Activos en estado Activo, con la cantidad que sigue en borrador debajo. |
| Valor neto contable | La suma del valor en libros de los activos activos, con la suma de su costo debajo. |
| Corridas de depreciación en borrador | Corridas creadas y sin contabilizar, con la fecha de la última corrida contabilizada. |
| Bajas pendientes | Bajas en borrador o aprobadas, todavía sin contabilizar. |
A warning appears above the figures when there are active assets whose book value is already at or below their salvage value: they are fully depreciated and usually ready for disposal. There are no separate fixed-asset reports: use the lists and Export.
Arriba de las cifras aparece un aviso cuando hay activos activos cuyo valor en libros ya está en su valor residual o por debajo: están totalmente depreciados y por lo general listos para darse de baja. No hay reportes aparte de activos fijos: usá las listas y Exportar.
Common issues
Problemas habituales
- The home shows no figures, only the menu
- The summary could not be loaded. Reload the page. If it stays empty, check with your administrator that your role has access to accounting.
- An asset I created does not count in Net book value
- Only active assets count. Open the asset and place it in service.
- "Asset not found"
- The address does not belong to an asset of your company. Go back with Back to Assets and open it from the list.
- I cannot find an asset by its category
- The search does not look at the category. Search by name or number.
- El inicio no muestra cifras, solo el menú
- No se pudo cargar el resumen. Recargá la página. Si sigue vacío, revisá con tu administrador que tu rol tenga acceso a contabilidad.
- Un activo que creé no cuenta en Valor neto contable
- Solo cuentan los activos activos. Abrí el activo y dalo de alta en servicio.
- «Activo no encontrado»
- La dirección no corresponde a un activo de tu empresa. Volvé con Volver a activos y abrilo desde la lista.
- No encuentro un activo por su categoría
- La búsqueda no mira la categoría. Buscá por nombre o por número.