How tax is decided on a document

Cómo se decide el impuesto de un documento

On a sales invoice the tax of each line comes from the tax code you pick on the line, unless a tax rule or an exemption decides otherwise. On a supplier bill it always comes from the percentage on the line. This chapter gives the exact order and the calculation.

En una factura de venta el impuesto de cada línea sale del código de impuesto que elegís en la línea, salvo que una regla fiscal o una exención decidan otra cosa. En una factura de proveedor sale siempre del porcentaje de la línea. Este capítulo da el orden exacto y el cálculo.

On a sales invoice

En una factura de venta

Each line of the invoice has a Tax column. The list shows the active tax codes meant for sales, as code · rate, with the highest rate first, plus No tax. Choosing a code puts its rate on the line.

Cada línea de la factura tiene una columna Impuesto. La lista muestra los códigos de impuesto activos que sirven para ventas, como código · tasa, con la tasa más alta primero, más Sin impuesto. Al elegir un código, su tasa queda en la línea.

When you save, the system decides the tax of each line in this order and keeps the answer on the line:

Al guardar, el sistema decide el impuesto de cada línea en este orden y deja la respuesta guardada en la línea:

1. Exemption. If the customer has an exemption certificate in Active status that has not expired on the invoice date, the line is exempt: rate zero, tax zero, code EXEMPT. A certificate that lists product classes exempts only products of those classes.
2. Tax rule. Otherwise the system looks for the first active rule that fits the line, in order of Priority (the lowest number first). The rule replaces the code and the rate you chose.
3. The line's own rate. If no rule fits, the line keeps the code and the percentage you chose. This is what happens in a company with no tax rules.

1. Exención. Si el cliente tiene un certificado de exención en estado Activo que no venció a la fecha de la factura, la línea queda exenta: tasa cero, impuesto cero, código EXEMPT. Un certificado que enumera clases de producto exime solo a los productos de esas clases.
2. Regla fiscal. Si no, el sistema busca la primera regla activa que encaje con la línea, en orden de Prioridad (primero el número más bajo). La regla reemplaza el código y la tasa que elegiste.
3. La tasa de la línea. Si ninguna regla encaja, la línea se queda con el código y el porcentaje que elegiste. Es lo que pasa en una empresa sin reglas fiscales.

When a rule fits a line

Cuándo una regla encaja con una línea

A rule fits when all of these are true. An empty condition on the rule means any.

Una regla encaja cuando se cumple todo esto. Una condición vacía en la regla significa cualquiera.

• The rule is active and its type is SALES.
• The invoice date is between Effective From and Effective To.
• Ship To Jurisdiction is empty, or it is your company's only active top-level jurisdiction. The system treats every sale as domestic: it does not look at the customer's address.
• Product Tax Class is empty, or it is exactly the class the product has in Product Mappings on the invoice date.
• The customer type on the rule, if it has one, is the type of the customer's account.

• La regla está activa y su tipo es SALES.
• La fecha de la factura está entre Vigente Desde y Vigente Hasta.
• Ship Hasta Jurisdicción está vacío, o es la única jurisdicción activa de primer nivel de tu empresa. El sistema trata toda venta como local: no mira el domicilio del cliente.
• Product Impuesto Class está vacío, o es exactamente la clase que tiene el producto en Mapeos de Productos a la fecha de la factura.
• El tipo de cliente de la regla, si tiene uno, es el tipo de la cuenta del cliente.

The calculation

El cálculo

Tax is calculated line by line and the invoice total is the sum of the lines. Example: a line of 3 units at 100 with a discount of 20 has a base of 280; with a rate of 21 the tax is 58.80.

El impuesto se calcula línea por línea y el total de la factura es la suma de las líneas. Ejemplo: una línea de 3 unidades a 100 con un descuento de 20 tiene una base de 280; con una tasa de 21 el impuesto es 58,80.

What happens at posting

Qué pasa al contabilizar

When the invoice is posted, the system decides the tax again and compares it with what the draft shows. If a rule or a certificate changed in between and a line would now carry a different tax, the invoice is not posted: open it, save the lines again so they take the current rules, check the new total and post. An invoice whose fiscal voucher was already issued is not checked again, because the voucher is what counts.

Cuando se contabiliza la factura, el sistema vuelve a decidir el impuesto y lo compara con lo que muestra el borrador. Si en el medio cambió una regla o un certificado y una línea llevaría ahora otro impuesto, la factura no se contabiliza: abrila, guardá de nuevo las líneas para que tomen las reglas actuales, revisá el nuevo total y contabilizá. Una factura cuyo comprobante fiscal ya se emitió no se vuelve a revisar, porque lo que vale es el comprobante.

On a supplier bill

En una factura de proveedor

Tax rules and exemption certificates are not used on purchases. Each line of a supplier bill carries its own tax percentage, and the tax of the line is quantity by unit price, less the discount, multiplied by that percentage and divided by one hundred. The tax of the bill is the sum of its lines. If the supplier is assigned to a withholding, the amount withheld is taken from what remains to be paid: see Withholdings.

Las reglas fiscales y los certificados de exención no se usan en las compras. Cada línea de una factura de proveedor lleva su propio porcentaje de impuesto, y el impuesto de la línea es cantidad por precio unitario, menos el descuento, multiplicado por ese porcentaje y dividido por cien. El impuesto de la factura es la suma de sus líneas. Si el proveedor está asignado a una retención, el importe retenido se descuenta de lo que queda por pagar: mirá Retenciones.

Common issues

Problemas habituales

The rate I need is not in the Tax list of the invoice

The list shows only active tax codes marked for sales or for both. There is no screen to add a code today: ask whoever set up your company to load it.

I chose a code and after saving the line shows another rate

A tax rule fits that line and replaced your choice. Review the rules in Accounting → Tax → Tax Rules: the one with the lowest priority number that fits is the one applied.

The line was saved with zero tax and code EXEMPT

The customer has an active exemption certificate that covers that product. Check it in Accounting → Tax → Exemption Certs.

The invoice will not post because the tax changed

A rule or a certificate changed after you prepared the draft. Open the invoice, save its lines again, check the total and post.

La tasa que necesito no está en la lista Impuesto de la factura

La lista muestra solo los códigos de impuesto activos marcados para ventas o para ambas. Hoy no hay pantalla para agregar un código: pedile a quien configuró tu empresa que lo cargue.

Elegí un código y después de guardar la línea muestra otra tasa

Una regla fiscal encaja con esa línea y reemplazó lo que elegiste. Revisá las reglas en Contabilidad → Impuestos → Reglas Fiscales: se aplica la que encaja y tiene el número de prioridad más bajo.

La línea se guardó con impuesto cero y código EXEMPT

El cliente tiene un certificado de exención activo que cubre ese producto. Revisalo en Contabilidad → Impuestos → Certificados de Exención.

La factura no se contabiliza porque cambió el impuesto

Cambió una regla o un certificado después de que armaste el borrador. Abrí la factura, guardá de nuevo sus líneas, revisá el total y contabilizá.

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